Ivalua: Source-to-Pay-Software für bessere Beschaffungsprozesse

Ivalua ist eine cloudbasierte Source-to-Pay-Plattform für das Ausgaben- und Lieferantenmanagement großer Unternehmen. Sie bildet den gesamten Einkaufsprozess in einer Lösung ab – von Lieferantenmanagement, Sourcing und Vertragsmanagement über Bestellungen bis zu Rechnungsprüfung, Zahlung und Ausgabenanalyse. Das Unternehmen wurde im Jahr 2000 von David Khuat-Duy in Frankreich gegründet.

Beschaffungsmanagement, auch Source-to-Pay-Prozess genannt, ist für jedes Unternehmen von zentraler Bedeutung. Darunter fallen alle Vorgänge im Zusammenhang mit der Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen, die der Betrieb für seine Aktivitäten benötigt. Um den Source-to-Pay-Prozess der Warenbeschaffung optimal zu managen, bietet eine Software für Beschaffungsmanagement wie Ivalua interessante Möglichkeiten. In diesem Beitrag erfahren Sie, was Ivalua genau ist und wie Sie mit der Software das Beschaffungsmanagement Ihres Unternehmens optimieren.

Was ist Ivalua?

Die Source-to-Pay-Software Ivalua wurde vom gleichnamigen Softwareunternehmen entwickelt, das David Khuat-Duy im Jahr 2000 in Frankreich gegründet hat. 2017 investierte der Finanzinvestor KKR 70 Millionen US-Dollar in das Unternehmen. Nach einer weiteren Finanzierungsrunde über 60 Millionen US-Dollar wurde Ivalua im Mai 2019 mit mehr als einer Milliarde US-Dollar bewertet und erreichte damit den Status eines „Einhorns“. Das Unternehmen veranstaltet zudem den Kongress Ivalua NOW, bei dem Experten für Einkaufs- und Lieferantenmanagement ihre Erfahrungen austauschen.

Funktionen und Module von Ivalua im Überblick

Ivalua ist als einheitliche Plattform aufgebaut: Alle Module greifen auf dieselbe Datenbasis zu und decken gemeinsam den gesamten Source-to-Pay-Prozess ab. Zu den zentralen Bausteinen gehören:

• Lieferantenmanagement: Registrierung und Onboarding von Lieferanten, Risiko- und Leistungsbewertung
• Sourcing: Ausschreibungen, Angebotsvergleiche und Verhandlungen
• Vertragsmanagement: Erstellung, Freigabe und Überwachung von Verträgen
• E-Procurement: Bestellanforderungen, Kataloge, Freigabe-Workflows und Bestellungen
• Rechnungsverarbeitung und Zahlung: Rechnungseingang, Abgleich mit Bestellung und Wareneingang, Zahlungsfreigabe
• Ausgabenanalyse: Auswertung der Ausgaben nach Kategorien und Lieferanten, Ermittlung von Einsparpotenzialen

Lieferanten arbeiten über ein eigenes Portal mit, etwa um Stammdaten zu pflegen, Angebote abzugeben oder Rechnungen einzureichen.

Im Juni 2026 hat Ivalua mit IVA und IVA Studio einen KI-Agenten vorgestellt, der Source-to-Pay-Aufgaben auf Basis der vorhandenen Daten und Regeln des Unternehmens ausführen soll. IVA Studio legt fest, welche Fähigkeiten, Werkzeuge und Sprachmodelle der Agent nutzen darf; Berechtigungen, Protokollierung und menschliche Kontrolle bleiben erhalten. Nach eigenen Angaben arbeiten mehr als 500 große Marken mit Ivalua.

Vorteile von Ivalua für Unternehmen

Die Software für Beschaffungsmanagement Ivalua ist so erfolgreich, weil sie Unternehmen vielfältigen Nutzen bietet.

Zentralisiertes Beschaffungsmanagement

Mit der Software Ivalua können Sie Ihr Beschaffungsmanagement zentralisieren. Alle mit dem Einkauf verknüpften Daten (Lieferanten, Waren und Dienstleistungen inkl. ihrer Merkmale …) befinden sich an einem einzigen Ort. Dank Ivalua haben Sie also einen Gesamtüberblick über den Beschaffungsprozess und können diesen einfacher steuern.

Kostenoptimierung

Mithilfe von Ivalua können Sie die Beschaffungskosten optimieren. Durch die Auswertung historischer Einkaufsdaten können Sie Ihre Ausgaben analysieren und das Kostenmanagement verbessern. Das hilft, die Beschaffungskosten zu senken, und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens.

Verbesserung der Compliance

Ivalua unterstützt Sie auch dabei, Nachhaltigkeitsziele in der Lieferkette zu verfolgen. Funktionen für das Nachhaltigkeitsmanagement bieten Ihnen die Möglichkeit, gemeinsam mit den Lieferanten Initiativen zur Reduzierung der Emissionen zu entwickeln, indem Sie sich auf Grenzwerte einigen, die die Lieferanten nicht überschreiten dürfen. Auf diese Weise unterstützt Ihre Einkaufsabteilung das Unternehmen in seinen Nachhaltigkeitsbestrebungen.

Automatisierung der Prozesse

Gutes Beschaffungsmanagement setzt die Abwicklung einer Vielzahl von zeit- und arbeitsaufwendigen Tätigkeiten im Alltag voraus. Die Software Ivalua trägt dazu bei, Prozesse zu automatisieren und dadurch solche Aufgaben zu vereinfachen. Dabei geht es um Prozesse wie:

• Abrechnungsprozesse,
• Kampagnen zur Lieferantenbewertung,
• Überwachung der Lieferantenverträge u. v. m.

Mit solchen Automatisierungsmöglichkeiten können Sie viel Zeit sparen und so die Produktivität des Beschaffungsmanagements verbessern.

Datengestützte Analyse und Entscheidungsfindung

Eine gute Analyse der verfügbaren Daten ist eine unabdingbare Basis für stichhaltige Entscheidungen und gutes Kostenmanagement. Das ist jedoch ein schwieriges Unterfangen, wenn die vorhandenen Daten verstreut und nicht strukturiert sind. Ivalua begegnet diesem Problem mit einer zentralen Datenverwaltung.

Alle Daten befinden sich am selben Ort und sind in Echtzeit abrufbar, sodass Sie den bestmöglichen Überblick über die Einkäufe haben. Sie haben Zugriff auf Berichte, hochwertige Analysen und Dashboards. Die Software Ivalua schlägt Ihnen sogar automatisch bestimmte Entscheidungen vor, die Sie aus Berichten oder Dashboards abrufen und direkt umsetzen können.

Ivalua im Vergleich: Für wen eignet sich die Software?

Ivalua richtet sich vor allem an große und mittelgroße Unternehmen mit komplexen Einkaufsprozessen, vielen Lieferanten oder Standorten in mehreren Ländern. Zu den bekanntesten Alternativen im Markt für Source-to-Pay-Suiten gehören SAP Ariba, Coupa, JAGGAER und GEP. Beim Vergleich sollten Sie insbesondere auf folgende Kriterien achten:

• Funktionsumfang: Deckt eine Plattform alle Schritte ab, oder müssen Sie mehrere Lösungen kombinieren?
• Anpassbarkeit: Ivalua betont, alle Lösungen auf einer einzigen Codebasis zu entwickeln, die zugleich branchenspezifische Anforderungen abdeckt.
• Integration: Wie gut lässt sich die Lösung mit Ihrem ERP-System, etwa SAP oder Oracle, verbinden?
• Bedienbarkeit: Kommen Gelegenheitsnutzer in den Fachabteilungen ohne lange Schulung zurecht? Lassen Sie sich statt Standardpräsentationen Demos mit Ihren eigenen Prozessen zeigen.

Gerade der letzte Punkt wird oft unterschätzt: Eine Einkaufsplattform entfaltet ihren Nutzen nur, wenn Bedarfsträger ihre Bestellungen tatsächlich darüber abwickeln. Wie Sie die Akzeptanz im Einkauf erhöhen, lesen Sie in unserem Beitrag zur digitalen Adoption in der Beschaffung.

Knowmore hilft bei der Einführung von Ivalua

Die Software für Beschaffungsmanagement Ivalua kann sich für Unternehmen zwar als sehr interessant erweisen, die Einführung ist jedoch etwas komplex. Wenn Sie von den Vorteilen, die Ivalua bietet, so schnell wie möglich profitieren möchten, sollten Sie die Unterstützung von Knowmore in Anspruch nehmen. Unsere Lösung stellt interaktive Anleitungen bereit, die direkt in Ivalua eingeblendet werden, sodass die Anwender nach und nach lernen, mit der Software für Beschaffungsmanagement umzugehen. Die Lerninhalte können in kurzer Zeit von einer Person Ihres Teams, die die Software Ivalua bereits beherrscht, erstellt werden.

Knowmore hilft neuen Anwendern von Ivalua, den Umgang mit der Software selbstständig, direkt in Ivalua und anhand von konkreten Situationen zu lernen. Das ist äußerst praktisch und erlaubt neuen Anwendern, sich schnell in die Software für Beschaffungsmanagement mit all ihren Funktionen einzuarbeiten. Knowmore lässt sich in den zentralen Ivalua-Modulen einsetzen:

• Lieferantenmanagement,
• Sourcing,
• Vertragsmanagement,
• Rechnungsverarbeitung (Invoicing).

Neue Anwender lernen mit der Lösung von Knowmore selbstständig, mit Ivalua zu arbeiten; der Aufwand für Präsenzschulungen sinkt entsprechend. Das bietet Ihrem Unternehmen die Möglichkeit zu Einsparungen. Kontextbezogene Hilfe direkt in der Anwendung kann zudem die Zahl der Anfragen an den Support verringern.

Zusammenfassung

Für ein besseres Kostenmanagement in Ihrem Unternehmen ist Ivalua eine Lösung, die Sie in Ihre Auswahl einbeziehen sollten. Die Einkaufssoftware vereinfacht das Lieferantenmanagement, automatisiert die Prozesse und zentralisiert die Daten. Da die Einführung jedoch komplex sein kann, ist das selbstständige Lernen Ihrer Mitarbeitenden mit dem Tool von Knowmore eine gute Möglichkeit, die Einführung der neuen Technologie zu erleichtern.