Die Beschaffung zu digitalisieren heißt, Einkaufsprozesse von der Bedarfsmeldung über Bestellung und Freigabe bis zur Rechnungsprüfung mit Software abzubilden, etwa mit E-Procurement- oder Source-to-Pay-Lösungen. Über den Erfolg entscheidet weniger die Technik als die Einführung: eine klare Methodik, die Einbindung der Endnutzer, Schulung direkt im System und messbare Kennzahlen. Die folgenden 10 Best Practices zeigen, wie das gelingt.
Das Wichtigste in Kürze
- Digitale Beschaffung bildet Einkaufsprozesse durchgängig in Software ab und schafft Transparenz über Ausgaben, Lieferanten und Durchlaufzeiten.
- Die Wahl der Lösung – Spend-Management, E-Sourcing, E-Procurement oder Source-to-Pay – richtet sich nach Ihren Prozessen, nicht nach dem Funktionsumfang.
- Die größten Risiken liegen in der Akzeptanz: Kommunikation, Einbindung der Endnutzer und Schulung direkt in der Software sind Pflicht.
- Kennzahlen wie Kosten pro Bestellung, Durchlaufzeit und Nutzungsquote zeigen, ob sich die Digitalisierung des Einkaufs auszahlt.
Knowmore stellt 10 Best Practices für die erfolgreiche Einführung von Beschaffungssoftware vor. Das Ziel?
- Effektives Change Management für eine nachhaltige digitale Transformation der Beschaffung.
- Einbindung der Projektbeteiligten (Einkauf, Management, Endnutzer usw.).
- Höherer ROI für Ihr Beschaffungssystem und Ihr Unternehmen.
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1. Identifizieren Sie die Herausforderungen der Digitalisierung der Beschaffung
Die Digitalisierung des Beschaffungswesens ist für die Optimierung Ihrer Geschäftskosten unerlässlich. Ob finanzielle, betriebliche oder wettbewerbsbezogene Kosten: Sie betreffen die gesamte Organisation (Finanzleitung, Einkauf, Support usw.). Identifizieren Sie alle potenziellen Herausforderungen, die sich auf Ihre verschiedenen Stakeholder auswirken könnten.
Warum lohnt es sich, die Beschaffung zu digitalisieren?
Die Digitalisierung des Einkaufs ist für viele Einkaufsleitungen kein Zukunftsthema mehr: Im Global CPO Survey 2025 von Deloitte zählen 67 % der befragten Chief Procurement Officers die digitale Transformation und generative KI zu ihren obersten Prioritäten. Die Gründe liegen auf der Hand:
- Transparenz: Ausgaben, Verträge und Lieferantenleistung werden zentral sichtbar und auswertbar.
- Effizienz: Standardbestellungen, Freigaben und Rechnungsabgleich laufen automatisiert statt per E-Mail und Papier.
- Compliance: Freigabe-Workflows und Kataloge sorgen dafür, dass Einkaufsrichtlinien eingehalten werden.
- Bessere Entscheidungen: Saubere Daten stärken die Position in Verhandlungen und helfen, Lieferrisiken früher zu erkennen.
Laut derselben Studie hat sich der Budgetanteil für die digitale Transformation gegenüber der Befragung von 2023 fast verdoppelt. Hinzu kommt ein praktischer Effekt: Sind Routineaufgaben automatisiert, gewinnt das Einkaufsteam Zeit für strategische Themen wie Lieferantenentwicklung, Risikomanagement und Nachhaltigkeit in der Lieferkette.
Diese Vorteile stellen sich allerdings nur ein, wenn Einkäufer, Bedarfsträger und Lieferanten die neue Software tatsächlich nutzen. Genau hier setzen die folgenden Best Practices an.
2. Verstehen Sie die Rolle Ihres Beschaffungssystems
E-Procurement-Lösungen spielen eine zentrale Rolle bei der Digitalisierung des Einkaufs.
Beschaffungssysteme ermöglichen es, das Einkaufsmanagement zu vereinfachen, die Qualität der Einkaufsprozesse zu erhöhen und Zeit für Innovation und Wertschöpfung zu gewinnen.
Das Problem? Die Einrichtung Ihres Beschaffungssystems ist nur der erste Schritt zu einer effektiven digitalen Transformation des Beschaffungswesens. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, die Akzeptanz bei den Endnutzern zu fördern.
3. Etablierung einer soliden Methodik in der Aufbauphase
Wir wissen, dass die Methodik nicht der aufregendste Teil Ihres digitalen Transformationsprojekts ist – aber sie lohnt sich.
Die Festlegung einer klaren Methodik ermöglicht eine angemessene und rechtzeitige Unterstützung der Beteiligten an Ihrem Projekt.
Planung, Budgetierung und Ermittlung der Interessengruppen sind Kernbestandteile einer guten Methodik.
4. Eine Bestandsaufnahme machen
Eine Bestandsaufnahme mag selbsterklärend erscheinen, aber die Erfassung Ihrer Interessengruppen und ihrer potenziellen Projektprobleme ermöglicht es, ein Beschaffungssystem einzurichten, das an die Herausforderungen Ihres Unternehmens angepasst ist.
Damit haben Sie bereits die Hälfte des Weges zu einem erfolgreichen Digitalisierungsprojekt im Einkauf zurückgelegt.
Sie suchen eine neue Beschaffungssoftware? Einen Überblick über die wichtigsten Lösungen finden Sie in unserem Vergleich der Procurement-Software.
5. Wählen Sie die für Ihre Herausforderungen am besten geeignete Beschaffungsmethode
Für Beschaffungssysteme gibt es keine Einheitslösung, die für alle passt. Unternehmen haben je nach ihrer Situation unterschiedliche geschäftliche Herausforderungen (z. B. KMU vs. Großunternehmen, B2B vs. B2C usw.).
Die „beste“ Lösung auszuwählen bedeutet, die für Ihr Unternehmen und Ihre Benutzer am besten geeignete Lösung zu finden.
Ganz gleich, ob es sich um eine Standardlösung oder ein selbst entwickeltes Tool handelt, das beste Beschaffungssystem wird den aktuellen Bedürfnissen und künftigen Herausforderungen Ihres Unternehmens gerecht.
Welche Arten von Einkaufssoftware gibt es?
Bevor Sie Anbieter vergleichen, sollten Sie festlegen, welche Art von Lösung Sie benötigen:
- Spend-Management: zentralisiert Einkaufsdaten und macht die Ausgaben des Unternehmens auswertbar.
- E-Sourcing: unterstützt die strategische Beschaffung mit Online-Ausschreibungen (e-RFI, e-RFQ) und Online-Auktionen.
- E-Procurement: automatisiert den operativen Bestellprozess von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung.
- Source-to-Pay-Suiten: decken den gesamten Prozess von der Lieferantenauswahl bis zur Bezahlung ab, z. B. SAP Ariba, Coupa oder Ivalua.
Entscheidend ist, dass die Lösung zu Ihrer Prozesslandschaft passt: Ein Mittelständler mit überwiegend Katalogbestellungen braucht etwas anderes als ein Konzern mit komplexen Ausschreibungen in mehreren Ländern. Für die Auswahl haben sich diese Kriterien bewährt:
- Gesamtkosten: Lizenzen, Implementierung, Betrieb und Schulung
- Integration in ERP- und Finanzsysteme sowie einfache Bedienung
- Funktionsumfang im Verhältnis zu Ihren tatsächlichen Prozessen
- Support- und Wartungsleistungen des Anbieters
- Skalierbarkeit und geografische Abdeckung (Länder, Sprachen, Währungen)
- Belastbare Kundenreferenzen in Ihrer Branche
Konkrete Anbieter stellen wir in unserem Überblick zur Procurement-Software vor.
6. Kommunizieren, kommunizieren, kommunizieren
Unterschätzen Sie nie die Wirkung der Kommunikation.
Sie wollen, dass Ihre Interessengruppen mitmachen? Kommunizieren Sie während des gesamten Projekts, von der Konzeption bis zur Umsetzung und darüber hinaus, um Feedback von Nutzern und Interessengruppen einzuholen.
Ganz gleich, ob es sich um Ihr Managementteam oder Ihre Endbenutzer handelt, es ist wichtig, dass jeder Beteiligte den Mehrwert des Transformationsprojekts versteht.
7. Einführung des Beschaffungssystems mit einem nutzerorientierten Ansatz
Mangelnde Nutzerorientierung ist ein häufiger und wiederkehrender Fehler bei Digitalisierungsprojekten im Beschaffungswesen.
Die Einbindung der Endnutzer vom ersten Tag an ist von grundlegender Bedeutung, um die Akzeptanz Ihres Beschaffungssystems zu beschleunigen.
Das Sammeln von Nutzerfeedback ermöglicht es Ihrem Unternehmen, die Relevanz, Agilität und Effizienz des Projekts langfristig zu fördern.
So führen Sie Einkaufssoftware nutzerzentriert ein
- Konfiguration nach Nutzergruppen: Richten Sie Eingabemasken, Freigabewege und Kataloge an den Problemen aus, die Sie in der Bestandsaufnahme ermittelt haben – für Bedarfsträger in den Fachbereichen anders als für den operativen Einkauf.
- Pilotgruppe und Nutzertests: Lassen Sie eine repräsentative Gruppe von Anwendern die Lösung vor dem Go-live in Anwendertests (UAT) prüfen und passen Sie die Konfiguration anhand ihres Feedbacks an.
- Feedback nach dem Go-live: Messen Sie die Zufriedenheit regelmäßig, etwa mit kurzen Umfragen oder dem Net Promoter Score (NPS), und leiten Sie daraus konkrete Verbesserungen ab.
8. Schulung der Benutzer innerhalb Ihres Beschaffungssystems
Wie die Kommunikation ist auch die Schulung im Beschaffungssystem ein wesentlicher Bestandteil des Change-Managements.
Die kontinuierliche Schulung der Endnutzer bei neuen Funktionen, Prozessen und Aktualisierungen verhindert, dass Kenntnisse veralten, und erleichtert den richtigen Umgang mit der Lösung.
Dieser Schritt trägt insbesondere dazu bei, den allgemeinen Widerstand gegen Veränderungen und Frustrationen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation zu verringern.
9. Unterstützung der Nutzung des Einkaufssystems durch integrierte Kommunikation und Support
Einkäufer, Freigebende, Bedarfsträger, Lieferanten: Die Verwendungszwecke des Beschaffungssystems sind so vielfältig wie die Benutzergruppen und Berufe, die mit dem Tool arbeiten.
Die Unterstützung der Nutzung des Beschaffungssystems fördert die Akzeptanz des Tools und die Produktivität der Endbenutzer.
Aber das ist noch nicht alles. Wird der Support an die jeweilige Rolle angepasst, erhalten die Benutzer maßgeschneiderte Hilfe, die ihren geschäftlichen Herausforderungen und ihrer Nutzung des Beschaffungssystems gerecht wird.
Und nicht zuletzt: Finden Sie heraus, wie Sie die Kommunikation in Ihr Procurement-System integrieren können.
Mehr dazu erfahren Sie in unserem Whitepaper.
10. Regelmäßige Messung, Anpassung und Weiterentwicklung Ihrer E-Procurement-Lösung
Schließlich ist es an der Zeit, die Auswirkungen Ihres neuen Beschaffungssystems zu analysieren. Um Ihr Beschaffungssystem langfristig zu optimieren, sollten Sie wichtige Leistungsindikatoren wie Kostenreduzierung, Datenzuverlässigkeit, Prozessqualität und Benutzerzufriedenheit verwenden. Auf diese Weise können Sie Verbesserungspotenziale erkennen und den Erfolg Ihres Projekts sicherstellen.
Messen allein genügt nicht: Kombinieren Sie Nutzungsdaten aus Tracking-Werkzeugen mit regelmäßigen Feedback-Fragebögen und legen Sie fest, wer die Ergebnisse auswertet und welche Maßnahmen daraus folgen – etwa zusätzliche Anleitungen, eine angepasste Konfiguration oder geänderte Freigabewege. Wer die Zufriedenheit der Anwender erhebt, ohne zu reagieren, verspielt deren Vertrauen.
Unser umfassender Leitfaden vermittelt Ihnen das Wissen, um eine nachhaltige digitale Transformation des Einkaufs erfolgreich umzusetzen. Vom Verständnis der Einkaufsprobleme bis hin zur Messung des ROI erhalten Sie Zugang zu Best Practices, einschließlich der Auswahl der besten Software und der Schritte zu ihrer Einführung.
Welche Procurement-Software zu Ihren Anforderungen passt, zeigt unser aktueller Vergleich.
Mit welchen Kennzahlen messen Sie den Erfolg der digitalen Beschaffung?
Legen Sie die Kennzahlen bereits vor dem Go-live fest, damit Sie einen Ausgangswert haben. Bewährt haben sich:
- Durchschnittliche Kosten pro Bestellung: zeigen, ob die Prozesskosten sinken.
- Durchlaufzeit einer Bestellung: von der Bedarfsanforderung bis zur Bestellung beim Lieferanten.
- Anteil der Bestellungen über das System: misst, wie viel Einkaufsvolumen tatsächlich digital abgewickelt wird.
- Nutzungsquote: Anteil der aktiven Nutzer an allen vorgesehenen Anwendern.
- Anzahl der Supportanfragen: weist auf Bedienprobleme und Schulungsbedarf hin.
- Anzahl eingeholter Angebote: zeigt, ob mehr Wettbewerb unter den Lieferanten entsteht.
Ergänzen Sie die Prozesskennzahlen um Nutzungsdaten: An welchen Schritten brechen Anwender ab, wo entstehen Fehleingaben, welche Hilfeinhalte werden am häufigsten aufgerufen? Solche Auswertungen zeigen gezielt, wo Schulung oder Prozessanpassung nötig ist.
Die nutzerbezogenen Kennzahlen verdienen besondere Aufmerksamkeit. Laut Prosci erreichen 88 % der Projekte mit exzellentem Change-Management ihre Ziele oder übertreffen sie, gegenüber 13 % bei schlechtem Change-Management.
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet digitale Beschaffung?
Digitale Beschaffung bezeichnet die durchgängige Abbildung von Einkaufsprozessen in Software: von der Bedarfsanforderung über Ausschreibung, Bestellung und Freigabe bis zur Rechnungsprüfung und Lieferantenbewertung. Ziel ist es, manuelle Schritte zu reduzieren, Ausgaben transparent zu machen und Einkaufsrichtlinien einzuhalten. Typische Werkzeuge sind E-Procurement-, E-Sourcing- und Source-to-Pay-Lösungen.
Wie führe ich ein neues Procurement-System ein?
Ein neues Procurement-System führen Sie am besten schrittweise ein: Herausforderungen und Ziele klären, Bestandsaufnahme der Prozesse und Beteiligten machen, passende Lösung auswählen, Konfiguration und Tests durchführen, die Endnutzer früh einbinden und direkt in der Software schulen. Nach dem Go-live messen Sie Nutzung und Prozesskennzahlen und passen das System kontinuierlich an. Ein Pilot mit einer Abteilung senkt das Risiko.
Wie wähle ich die richtige Beschaffungssoftware?
Die richtige Beschaffungssoftware wählen Sie anhand Ihrer Prozesse, nicht anhand der längsten Funktionsliste. Legen Sie zuerst fest, ob Sie Spend-Management, E-Sourcing, E-Procurement oder eine Source-to-Pay-Suite benötigen. Vergleichen Sie dann Gesamtkosten, Integration in Ihr ERP-System, Bedienbarkeit, Support, Skalierbarkeit und Referenzen. Lassen Sie sich die Software mit eigenen Szenarien vorführen und beziehen Sie künftige Anwender ein.
Welche Rolle spielt Change-Management bei der Digitalisierung des Einkaufs?
Change-Management entscheidet maßgeblich darüber, ob die Digitalisierung des Einkaufs ihre Ziele erreicht. Einkäufer, Bedarfsträger und Lieferanten müssen neue Abläufe verstehen und akzeptieren. Dazu gehören eine klare Kommunikation des Nutzens, die Einbindung von Key-Usern, kontextbezogene Schulungen direkt in der Software und ein schnell erreichbarer Support in den ersten Wochen nach dem Go-live.
Was ist der Unterschied zwischen E-Procurement und Source-to-Pay?
E-Procurement deckt den operativen Einkauf ab, also Bedarfsanforderung, Katalogbestellung, Freigabe und Bestellung. Source-to-Pay umfasst zusätzlich den strategischen Teil: Lieferantensuche, Ausschreibung, Vertragsmanagement und Lieferantenbewertung sowie am Ende Rechnungsprüfung und Zahlung. Source-to-Pay-Suiten eignen sich daher vor allem für Unternehmen, die den gesamten Einkaufsprozess auf einer Plattform bündeln wollen.
