Demo
Herausforderung · Qualitätsmanagement

Qualitätsmanagement Software: Jeder soll melden, kaum jemand arbeitet täglich damit.

Mit einer Qualitätsmanagement Software arbeiten nicht nur die QM-Beauftragten. Der Werker meldet darin eine Abweichung oder einen Beinaheunfall, die Schichtleiterin legt eine Korrekturmaßnahme an, der Auditor sucht den Nachweis. Die meisten öffnen die QM-Software nur ein paar Mal im Jahr. Ist die Meldung zu umständlich, bleibt sie aus.

Demo anfragenZum Ablauf der Einführung
K-Studio
Übung 3 von 8Ergebnis 100 %
Simulation
MeldungArtSchweregrad
ER-2231BeinaheunfallMittel
ER-2232ProduktabweichungHoch
ER-2233AuditfeststellungGering
ER-2234KundenreklamationMittel
Abweichung · ER-2232Bewerten
ArtProduktabweichung ✓OrtHalle 3 · Linie BFehlerbildMaß außer ToleranzNächster SchrittKorrekturmaßnahme anlegen
iSie sind dranBewerten Sie die Produktabweichung aus der Nachtschicht.!FastER-2231 ist ein Beinaheunfall. Der gehört in den Arbeitsschutz, nicht ins QM.✓Gut gemachtRichtig. Legen Sie jetzt die Korrekturmaßnahme an.
549.614anerkannte Arbeitsunfälle 2024 in Frankreich, im allgemeinen System der Sozialversicherung (Régime général)
1.200Nutzer bei Soitec, überwiegend gelegentlich, Feld für Feld in Oracle und Jaggaer geführt: ein vergleichbarer Fall
80geführte Prozesse an 10 Standorten im PLM-Programm OnePLM von Safran Seats, nach demselben Prinzip
Die kurze Antwort

Wie gelingt die Einführung einer Qualitätsmanagement Software, wenn die meisten Nutzer selten melden?

Indem jede Meldung beim ersten Versuch klappt, auch wenn die letzte Monate zurückliegt.

Vor dem Start · K-STUDIO

An einer Nachbildung üben

Melden, bewerten, Maßnahme anlegen: Jeder Schritt wird geübt, ohne eine Testmeldung im Echtsystem zu hinterlassen.

Beim Melden · K-NOW

Im Formular führen

Was „potenzieller Schweregrad“ oder „Beinaheunfall“ bedeutet, steht direkt am betreffenden Feld.

Im laufenden Betrieb · K-VALUE

Abgebrochene Meldungen finden

Masken, an denen Meldende aufgeben, unvollständige Meldungen, Standorte mit Rückstand.

Das Problem

Im Projekt werden die Prozesse modelliert. Die Meldenden bleiben mit dem Tool allein.

Ein QMS-Projekt wird mit Qualitätsmanagement, Arbeitssicherheit und Umweltschutz aufgesetzt: Workflows, Schweregradmatrix, Maßnahmenpläne. Die Meldenden bekommen einmal eine Einweisung und öffnen die Software erst Monate später wieder, an dem Tag, an dem etwas passiert.

×Einführung ohne Vorbereitung
  • Eine Einweisung zum Start, danach monatelang nichts.
  • Felder, die missverstanden werden: tatsächlicher oder potenzieller Schweregrad, Ursache oder Folge.
  • Meldungen, die auf später verschoben und dann vergessen werden.
  • QM- und Arbeitsschutzbeauftragte, die nacherfassen und hinterhertelefonieren, statt Ursachen zu analysieren.
✓Einführung mit Vorbereitung
  • Hilfe am betreffenden Feld: Bei Soitec werden heikle Felder genau bei der Eingabe erklärt, in Oracle und Jaggaer.
  • Gelegentliche Nutzer, die allein zurechtkommen und ihre Eingabe abschließen, ohne die Fachabteilung anzurufen.
  • Gleiche Praxis an allen Standorten: 80 geführte Prozesse an 10 Standorten im PLM-Programm OnePLM von Safran Seats.
  • Inhalte, die mit der Regel mitgehen, ohne Eingriff in die Anwendung.
Was die Zahlen sagen

Was nicht gemeldet wird, kann auch nicht abgestellt werden.

549.614Arbeitsunfälle mit Arbeitsausfall oder bleibender Erwerbsminderung wurden 2024 in Frankreich im allgemeinen System der Sozialversicherung (Régime général) anerkannt.Assurance Maladie, Risques professionnels, Jahresbericht 2024
54 Mio.Arbeitstage gingen 2024 in Frankreich durch Arbeitsunfälle verloren.Assurance Maladie, Risques professionnels, Jahresbericht 2024
21.880gültige ISO-9001-Zertifikate zählte der ISO Survey 2022 in Frankreich. Jedes dieser Qualitätsmanagementsysteme braucht verlässliche Aufzeichnungen.AFNOR, Auswertung des ISO Survey 2022
Gelegentliche Nutzer

Soitec führt 1.200 meist gelegentliche Nutzer genau bei der Eingabe.

Beim Halbleitermaterial-Hersteller Soitec melden sich viele Nutzer nur an, um einen Antrag zu stellen oder etwas freizugeben. K-NOW zeigt die Hilfe in der richtigen Maske und am richtigen Feld. Die Anwendungen sind Oracle und Jaggaer, das Muster ist dasselbe wie bei einer Abweichungs- oder Unfallmeldung, die nur ein paar Mal im Jahr anfällt.

Feld für Feld

Regeln und heikle Felder werden genau bei der Eingabe erklärt.

Ohne die IT

Ändert sich eine Regel, ändert sich der Inhalt, die Anwendung bleibt unberührt.

ÜbersichtkSCHRITT 1 / 3Öffnen Sie das Meldeformular.MeldenMaßnahmenAuditsDokumente
Meldung · ArbeitssicherheitAbsenden
StandortWerk LyonDatum und Uhrzeit14. März · 2:40 UhrHergangkSCHRITT 2 / 3Beschreiben Sie den Hergang sachlich, ohne Schuldzuweisung.kSCHRITT 3 / 3Wählen Sie hier den potenziellen Schweregrad.Potenzieller SchweregradNoch offenZeugen1
SoitecOracle · Jaggaer1.200Nutzer, überwiegend gelegentlich

Richtig erfassen, ohne bei der Fachabteilung nachzufragen

Feldgenaue Hilfen und geführte Abläufe in zwei Anwendungen.

Erfolgsgeschichte lesen → Safran SeatsOnePLM80geführte Prozesse an 10 Standorten

PLM-Programm: dieselbe Praxis in allen Werken

Hinweise und Plausibilitätsprüfungen in der Maske, in zwei Arbeitssprachen.

Erfolgsgeschichte lesen → ACMSMitgliederportal2begleitete Meldekampagnen

Meldende ohne Arbeitsvertrag beim Betreiber

Führung im Portal eines arbeitsmedizinischen Dienstes, ganz ohne Schulung.

Erfolgsgeschichte lesen →

Siehe auch:unsere Definition von Go-liveChange Management

Der Fahrplan einer QM- und EHS-Einführung

Drei Nutzergruppen, drei Rhythmen, ein Regelwerk.

QM- und Arbeitsschutzbeauftragte arbeiten täglich im System. Führungskräfte kommen, um Meldungen freizugeben und ihre Maßnahmen nachzuhalten. Die Meldenden öffnen es nur, wenn etwas passiert ist. Jede Gruppe braucht eine andere Art von Unterstützung.

Die Methode

In vier Schritten zur Einführung der Qualitätsmanagement-Software.

Meldewege aufnehmen

Ereignisse, Abweichungen, Korrekturmaßnahmen, Audits: Wer meldet was, wie oft, in welcher Maske?

Vor dem Start üben

K-STUDIO-Übungen an einer Nachbildung, ohne Testmeldungen im Echtsystem.

Jede Meldung führen

K-NOW zeigt Begriffe und Regeln direkt am betreffenden Feld.

Abbrüche sichtbar machen

K-VALUE zeigt, wo Meldende hängen bleiben, Standort für Standort.

Nach Software

Ihre QM-Software ist schon dabei.

Ob eigenständiges QMS oder Modul im ERP: Das Vorgehen ist dasselbe. Hier die Besonderheiten je Lösung.

VeevaVeeva VaultQualität, Dokumentenlenkung und Compliance in regulierten Branchen.Veeva-Adoption → SAPSAPQualitätsmanagement und EHS als Teil des ERP.SAP-Adoption → SiemensOpcenterQualität und Fertigungssteuerung, nah am Shopfloor.Opcenter-Adoption → IFSIFS CloudERP und Instandhaltung mit eigenen Modulen für Qualität und Arbeitsschutz.IFS-Adoption →
Die Lösungen

Üben, melden, auswerten.

K
K-STUDIOAnwendungssimulator

Üben, ohne Testdaten im System zu hinterlassen.

Eine Nachbildung der QM-Software, um zu melden, zu bewerten und Maßnahmen anzulegen, ganz ohne Scheinmeldungen.

K-STUDIO entdecken→
  • Geklonte Masken, fiktive Daten
  • Läuft im Browser
  • Vor jeder Kampagne wiederholbar
  • Auswertung je Übung
K
K-NOWDigital Adoption Platform

Beim Melden führen.

Begriffe, Regeln und Schritte direkt im Formular, ohne Eingriff in die Software.

K-NOW entdecken→
  • Feldgenaue Hilfen
  • Hinweise je Standort und Rolle
  • Mehrsprachig
  • Neue Inhalte ohne Software-Update
K
K-VALUEDigital adoption analytics

Sehen, wo Meldungen verloren gehen.

Kennzahlen je Standort und Formular, um die Nutzung zu steuern.

K-VALUE entdecken→
  • Nutzung je Maske
  • Abgebrochene Meldungen
  • Erfassungsdauer
  • Standortvergleich
Häufige Fragen

Qualitätsmanagement-Software: häufige Fragen.

Was ist eine Qualitätsmanagement Software?
Eine QM-Software bildet das Qualitätsmanagementsystem eines Unternehmens digital ab: Dokumentenlenkung, Abweichungs- und Reklamationsmanagement, Korrekturmaßnahmen (CAPA), Audits und Schulungsnachweise. Sie liefert die Nachweise, die eine Zertifizierung nach ISO 9001 verlangt.
Warum tun sich Unternehmen mit der Einführung einer QM-Software oder EHS-Software so schwer?
Weil die größte Nutzergruppe, die Meldenden, das System nur selten öffnet. Viele QM-Lösungen decken außerdem Arbeitsschutz und Umwelt ab. Eine Einweisung zum Start reicht nicht für jemanden, der ein- oder zweimal im Jahr eine Abweichung oder einen Beinaheunfall meldet.
Wie lernen Werker, eine Abweichung oder einen Beinaheunfall richtig zu melden?
Mit einer kurzen Übung an einer Nachbildung, die sich jederzeit wiederholen lässt, und danach mit Führung im echten Formular. Mit K-STUDIO landen dabei keine Testmeldungen im Produktivsystem.
Wie werden Meldungen in der Qualitätsmanagement-Software vollständiger?
Indem die Felder bei der Eingabe erklärt werden: potenzieller Schweregrad, sachliche Beschreibung, Ursache. Bei Soitec erklärt K-NOW heikle Felder direkt in der Maske von Oracle und Jaggaer; Ziel ist, dass Eingaben ohne Rückfrage durchgehen.
Wie vereinheitlicht man die Arbeitsweise an mehreren Standorten?
Mit denselben Führungen, ausgespielt je Standort und Sprache. Safran Seats hat im PLM-Programm OnePLM 80 geführte Prozesse für 10 Standorte in 5 Ländern eingeführt; für ein QMS mit mehreren Werken gilt dasselbe Prinzip.
Muss die QM-Software dafür angepasst werden?
Nein. Die Hilfen liegen über der Anwendung und lassen sich ohne Software-Update ändern. Das ist praktisch, wenn sich eine Verfahrensanweisung oder die Schweregradmatrix ändert.
Woran sieht man, ob die Qualitätsmanagement-Software wirklich genutzt wird?
An begonnenen, aber nicht abgeschickten Meldungen, an Masken mit langer Verweildauer und an der Erfassungszeit je Standort. K-VALUE macht das für jedes Formular sichtbar.
Ihre Qualitätsmanagement-Software

Schicken Sie uns ein Meldeformular. Sie bekommen die passende Führung zu sehen.

Abweichungsmeldung, Korrekturmaßnahme oder Audit: Wir gehen von einer echten Maske Ihrer QM-Software aus und zeigen Ihnen Simulation und Führung daran.

Demo anfragen