Les outils de conduite du changement sont de deux natures : des outils méthodologiques (modèle ADKAR, matrice d’impacts, cartographie des parties prenantes, réseau d’ambassadeurs) qui structurent la démarche, et des logiciels qui l’outillent au quotidien (gestion de projet, mesure de l’engagement, communication, plateformes d’adoption digitale). Les deux se combinent pour faire adopter un changement par les équipes.
L’essentiel
- Une conduite du changement réussie combine des outils méthodologiques (ADKAR, matrice d’impacts, parties prenantes) et des logiciels.
- Les logiciels couvrent quatre besoins : piloter le projet, communiquer, mesurer l’engagement et faire adopter les nouveaux outils.
- Une plateforme d’adoption digitale guide les collaborateurs directement dans leurs applications et mesure l’usage réel.
- Le bon outil se choisit selon le besoin, l’intégration au SI, la facilité d’usage et la capacité à mesurer les résultats.
La conduite du changement : l’atout indispensable
La pandémie mondiale a profondément modifié le rapport que certains collaborateurs entretiennent avec le travail et leur entreprise. Ainsi, en 2016, le rapport sur “Le changement de la main-d’œuvre” de Gartner montrait que 74% des employés avaient à cœur de soutenir les changements organisationnels de leur entreprise. Ce chiffre a drastiquement chuté à 38 % en 2022. Un changement de paradigme qui constitue un vrai défi RH tant sur le plan du management, de la fidélisation des collaborateurs sur le long terme, que du recrutement. Dans le même temps, on assiste au déploiement rapide et fulgurant de nouvelles technologies comme l’intelligence artificielle, le Big Data, l’IoT (“Internet of Things”), l’automatisation et la robotisation, ou encore le jumeau numérique (“digital twin”) qui imposent aux entreprises de tous les secteurs, une très grande agilité. Cette tension rend la conduite du changement indispensable et si elle nécessite la mise en place d’une véritable stratégie pour réussir, elle peut être facilitée et accélérée grâce à la mise en place d’outils internes qui faciliteront l’accompagnement et l’adoption digitale des collaborateurs ainsi que la planification de projets innovants et ambitieux.
Quels sont les outils méthodologiques de la conduite du changement ?
Avant de choisir un logiciel, la démarche s’appuie sur quelques outils de méthode éprouvés :
- Le modèle ADKAR : développé par Prosci, il décompose le changement individuel en cinq étapes observables : Awareness (prise de conscience), Desire (envie), Knowledge (connaissance), Ability (capacité) et Reinforcement (ancrage).
- La matrice d’impacts : pour chaque population, elle recense ce qui change dans les outils, les métiers, l’organisation et la culture, et sert à dimensionner l’accompagnement.
- La cartographie des parties prenantes : elle classe les acteurs selon leur influence et leur adhésion pour adapter la communication.
- Le réseau d’ambassadeurs : des relais terrain qui testent, remontent les irritants et aident leurs collègues.
- La courbe du changement : inspirée de la courbe du deuil, elle aide à anticiper les réactions émotionnelles et à adapter le discours managérial à chaque phase.
Ces outils structurent la démarche ; les logiciels l’outillent au quotidien.
Comment choisir ses outils de conduite du changement ?
Aucun logiciel ne couvre seul toute la conduite du changement. Partez du besoin, puis comparez les solutions sur quelques critères simples :
| Besoin | Type d’outil | Point de vigilance |
|---|---|---|
| Piloter le projet | Gestion de projet (Jira, monday.com, Notion) | Adoption par les équipes métiers, pas seulement par l’équipe projet |
| Mesurer l’engagement | Enquêtes et baromètres (Workday Peakon Employee Voice…) | Fréquence des questionnaires et suivi des plans d’action |
| Communiquer et co-construire | Intranet, réseau social d’entreprise, tableau blanc collaboratif | Ne pas multiplier les canaux |
| Faire adopter un nouveau logiciel | Plateforme d’adoption digitale (DAP), simulateur de formation | Compatibilité avec vos applications et mesure de l’usage réel |
Les principaux logiciels du marché sont présentés ci-dessous. Vérifiez aussi l’intégration au système d’information, la sécurité et l’hébergement des données, la facilité de prise en main et la capacité à produire des indicateurs. Pour le dernier besoin, consultez nos critères pour choisir une solution d’adoption digitale, et découvrez comment la RATP accompagne ses utilisateurs.
Les meilleurs outils pour piloter sa conduite du changement
Monday RH, une plateforme polyvalente
monday.com, déclinée pour les besoins RH, est une plateforme qui permet de centraliser toutes les problématiques RH : suivis des recrutements, processus et état d’avancement de l’intégration des collaborateurs, gestion des congés et des évaluations… Il propose également l’automatisation de certaines tâches répétitives et son API ouverte peut être connectée à Jira, Gmail, Salesforce…
- Avantages : la grande polyvalence de l’outil qui répond aux problématiques RH tout en proposant des fonctionnalités plus larges comme la gestion de projet.
- Inconvénients : la phase de déploiement et de personnalisation peut être fastidieuse.
- Cible : c’est un outil à la fois agile et robuste qui peut convenir aux startups comme aux grands groupes.
Notion, l’outil plébiscité par les équipes
À son lancement, Notion était avant tout un outil qui permettait de gérer la documentation des projets techniques et design. Son interface ludique et très intuitive en a rapidement fait un outil plébiscité par les collaborateurs eux-mêmes. Depuis, de nombreuses fonctionnalités ont été ajoutées et ont étendu ses possibilités. Notion est aujourd’hui un outil de gestion de projets complet qui permet notamment, la création de flux de suivi, l’automatisation de tâches ou encore la rédaction et la synthèse de contenus grâce à son assistant d’IA intégré, Notion AI.
- Avantages : son interface ludique et sa courbe d’apprentissage plutôt faible.
- Inconvénients : nécessite une gestion stricte des rôles.
- Cible : les TPE/PME avec pour valeur l’agilité et l’autonomie des équipes.
Peakon, pour prendre le pouls de ses équipes
Peakon, racheté par Workday en 2021 et aujourd’hui commercialisé sous le nom Workday Peakon Employee Voice, est un outil qui s’adresse en priorité aux RH. Il permet d’évaluer et de suivre l’engagement des collaborateurs et de mettre en place rapidement des stratégies RH. Côté employés, il propose par exemple, une prise de pouls ou la possibilité de déposer des commentaires. Les RH pourront de leur côté consulter des dashboards en temps réel et obtenir des rapports et des analyses précises.
- Avantages : un outil spécialisé pour les RH.
- Inconvénients : un pricing qui peut se révéler élevé.
- Cible : Peakon s’adresse plutôt aux moyennes et grandes entreprises qui gèrent de grandes équipes.
K-NOW, pour un onboarding réussi et une adoption accélérée
K-NOW est une plateforme d’adoption digitale et d’apprentissage (DAP) qui permet de faciliter l’onboarding et la formation des collaborateurs sur tous les outils déployés en interne depuis les applications CRM jusqu’aux ERP, en passant par les SIRH, la GMAO. Intuitif, sa courbe d’apprentissage est faible tant pour les services RH que pour les collaborateurs eux-mêmes. Couplé à K-VALUE, il permet en outre de mesurer l’usage réel de chaque application et de repérer les étapes qui posent problème.
- Avantages : K-NOW propose un onboarding sur plus de 400 applications (Workday, SAP, Salesforce, Oracle, Microsoft Dynamics, Cornerstone, Google Workspace…)
- Inconvénients : l’outil est accessible à partir d’un navigateur web, il n’existe pas sous forme d’application.
- Cible : TPE/PME et grands groupes. K-NOW bénéficie de références solides : Orange, Airbus, RATP, Crédit Agricole, BPCE, Safran…
Jira, pour mener les projets les plus ambitieux
Jira est un outil de gestion de projets qui se destinait à l’origine aux équipes techniques en proposant un système de ticketing pour gérer les incidents et les attribuer efficacement aux équipes d’exploitation. Aujourd’hui, ses fonctions sont plus généralistes : l’outil propose une gamme complète de fonctionnalités pour piloter des projets technologiques ambitieux en temps réel.
- Avantages : Jira propose des dashboards complets et personnalisables qui permettent un suivi et un pilotage en temps réel des projets.
- Inconvénients : l’outil impose un certain temps de maîtrise et de familiarisation, pour être utilisé à son plein potentiel.
- Cible : les entreprises qui ont de forts enjeux autour de la priorisation des projets et des tâches associées.
Questions fréquentes
Quels sont les piliers de la conduite du changement ?
Selon les méthodes, on retient le plus souvent quatre piliers de la conduite du changement : le sponsoring de la direction, la communication, la formation et l’accompagnement des utilisateurs dans la durée. S’y ajoute la mesure, qui permet de vérifier que le changement est réellement adopté et d’ajuster les actions en fonction des retours du terrain.
Quelles sont les étapes clés de la conduite du changement ?
Les étapes clés de la conduite du changement sont : diagnostiquer et analyser les impacts, définir la vision et la feuille de route, mobiliser les sponsors et les ambassadeurs, communiquer, former, accompagner au démarrage, puis mesurer et ancrer les nouvelles pratiques. Pour un projet logiciel, notre plan d’adoption digitale étape par étape détaille cette démarche.
Quelle différence entre un outil de gestion de projet et une plateforme d’adoption digitale ?
Un outil de gestion de projet sert à l’équipe projet : planifier les tâches, suivre les jalons, partager l’avancement. Une plateforme d’adoption digitale (DAP) sert aux utilisateurs finaux : elle les guide pas à pas dans leurs applications, fournit une aide contextuelle et mesure l’usage réel. La première pilote le changement, la seconde le fait adopter.
Comment mesurer la réussite d’une conduite du changement ?
La réussite d’une conduite du changement se mesure par l’usage réel et durable de ce qui a été déployé : taux d’utilisateurs actifs, fonctionnalités utilisées, erreurs et demandes au support, satisfaction des collaborateurs, atteinte des objectifs métiers. Ces indicateurs se suivent avant, pendant et après le déploiement. Voir comment mesurer la performance de l’adoption digitale.
