Die Aufgaben der IT-Abteilung reichen heute weit über Betrieb und Support hinaus. Neben Infrastruktur, IT-Sicherheit und Service-Desk verantwortet sie zunehmend die digitale Transformation: Sie berät die Geschäftsleitung, arbeitet eng mit Finanzen und Fachbereichen zusammen, führt neue Anwendungen ein und sorgt dafür, dass die Mitarbeitenden sie auch nutzen. Gleichzeitig muss sie Cyberrisiken und den Fachkräftemangel bewältigen.
Das Wichtigste in Kürze
- Zu den klassischen Aufgaben der IT-Abteilung gehören Betrieb und Infrastruktur, IT-Support, IT-Sicherheit, Anwendungen und Projekte sowie Strategie und Governance.
- Die IT-Abteilung entwickelt sich vom internen Dienstleister zum strategischen Partner von Geschäftsleitung, Finanzbereich und Fachabteilungen.
- Neue Software bringt nur dann Nutzen, wenn die IT-Abteilung die Mitarbeitenden bei der Einführung begleitet und eine digitale Kultur fördert.
- Cybersicherheit und der IT-Fachkräftemangel erfordern Weiterbildung, Automatisierung und Self-Service-Angebote für die Anwender.
Die COVID-19-Pandemie hat ab 2020 die Arbeitsabläufe weltweit durcheinandergebracht und die Rolle der IT-Abteilung nachhaltig verändert. Als das Homeoffice zur Regel wurde, stand die IT-Abteilung im Mittelpunkt eines beispiellosen Krisenmanagements. Sie musste quasi über Nacht Tools für Zusammenarbeit, Sicherheit und Fernwartung bereitstellen. Viele dieser Veränderungen sind geblieben und prägen die Aufgaben der IT-Abteilung bis heute. Ob digitale Transformation, Geschäftsanforderungen oder Innovation, Knowmore stellt die zukünftigen Herausforderungen der IT-Abteilung vor und erklärt, wie Sie sich schon heute darauf vorbereiten können.
1. Innovation strategisch vorantreiben
Lange war die IT-Leitung vor allem für den Betrieb zuständig – heute ist der CIO zunehmend strategisch tätig und versteht sich als Partner der Geschäftsleitung.
Für viele CIOs gehört die enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung bei der Umsetzung der Unternehmensstrategie inzwischen zum Kern ihrer Rolle.
In den nächsten Jahren werden die Aufgaben der IT-Abteilung vielfältiger werden, ebenso wie ihre Kompetenzen. Sie wird unter anderem gefordert sein, mit der Geschäftsleitung bei strategischen Themen zusammenzuarbeiten. Ob KI, maschinelles Lernen oder Blockchain – die IT von morgen ist ein Innovationstreiber, der mit Fingerspitzengefühl gesteuert werden muss. Als echter Pionier zeigt die IT-Abteilung Weitblick und hilft dem Unternehmen, sich vom Wettbewerb abzuheben, insbesondere durch die Auswahl von Innovationen, die auf seine Bedürfnisse zugeschnitten sind. Als Partner des CEO wird der CIO zu einer zentralen, bereichsübergreifenden Führungsfigur, die eigene Ideen und Projekte einbringt und bei wichtigen Entscheidungen mitredet.
Die Herausforderung von heute: Entwicklung von Kompetenzen in neuen Bereichen
Reines Fachwissen reicht nicht mehr aus: Die IT-Abteilung sollte schon heute Soft Skills wie Führung, Teamfähigkeit, Kreativität, Verhandlungsgeschick und Kommunikation gezielt ausbauen.
2. Enger mit dem CFO zusammenarbeiten
Eine neue Rolle bedeutet neue Verantwortung. Um seine strategische Ausrichtung zu unterstützen, ändert der künftige CIO die Art und Weise, wie er mit der Finanz- und Verwaltungsabteilung zusammenarbeitet. Auch wenn die beiden Abteilungen oft Schwierigkeiten hatten, sich gegenseitig zu verstehen, müssen sie jetzt zusammenarbeiten, um die neuen Herausforderungen zu meistern, vor denen die Unternehmen stehen, wie digitale Transformation, Innovation, Agilität und die Mitarbeitererfahrung.
Um eine vertrauensvolle Beziehung zum CFO aufzubauen, muss der CIO neben der Sprache der IT auch die der Finanzen und der Betriebswirtschaft beherrschen. So kann er für seine Ideen werben und verständlich erklären, welchen Mehrwert die IT für das Unternehmen schafft. Sein Fachwissen ist dabei der Schlüssel, um die Kosten von morgen zu optimieren.
Die Herausforderung von heute annehmen: die richtigen Tools einsetzen
Um die Zusammenarbeit mit dem CFO zu fördern, muss die IT-Abteilung jetzt damit beginnen, kosteneffiziente Tools einzusetzen. Ein Beispiel sind Digital Adoption Platforms (DAP), die direkt in die Anwendungen der Mitarbeitenden integriert werden. Dank ihrer interaktiven, in Echtzeit zugänglichen Anleitungen können diese Lösungen die Zahl der Supportanfragen deutlich senken und Kosten sparen.
3. Anforderungen der Fachbereiche erfüllen und die Nutzererfahrung verbessern
Die IT-Abteilung wird gegenüber den Fachbereichen auch eine neue Rolle einnehmen: die des Partners. Die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen funktioniert zwar noch nicht überall gleich gut, ist für Unternehmen aber ein wichtiger Erfolgsfaktor.
Viele CIOs sehen es zudem als ihre Aufgabe, bei den anderen Mitgliedern der Geschäftsleitung das Verständnis für digitale Technologien zu stärken.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, muss die IT-Abteilung ihre Position gegenüber dem Management ändern, indem sie die Kommunikation fördert, insbesondere bei der Implementierung von Tools. Vom CRM des Vertriebsteams über das HRIS der Personalabteilung bis hin zum Beschaffungstool der Einkaufsabteilung passt die IT-Abteilung ihre Tools und Prozesse flexibel an, um den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht zu werden und eine bessere Leistung zu fördern.
Eine weitere Herausforderung für die künftige IT-Abteilung besteht darin, die Mitarbeiter wie Kunden zu betrachten und ihre Nutzererfahrung (Employee Experience) in den Mittelpunkt zu stellen. Zu diesem Zweck messen immer mehr IT-Abteilungen die Zufriedenheit der Anwender und die Servicequalität, etwa mit Service-Level-Agreements (SLAs) oder dem Net Promoter Score (NPS) – ein Trend, der sich in den kommenden Jahren fortsetzen dürfte.
Die Herausforderung von heute: automatisieren und Leistung steigern
Es gibt bereits zahlreiche Instrumente, um die geschäftlichen Herausforderungen von morgen zu antizipieren. Dank ihrer nutzerzentrierten Lösungen ermöglichen es Digital Adoption Platforms (DAP) den IT-Abteilungen, konkret auf die Bedürfnisse der Unternehmen zu reagieren, indem sie jedem Mitarbeiter eine persönliche Unterstützung bieten. Direkt in ihrer Software folgen die Nutzer maßgeschneiderten Schulungspfaden und haben Zugang zu Echtzeit-Support. Mit Funktionen wie Automatisierung und Nutzungsstatistiken helfen Lösungen wie Knowmore, die Produktivität von Teams zu fördern und ihre Leistung zu bewerten.
4. Von der digitalen Transformation zur digitalen Kultur
Die digitale Transformation ist in vielen Unternehmen in vollem Gange und längst keine Modeerscheinung mehr. Sie ist notwendig, um in der Welt von morgen bestehen zu können, und hat direkte Auswirkungen auf die Zukunftsfähigkeit von Organisationen. In den kommenden Jahren muss die IT-Abteilung diesen Wandel absichern, indem sie eine digitale Kultur in der Organisation verankert.
Digitale Transformation: jetzt rüsten, um für morgen gewappnet zu sein
Da sich seine Aufgaben über die IT hinaus vervielfachen, wird der CIO allmählich zu einer Säule der digitalen Transformation von Unternehmen. Um dieser Rolle gerecht zu werden, muss er nun alle Mechanismen des Veränderungsmanagements verstehen, angefangen bei den Hindernissen. Denn dieser Wandel ist zwar unumgänglich, muss aber von allen Mitarbeitern mitgetragen werden, sonst bleibt er wirkungslos.
70 % der Veränderungsprogramme verfehlen ihre Ziele, vor allem wegen Widerständen der Mitarbeitenden und fehlender Unterstützung durch das Management (2015). Quelle McKinsey
Neben den anderen Abteilungen spielt die IT-Abteilung eine strategische Rolle und überdenkt die Arbeitsorganisation oder die Entwicklung von Prozessen, immer mit einem nutzerzentrierten Ansatz. Als Garant für ein gelungenes Veränderungsmanagement arbeitet die IT-Abteilung mit agilen Methoden, um die Transformation bestmöglich zu unterstützen. Und das aus gutem Grund: In Zukunft wird die IT-Abteilung die Unternehmenskultur ähnlich stark prägen wie die Personalabteilung.
Um diesen Wandel zu unterstützen, braucht es jedoch auch praktische Maßnahmen. Es liegt in der Verantwortung der IT-Abteilung, ihre Mitarbeiter mit den zahlreichen Anwendungen auszustatten. Es geht darum, den digitalen Wandel im Alltag der Mitarbeiter zu verankern, insbesondere indem sie in den neuen Werkzeugen geschult werden, damit sie sich diese vollständig zu eigen machen können. Darüber hinaus wird sich die IT-Abteilung mit der Heterogenität der Mitarbeiter auseinandersetzen müssen, die durch den Eintritt der Digital Natives in den Arbeitsmarkt entsteht.
Digital Workplace: die digitale Kultur im Zentrum der Unternehmen von morgen
Nach Intranets, sozialen Netzwerken und Plattformen für die Zusammenarbeit in Unternehmen entstehen neue Formen der Arbeit, wie z. B. digitale Arbeitsplätze. Dank dieser neuen Modelle kann der zukünftige CIO die digitale Kultur konkret im Alltag der Mitarbeiter verankern. Von der Produktion über die Finanzen bis hin zum Marketing ist das gesamte Unternehmen eingebunden und hat Zugang zu einer digitalen Arbeitsumgebung, die einem physischen Großraumbüro ähnelt.
Angesichts der zunehmenden Umstellung von Unternehmen auf digitale Arbeitsplätze muss die IT-Abteilung jetzt den Weg ebnen, indem sie Vorurteile gegenüber der digitalen Technologie abbaut und Unternehmen und Mitarbeitern alle notwendigen Mittel an die Hand gibt, um den Wandel reibungslos zu bewältigen.
Nehmen Sie noch heute die Herausforderung an: Softwareeinführung mit Knowmore
Dank seiner nutzerzentrierten Ausrichtung hilft Ihnen Knowmore dabei, den Wandel in der Praxis nachhaltig zu verankern. Zu diesem Zweck ermöglicht die Lösung die Interaktion mit den Nutzern dank Funktionen wie Push-Benachrichtigungen. So wird digitale Technologie in allen Anwendungen für alle zugänglich, was eine digitale Kultur fördert.
5. Sicherheitsrisiken und IT-Fachkräftemangel bewältigen
Im Zuge des technologischen Fortschritts muss sich die IT-Abteilung auch mit neuen Sicherheitsbedrohungen auseinandersetzen. KI treibt zwar Innovationen voran, kann aber auch neue Gefahren mit sich bringen. Hinzu kommt der Mangel an Fachkräften für Cybersicherheit, deren Wissen immer gefragter wird.
Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, muss die IT-Abteilung Sicherheitsaspekte bereits bei der Entwicklung von Tools berücksichtigen. Vorausschauendes Handeln ist ebenfalls erforderlich, insbesondere bei der Suche nach Fachleuten, die über das nötige Fachwissen verfügen, um sich mit diesem Thema zu befassen. Langfristig muss die IT-Abteilung ihre Teams in diesen Fragen schulen und ihre Fähigkeiten ständig verbessern, um Angriffe zu verhindern.
Der CIO der Zukunft ist ein echter Allrounder. Der Beruf erfindet sich zwischen Spezialisierung und Vielseitigkeit neu und rückt eine Kompetenz in den Vordergrund, die bald für alle unverzichtbar sein wird: die Fähigkeit, das Lernen zu lernen. Angesichts dieser neuen Herausforderungen kann der CIO schon heute damit beginnen, sich mit den richtigen Tools vorzubereiten.
Häufig gestellte Fragen
Was zeichnet eine moderne IT-Abteilung aus?
Eine moderne IT-Abteilung betreibt nicht nur Infrastruktur und Support, sondern versteht sich als Partner der Fachbereiche und der Geschäftsleitung. Sie richtet die IT an den Unternehmenszielen aus, automatisiert Routineaufgaben, misst die Zufriedenheit der Anwender und begleitet die Einführung neuer Anwendungen. Dabei stehen Sicherheit, Nutzerorientierung und die kontinuierliche Weiterbildung des eigenen Teams im Mittelpunkt.
Welche Herausforderungen hat die IT-Abteilung der Zukunft?
Die IT-Abteilung der Zukunft muss Innovationen wie KI strategisch bewerten, ihre Investitionen gegenüber dem Finanzbereich begründen, die Fachbereiche als Partner unterstützen und eine digitale Kultur im Unternehmen fördern. Hinzu kommen wachsende Cyberrisiken und der Mangel an IT-Fachkräften. Beides verlangt Weiterbildung, Automatisierung und eine Unterstützung der Anwender, die Supportanfragen gar nicht erst entstehen lässt.
Welche Rolle spielt der CIO in der digitalen Transformation?
Der CIO (Chief Information Officer) leitet die IT-Abteilung und verantwortet die IT-Strategie. In der digitalen Transformation wird er zum Bindeglied zwischen Technik und Geschäft: Er berät die Geschäftsleitung bei Investitionen, priorisiert Projekte gemeinsam mit den Fachbereichen und sorgt dafür, dass neue Systeme sicher betrieben und von den Mitarbeitenden tatsächlich genutzt werden.
Wie kann die IT-Abteilung Supportanfragen reduzieren?
Supportanfragen lassen sich vor allem dadurch reduzieren, dass Anwender Antworten selbst finden. Dazu gehören gute Schulungen vor dem Go-live, ein Self-Service-Portal mit Wissensdatenbank und kontextbezogene Hilfen direkt in der Software, etwa interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen. Wertet die IT-Abteilung die häufigsten Tickets regelmäßig aus, kann sie gezielt dort ansetzen, wo die meisten Fragen entstehen.
Was bedeutet IT als Business-Partner?
IT als Business-Partner bedeutet, dass die IT-Abteilung nicht nur Anforderungen umsetzt, sondern Fachbereiche aktiv berät und gemeinsam mit ihnen Lösungen entwickelt. Sie bringt technisches Wissen in strategische Entscheidungen ein, bewertet neue Technologien nach ihrem Geschäftsnutzen und richtet ihre Leistungen an messbaren Zielen wie Servicequalität und Anwenderzufriedenheit aus.
