Démo
Cas d’usage · Logiciel QHSE

Logiciel QHSE : tout le monde doit déclarer, presque personne ne l’utilise tous les jours.

Un logiciel QHSE sert à l’opérateur qui déclare un presque-accident, au chef d’équipe qui ouvre une action corrective, à l’auditeur qui vérifie une preuve. La plupart n’y entrent que quelques fois par an. Si la déclaration est trop compliquée, elle n’est tout simplement pas faite.

Demander une démoVoir le déroulé du déploiement
K-Studio
Exercice 3 sur 8Score 100 %
Simulation
ÉvénementTypeGravité
EVT-2231Non-conformité produitMineure
EVT-2232Presque-accidentÉlevée
EVT-2233Écart d’auditMineure
EVT-2234Situation dangereuseMoyenne
Fiche · EVT-2232Qualifier
TypePresque-accident ✓LieuAtelier 3 · ligne BGravité potentielleÉlevéeÉtape suivanteOuvrir une action corrective
iÀ vous de jouerQualifiez le presque-accident déclaré cette nuit.!PresqueEVT-2231 ouvert : c’est une non-conformité produit.✓Bien jouéC’est le bon événement. Ouvrez maintenant l’action corrective.
549 614accidents du travail reconnus en 2024 pour les salariés du régime général en France
1 200utilisateurs Soitec, surtout occasionnels, guidés champ par champ : un cas achats comparable
80processus guidés sur 10 sites dans le programme PLM de Safran Seats, un déploiement multisite comparable
La réponse courte

Comment réussir le déploiement d’un logiciel QHSE ?

En rendant chaque déclaration faisable du premier coup, par des personnes qui n’en ont pas fait depuis des mois.

Avant le déploiement · K-STUDIO

S’entraîner sur une réplique

Déclarer, qualifier, ouvrir une action : chaque geste rejoué sans créer de fausse fiche.

Au moment de déclarer · K-NOW

Guider dans la fiche

La définition de la gravité ou du presque-accident s’affiche dans le champ concerné.

Dans la durée · K-VALUE

Repérer les déclarations abandonnées

Fiches laissées en brouillon, champs qui font hésiter, sites qui déclarent moins.

Le problème

Le projet paramètre les processus. Les déclarants, eux, découvrent l’outil seuls.

Un projet QHSE se prépare avec la qualité, la sécurité et l’environnement : workflows, matrices de gravité, plans d’action, gestion des non-conformités. Les déclarants sont formés une fois, puis reviennent dans l’outil des mois plus tard, le jour où il se passe quelque chose.

×Déploiement subi
  • Une session de présentation au lancement, puis plus rien pendant des mois.
  • Des champs mal compris : gravité réelle ou potentielle, cause ou conséquence.
  • Des déclarations repoussées à plus tard, puis oubliées.
  • Des animateurs QHSE qui ressaisissent et relancent au lieu d’analyser.
✓Déploiement préparé
  • Une aide dans le champ concerné : chez Soitec, les champs sensibles des outils achats sont expliqués au moment de la saisie.
  • Des utilisateurs occasionnels autonomes, qui terminent leur saisie sans appeler l’équipe métier.
  • Des pratiques harmonisées entre sites : 80 processus guidés sur 10 sites dans le programme PLM de Safran Seats.
  • Des contenus mis à jour quand la règle change, sans toucher à l’application.
Ce que disent les chiffres

Une déclaration qui n’est pas faite, c’est un risque qui n’est pas traité.

549 614accidents du travail avec arrêt ou incapacité permanente reconnus en 2024 pour les salariés du régime général.Assurance Maladie – Risques professionnels, rapport annuel 2024
54 Mde journées de travail perdues à cause des accidents du travail en 2024, en France.Assurance Maladie – Risques professionnels, rapport annuel 2024
21 880certificats ISO 9001 actifs en France selon l’ISO Survey 2022 : autant de systèmes de management de la qualité qui reposent sur des enregistrements fiables.AFNOR, analyse de l’ISO Survey 2022
Utilisateurs occasionnels

Soitec guide 1 200 utilisateurs, surtout occasionnels, au moment de la saisie.

Chez Soitec, fabricant de matériaux semi-conducteurs, beaucoup d’utilisateurs ne se connectent à leurs outils achats que pour une demande ou une validation. K-NOW affiche l’aide dans l’écran et le champ concernés. Le cas ne porte pas sur un logiciel QHSE, mais le mécanisme est le même pour une déclaration d’événement faite quelques fois par an.

Champ par champ

Les règles et les champs sensibles sont expliqués au moment de la saisie.

Sans l’IT

Les contenus suivent l’évolution des règles sans toucher aux applications.

Tableau de bordkÉTAPE 1 / 3Ouvrez le formulaire de déclaration.DéclarerActionsAuditsDocuments
Déclaration · événement sécuritéTransmettre
SiteUsine de LyonDate et heure14 mars · 2 h 40Description des faitskÉTAPE 2 / 3Décrivez les faits, sans les juger.kÉTAPE 3 / 3Choisissez la gravité potentielle ici.Gravité potentielleÀ qualifierTémoins1
SoitecOracle · Jaggaer1 200utilisateurs, surtout occasionnels

Même logique : saisir juste sans appeler le métier

Aides au champ près et parcours guidés, sur deux applications achats.

Lire la success story → Safran SeatsOnePLM80processus guidés sur 10 sites (programme PLM)

Harmoniser les pratiques entre sites

Messages et contrôles dans l’écran, en deux langues de travail : un déploiement PLM comparable.

Lire la success story → ACMSEspace Adhérent2campagnes de déclaration accompagnées

Des déclarants qui ne sont pas des salariés

Un guidage dans le portail d’un service de prévention et de santé au travail, sans formation.

Lire la success story →

Voir aussi :notre définition du go-livela conduite du changement

Le déroulé d’un déploiement QHSE

Trois populations, trois rythmes, un même référentiel.

Les animateurs QHSE utilisent l’outil tous les jours. Les managers y reviennent pour valider et suivre leurs actions. Les déclarants, eux, n’y entrent qu’au moment d’un événement. Chacun a besoin d’un accompagnement différent.

La méthode

Déployer un logiciel QHSE en quatre étapes.

Cartographier les déclarations

Événements, non-conformités, actions correctives, audits : qui déclare quoi, à quelle fréquence, dans quel écran.

S’entraîner avant le lancement

Des exercices K-STUDIO sur une réplique, sans créer de fausses fiches dans l’outil réel.

Guider chaque déclaration

K-NOW affiche les définitions et les règles dans le champ concerné.

Repérer les fiches abandonnées

K-VALUE montre où les déclarants s’arrêtent, site par site.

Par logiciel

Votre logiciel QHSE est déjà accompagné.

Module qualité d’un ERP, suite dédiée ou outil métier : le guidage s’adapte. Voici les solutions que nous accompagnons déjà.

VeevaVeeva VaultQualité, documents et conformité dans les industries réglementées.Adoption Veeva → SAPSAPGestion de la qualité et EHS intégrées à l’ERP.Adoption SAP → SiemensOpcenterQualité et exécution de la production, au plus près de l’atelier.Adoption Opcenter → IFSIFS CloudERP et gestion des actifs, avec ses modules qualité et HSE.Adoption IFS →
Les solutions

Du lancement aux déclarations de tous les jours.

K
K-STUDIOSimulateur d’applications

S’entraîner sans polluer la base.

Une réplique du logiciel QHSE pour déclarer, qualifier et ouvrir des actions, sans créer de fausses fiches.

Découvrir K-STUDIO→
  • Écrans clonés, données fictives
  • Accessible dans le navigateur
  • Rejouable avant chaque campagne
  • Évaluation par exercice
K
K-NOWPlateforme d’adoption digitale

Guider au moment de déclarer.

Définitions, règles et étapes affichées dans la fiche, sans intervention sur le logiciel.

Découvrir K-NOW→
  • Aides au champ près
  • Messages par site et par profil
  • Plusieurs langues
  • Aides ajustées dès qu’une règle change
K
K-VALUEDigital adoption analytics

Savoir où les déclarations se perdent.

Des indicateurs par site et par formulaire pour piloter l’usage.

Découvrir K-VALUE→
  • Usage écran par écran
  • Fiches abandonnées
  • Durée de saisie
  • Comparaison entre sites
Questions fréquentes

Logiciel QHSE : vos questions.

Qu’est-ce qu’un logiciel QHSE ?
C’est l’outil qui centralise la qualité, l’hygiène, la sécurité et l’environnement : déclaration d’événements, gestion des non-conformités, actions correctives, audits, documents et souvent le document unique d’évaluation des risques. Il sert de preuve lors des audits ISO 9001, ISO 14001 ou ISO 45001.
Pourquoi l’adoption d’un logiciel QHSE est-elle difficile ?
Parce que ses utilisateurs les plus nombreux, les déclarants, s’en servent rarement. Une formation au lancement ne suffit pas à quelqu’un qui déclare un événement une ou deux fois par an.
Comment former les opérateurs à déclarer un presque-accident ?
Par un exercice court sur une réplique, rejouable à tout moment, puis par un guidage dans la fiche réelle. K-STUDIO évite de créer de fausses fiches dans l’outil de production.
Comment améliorer la qualité des déclarations ?
En expliquant les champs au moment de la saisie : gravité potentielle, description factuelle, cause. L’objectif est une fiche juste du premier coup, sans aller-retour avec l’animateur. Chez Soitec, sur des outils achats, K-NOW applique ce principe pour 1 200 utilisateurs, surtout occasionnels.
Comment harmoniser les pratiques QHSE entre plusieurs sites ?
Avec les mêmes guidages, ciblés par site et par langue. Safran Seats l’a fait pour son programme PLM OnePLM, un cas comparable : 80 processus guidés sur 10 sites, dans 5 pays.
Le guidage modifie-t-il le logiciel QHSE ?
Non. Les aides se superposent à l’application et s’ajustent sans livraison du logiciel, ce qui est utile quand une règle ou une matrice de gravité évolue.
Comment suivre l’usage du logiciel QHSE ?
En regardant les fiches commencées puis abandonnées, les champs qui font hésiter et le temps de saisie par site. K-VALUE le montre formulaire par formulaire.
Votre logiciel QHSE

Apportez une fiche, nous vous montrons son guidage.

Une déclaration d’événement, une action corrective, un audit : à partir d’un formulaire de votre logiciel, nous vous montrons l’exercice et le guidage qui l’accompagnent.

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