Eine Procurement-Software (Beschaffungssoftware) digitalisiert und automatisiert den Einkauf von Waren und Dienstleistungen: von der Bedarfsmeldung über Ausschreibung, Bestellung und Lieferantenmanagement bis zur Rechnungsprüfung. Zu den bekanntesten Suiten zählen SAP Ariba, Coupa, Ivalua, Jaggaer, Oracle Fusion Cloud Procurement und GEP SMART. Welche davon passt, hängt von ERP-Landschaft, Beschaffungsvolumen und Prozesstiefe ab.
Das Wichtigste in Kürze
- Procurement-Software deckt je nach Umfang Source-to-Contract (S2C), Procure-to-Pay (P2P) oder den gesamten Source-to-Pay-Prozess (S2P) ab.
- Die großen Suiten unterscheiden sich weniger im Funktionsumfang als in ERP-Integration, Lieferantennetzwerk, Branchenfokus und Konfigurierbarkeit.
- Für die Auswahl zählen Prozessabdeckung, Integration, Datenschutz (DSGVO, Hosting), Skalierbarkeit, Bedienbarkeit und Gesamtkosten.
- Der Nutzen entsteht erst, wenn Bedarfsträger und Einkäufer die Software tatsächlich nutzen: Nutzerakzeptanz gehört von Anfang an in den Projektplan.
Was ist eine Procurement-Software?
Eine Procurement-Software ist eine Unternehmensanwendung, die den Beschaffungsprozess elektronisch abbildet. Statt Bestellungen per E-Mail, Excel-Listen und Papierfreigaben abzuwickeln, laufen Bedarfsanforderungen, Genehmigungsworkflows, Ausschreibungen, Verträge, Bestellungen und Rechnungen in einem System zusammen. Das sorgt für Transparenz über die Ausgaben (Spend), reduziert Maverick Buying und verkürzt Durchlaufzeiten.
Einfachere Steuerung des Einkaufs, effizientere Beschaffungsprozesse, mühelose Einholung und Auswertung von Angeboten: Die Vorteile sind vielfältig. Doch welche Procurement-Software soll man einführen, und welche erfüllt die Anforderungen am besten? Die Begriffe werden dabei oft unscharf verwendet:
- E-Procurement-Software konzentriert sich meist auf den operativen Einkauf: Kataloge, Bestellanforderungen, Freigaben, Bestellungen. Mehr dazu lesen Sie in unserem Artikel Was ist E-Procurement-Software?
- Sourcing-Software unterstützt den strategischen Einkauf: Lieferantensuche, Ausschreibungen (RFx), Auktionen, Vergabeentscheidungen.
- Source-to-Pay-Suiten vereinen strategischen und operativen Einkauf, Vertrags- und Lieferantenmanagement sowie Ausgabenanalyse auf einer Plattform.
Procurement-Software im Vergleich: Übersichtstabelle
Die folgende Tabelle fasst die bekanntesten Procurement-Suiten für mittlere und große Unternehmen zusammen. Sie beschreibt Ausrichtung und Schwerpunkte laut Herstellerangaben, ist aber keine Rangliste. Preise werden nicht genannt, da die Anbieter sie in der Regel individuell nach Modulen, Nutzerzahl und Ausgabenvolumen kalkulieren.
| Lösung | Anbieter | Schwerpunkt | Besonders interessant für |
|---|---|---|---|
| SAP Ariba | SAP (Deutschland) | Source-to-Pay mit großem Lieferantennetzwerk (SAP Business Network) | Unternehmen mit SAP-ERP (z. B. SAP S/4HANA), die Lieferanten digital anbinden möchten |
| Coupa | Coupa Software (USA) | Cloud-Plattform für Total Spend Management: Beschaffung, Rechnungen, Ausgaben, Lieferanten | Unternehmen, die alle Ausgabenarten auf einer Plattform steuern möchten, ERP-unabhängig |
| Ivalua | Ivalua (gegründet in Frankreich) | Source-to-Pay auf einer einzigen, stark konfigurierbaren Plattform | Organisationen mit komplexen oder individuellen Einkaufsprozessen, direkte und indirekte Beschaffung |
| Jaggaer | JAGGAER (USA) | Modulare Source-to-Pay-Suite JAGGAER ONE, u. a. mit Fokus auf direkte Materialien, öffentlichen Sektor und Hochschulen | Industrie, Forschung und öffentliche Auftraggeber mit hohem Ausschreibungsanteil |
| Oracle Fusion Cloud Procurement | Oracle (USA) | Beschaffungsmodule als Teil von Oracle Fusion Cloud ERP: Self-Service-Einkauf, Sourcing, Verträge, Lieferantenportal | Unternehmen, die Oracle Cloud ERP nutzen oder einführen |
| GEP SMART | GEP (USA) | Einheitliche Source-to-Pay-Plattform mit Ausgabenanalyse und KI-Funktionen | Konzerne, die Einkauf und Ausgabentransparenz global vereinheitlichen möchten |
| Synertrade | Synertrade (gegründet in Frankreich) | Cloud-Suite mit Source-to-Contract, Procure-to-Pay und Supplier Management | Unternehmen, die eine modulare S2P-Lösung europäischer Herkunft suchen |
Daneben gibt es zahlreiche Lösungen für kleinere Unternehmen oder Teilprozesse, etwa für reinen Katalogeinkauf, Rechnungsverarbeitung oder Ausgabenkarten. Für den Mittelstand lohnt es sich, auch die Einkaufsmodule des eigenen ERP-Systems in den Vergleich aufzunehmen.
Die bekanntesten Beschaffungssoftware-Lösungen im Detail
SAP Ariba: Procurement-Software mit Fokus auf Zusammenarbeit
Die Einkaufssoftware SAP Ariba richtet sich an mittlere und große Unternehmen und setzt vor allem auf die Zusammenarbeit mit Lieferanten über ein gemeinsames Netzwerk. Die Lösungen decken Lieferantenmanagement, strategisches Sourcing, Vertragsmanagement, operative Beschaffung, Rechnungsstellung sowie Ausgabenanalyse ab. Konkret können Sie damit:
- den Sourcingprozess verbessern: Ausgabenanalyse, Risikomanagement, Vertragsmanagement,
- die Warenbeschaffung optimieren: Kosten und Risiken steuern, Compliance überwachen, Zusammenarbeit mit Lieferanten organisieren,
- die Supply Chain als strategischen Hebel nutzen: Rechnungsstellung automatisieren, Zahlungsflüsse transparenter machen.
Lesen Sie, wie Knowmore die Schulung und Einführung von SAP Ariba unterstützt, oder entdecken Sie unsere Lösungen für SAP-Anwendungen insgesamt.
Coupa: Plattform für Total Spend Management
Coupa positioniert sich als cloudbasierte Plattform für Total Spend Management (früher Business Spend Management). Neben Beschaffung und Lieferantenmanagement gehören Rechnungsverarbeitung, Reisekosten- und Ausgabenmanagement, Vertragsmanagement und Analysen zum Angebot. Coupa wird häufig unabhängig vom eingesetzten ERP-System betrieben und über Schnittstellen angebunden. Der Fokus liegt auf einer einfachen Benutzeroberfläche für Bedarfsträger außerhalb des Einkaufs, damit Bestellungen über den vorgesehenen Kanal laufen.
Erfahren Sie, wie Knowmore die Einführung von Coupa beschleunigt.
Ivalua: Source-to-Pay auf einer Plattform
Alle Ausgaben und Lieferanten auf einer einzigen Plattform verwalten: Das verspricht Ivalua. Der Hersteller betrachtet das Beschaffungsmanagement als zentrales Element der digitalen Transformation und setzt auf eine schnelle, flexible Digitalisierung des Einkaufs. Im Gartner Magic Quadrant für Source-to-Pay-Suiten wurde Ivalua 2025 nach Angaben des Herstellers erneut als „Leader“ eingestuft. Die Software unterstützt Unternehmen unter anderem bei:
- der Digitalisierung des gesamten Beschaffungsprozesses: Source-to-Pay, strategisches Sourcing, Procure-to-Pay, Ausgabenmanagement,
- einer schnellen Einführung dank nativer Integration, Prozessautomatisierung und Cloud-Betrieb,
- der datenbasierten Steuerung: zentrale Verwaltung von Lieferanten- und Ausgabendaten, Berichte und Dashboards.
Lesen Sie, wie Knowmore die Akzeptanz von Ivalua verbessert.
Jaggaer: modulares Beschaffungsmanagement
Das Beschaffungsmanagement vereinfachen, so lautet die Mission von Jaggaer. Die modulare Suite JAGGAER ONE deckt den gesamten Source-to-Pay-Prozess ab und bietet unter anderem:
- vereinfachtes Ausgabenmanagement und eine rationelle Abwicklung aller Beschaffungsprozesse,
- Lieferantenmanagement und Zusammenarbeit mit Lieferanten,
- Ausgabenanalyse, Kategorienmanagement und Compliance,
- automatisierte Rechnungsverarbeitung und bessere Vertragstreue.
Lesen Sie, wie Sie die Akzeptanz von Einkaufssoftware wie Jaggaer steigern, oder fordern Sie eine Demo an.
Oracle Fusion Cloud Procurement: Einkauf im Oracle-Cloud-ERP
Oracle Fusion Cloud Procurement ist Teil der Oracle Fusion Cloud Applications und legt wie andere Angebote des Herstellers Wert auf Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung. Zu den Funktionen gehören:
- Self-Service-Einkauf mit Ausgaben-Compliance und Automatisierung,
- Lieferantenmanagement mit Lieferantenportal, Lieferantendaten und Risikobewertung,
- Sourcing mit Verhandlungen und Ausschreibungen,
- Vertragsmanagement: Vertragserstellung, Vertragsrisiken, Transparenz über Vertragsbedingungen.
Erfahren Sie, wie Knowmore die Akzeptanz von Oracle-Anwendungen verbessert.
GEP SMART: einheitliche Source-to-Pay-Plattform
GEP SMART bündelt Ausgabenanalyse, Sourcing, Vertragsmanagement, Lieferantenmanagement, Procure-to-Pay und Rechnungsverarbeitung in einer Cloud-Plattform. Der Anbieter kombiniert die Software häufig mit Beratungs- und Managed-Services für den Einkauf und richtet sich vor allem an international tätige Großunternehmen.
Synertrade: Suite für umfassendes Ausgabenmanagement
Synertrade konzentriert sich auf die Beschleunigung und Vereinfachung von Beschaffungsprozessen. Die KI-gestützte Source-to-Pay-Plattform Synertrade 5 gliedert sich in drei Bereiche:
- Source-to-Contract (S2C): Lieferanten suchen und auswählen, Ausschreibungen planen, erstellen und auswerten, Verträge verwalten,
- Procure-to-Pay (P2P): Aufgaben automatisieren, Lieferantenkataloge und Bestellanforderungen verwalten, Ausgaben überwachen, Rechnungen prüfen,
- Supplier Relationship Management (SRM): Lieferantendaten pflegen, Risiken bewerten, mit Lieferanten kommunizieren.
Sourcing-Software, Purchasing-Software, S2P: welche Module brauchen Sie?
Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie klären, welche Teilprozesse die Beschaffungssoftware abdecken muss. Die folgende Übersicht hilft bei der Zuordnung:
| Modul | Aufgabe | Relevant vor allem für |
|---|---|---|
| Ausgabenanalyse (Spend Analysis) | Ausgaben nach Lieferanten, Kategorien und Standorten auswerten | Einkaufsleitung, Controlling |
| Sourcing-Software (RFx, Auktionen) | Ausschreibungen erstellen, Angebote vergleichen, Vergaben dokumentieren | Strategischer Einkauf, direkte Beschaffung |
| Vertragsmanagement (CLM) | Verträge erstellen, ablegen, Fristen und Konditionen überwachen | Einkauf, Rechtsabteilung |
| Lieferantenmanagement (SRM) | Onboarding, Stammdaten, Bewertungen, Risiken und Nachhaltigkeitsdaten | Einkauf, Qualität, Compliance |
| Purchasing-Software (P2P, Kataloge) | Bedarfsanforderung, Freigabe-Workflow, Bestellung, Wareneingang | Bedarfsträger, operativer Einkauf |
| Rechnungsverarbeitung | Rechnungen erfassen und mit Bestellung und Wareneingang abgleichen | Kreditorenbuchhaltung |
Unternehmen mit hohem Anteil an direkter Beschaffung (Produktionsmaterial) achten besonders auf Sourcing, Lieferantenqualität und ERP-Integration. Bei überwiegend indirekter Beschaffung (Büromaterial, IT, Dienstleistungen) stehen Kataloge, einfache Bestellprozesse und Freigaben im Vordergrund.
Auswahlkriterien: So finden Sie die beste Beschaffungssoftware
Die „beste“ Procurement-Software gibt es nicht pauschal. Entscheidend ist, wie gut eine Lösung zu Ihren Prozessen, Ihrer Systemlandschaft und Ihren Nutzern passt. Diese Kriterien sollten in keinem Lastenheft fehlen:
| Kriterium | Prüffragen an den Anbieter |
|---|---|
| Prozessabdeckung | Deckt die Lösung S2C, P2P oder S2P ab? Welche Module sind Standard, welche Zusatz? |
| ERP-Integration | Gibt es Standardschnittstellen zu Ihrem ERP (z. B. SAP, Oracle, Microsoft Dynamics)? Wer pflegt sie bei Updates? |
| Datenschutz und Sicherheit | Wo werden die Daten gehostet (EU-Rechenzentren)? Gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO und Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001? |
| Skalierbarkeit | Wächst die Lösung mit Nutzerzahl, Gesellschaften, Ländern und Währungen? Eignet sie sich auch für ein Unternehmen mit rund 200 Mitarbeitenden? |
| Bedienbarkeit | Können gelegentliche Bedarfsträger ohne Schulung bestellen? Gibt es eine mobile Nutzung? |
| Lieferantenanbindung | Wie einfach werden Lieferanten angebunden (Portal, Netzwerk, Kataloge, E-Rechnung)? |
| Gesamtkosten | Welche Kosten entstehen für Lizenzen, Implementierung, Schnittstellen, Betrieb und Schulung über mehrere Jahre? |
| Einführung und Adoption | Welche Methoden, Partner und Werkzeuge gibt es, damit Nutzer die Software nach dem Go-live wirklich verwenden? |
Ein bewährtes Vorgehen: Prozesse und Anforderungen dokumentieren, drei bis fünf Anbieter vorauswählen, Demos anhand eigener Szenarien durchspielen lassen und Referenzkunden aus Ihrer Branche befragen.
Nutzerakzeptanz: der unterschätzte Erfolgsfaktor
Selbst die leistungsfähigste Procurement-Software bringt keinen Nutzen, wenn Bedarfsträger weiter per E-Mail bestellen oder Einkäufer Workarounds in Excel pflegen. Gerade im Einkauf ist die Nutzergruppe heterogen: Wenige Power-User arbeiten täglich im System, viele Mitarbeitende bestellen nur gelegentlich und vergessen zwischen zwei Bestellungen die Abläufe. Klassische Präsenzschulungen und lange Handbücher erreichen diese Gelegenheitsnutzer kaum.
Wirksamer ist Unterstützung direkt im Arbeitskontext:
- interaktive Schritt-für-Schritt-Anleitungen in der Software, etwa für die erste Bestellanforderung oder die Anlage eines Lieferanten,
- kontextbezogene Hilfen und Tooltips an Feldern, bei denen häufig Fehler passieren,
- Kommunikation in der Anwendung, zum Beispiel Hinweise auf Prozessänderungen oder neue Kataloge,
- Nutzungsanalysen, die zeigen, wo Anwender abbrechen oder Unterstützung brauchen.
Genau dafür gibt es Digital Adoption Platforms wie K-NOW von Knowmore: Die Lösung legt sich als Ebene über Ihre Procurement-Software und führt Nutzer direkt in der Anwendung durch die Prozesse. So steigt die Nutzung der Software, Supportanfragen sinken und der Einkauf profitiert schneller von der Digitalisierung.
Fazit
SAP Ariba, Coupa, Ivalua, Jaggaer, Oracle Fusion Cloud Procurement, GEP SMART oder Synertrade: Das Angebot an Procurement-Software ist groß. Damit die Digitalisierung des Beschaffungswesens nachhaltig wirkt, sollten Sie sich für eine Software entscheiden, die die Anforderungen Ihres Einkaufs und Ihres Geschäfts am besten erfüllt, und die Nutzerakzeptanz von Beginn an mitplanen. Dann profitieren Sie von einem transparenteren, schnelleren und leistungsfähigeren Beschaffungsmanagement.
Häufig gestellte Fragen
Was ist eine Procurement-Software?
Eine Procurement-Software ist eine Beschaffungssoftware, die den Einkauf von Waren und Dienstleistungen digital abbildet. Sie verbindet Bedarfsanforderungen, Freigaben, Ausschreibungen, Verträge, Bestellungen, Lieferantenmanagement und Rechnungsprüfung in einem System. Ziel ist mehr Transparenz über Ausgaben, kürzere Durchlaufzeiten, weniger Maverick Buying und eine bessere Zusammenarbeit mit Lieferanten.
Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Procurement?
Einkauf (Purchasing) bezeichnet im engeren Sinn den operativen Vorgang des Bestellens: Bedarf erfassen, Bestellung auslösen, Ware erhalten, Rechnung bezahlen. Procurement ist weiter gefasst und umfasst zusätzlich strategische Aufgaben wie Bedarfsplanung, Lieferantenauswahl, Ausschreibungen, Vertragsverhandlungen, Lieferantenbewertung und Risikomanagement. Procurement-Software deckt deshalb oft mehr ab als eine reine Bestellsoftware.
Was ist ein E-Procurement-System?
Ein E-Procurement-System ist eine Software, mit der Unternehmen Beschaffungsvorgänge elektronisch abwickeln, meist über Kataloge, Bestellanforderungen und digitale Freigabe-Workflows. Lieferanten werden über Portale, Netzwerke oder Schnittstellen angebunden. E-Procurement konzentriert sich häufig auf den operativen Einkauf, während Source-to-Pay-Suiten zusätzlich Sourcing, Verträge und Lieferantenmanagement abdecken.
Welche drei Arten der Beschaffung gibt es?
Häufig unterscheidet man direkte Beschaffung, indirekte Beschaffung und die Beschaffung von Dienstleistungen. Direkte Beschaffung betrifft Material, das in Produkte eingeht, etwa Rohstoffe oder Bauteile. Indirekte Beschaffung umfasst Güter für den Betrieb, zum Beispiel IT oder Büromaterial. Dienstleistungen reichen von Beratung bis Wartung. Jede Art stellt andere Anforderungen an eine Beschaffungssoftware.
Welche Procurement-Software ist die beste?
Eine pauschal beste Procurement-Software gibt es nicht. SAP Ariba bietet sich oft für SAP-Landschaften an, Oracle Fusion Cloud Procurement für Oracle-Kunden, Coupa für ERP-unabhängiges Spend Management, Ivalua und Jaggaer für stark konfigurierbare Source-to-Pay-Prozesse. Entscheidend sind Prozessabdeckung, Integration, Datenschutz, Bedienbarkeit, Gesamtkosten und die Frage, wie schnell Ihre Nutzer die Lösung annehmen.
Worauf sollte man beim Datenschutz einer Beschaffungssoftware achten?
Prüfen Sie, in welchen Rechenzentren und Ländern die Daten gespeichert werden, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO anbietet und welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind. Zertifizierungen wie ISO/IEC 27001 oder SOC-2-Berichte geben Hinweise auf das Sicherheitsniveau. Wichtig sind außerdem Rollen- und Berechtigungskonzepte, Verschlüsselung und nachvollziehbare Protokolle aller Änderungen.
