Strategische Ausrichtung der IT: So gelingt das Business-IT-Alignment

Business-IT-Alignment bezeichnet die fortlaufende, wechselseitige Abstimmung zwischen Geschäftsbereichen und IT – auf strategischer, taktischer und operativer Ebene. Ziel ist, dass IT-Strategie, IT-Investitionen und IT-Services die Unternehmensstrategie unmittelbar unterstützen. IT-Governance liefert dafür den Rahmen: Sie legt fest, wer über die IT entscheidet, wie Prioritäten gesetzt und wie Nutzen und Risiken überwacht werden.

Im digitalen Zeitalter spielen IT-Governance und die strategische Ausrichtung der IT eine entscheidende Rolle im unternehmerischen Entscheidungsprozess. Unter IT-Governance versteht man die Führung und Organisation der Informationstechnologie eines Unternehmens. Sie stellt sicher, dass die IT-Infrastruktur die unternehmerischen Prozesse und Strategien unterstützt und dabei hilft, die strategischen Ziele zu erreichen.

Durch die strategische Ausrichtung ist allen Abteilungen klar, in welcher Weise ihre Arbeit in die übergeordnete Unternehmensstrategie eingebunden ist. IT-Governance bietet gemeinsam mit der strategischen Ausrichtung die Möglichkeit, das Geschäftsmodell zu optimieren. Lesen Sie bei Knowmore, wie Sie mit IT-Governance die strategische Ausrichtung unterstützen und auf diese Weise Wettbewerbsvorteile erzielen.

Grundlagen der IT-Governance

Die IT-Governance orientiert sich an Grundsätzen wie Verantwortung, Strategie, Beschaffung, Leistung, Konformität und menschlichem Verhalten, wie sie die Norm ISO/IEC 38500 beschreibt. Mit anderen Worten: Die Anforderungen Ihres Unternehmens sind ausschlaggebend dafür, wie und auf welche Art Sie die IT-Governance umsetzen. Die Maßnahmen müssen dem bestehenden Risiko gerecht werden, und das entsprechende Modell muss sukzessive eingeführt werden. Diese Grundsätze tragen dazu bei, Mehrwert für Ihr Unternehmen zu generieren.

Sie schließen gleichzeitig ein, dass sowohl die IT-Entscheidungen als auch die Rollen und Verantwortlichkeiten klar und eindeutig definiert sind. Rollen sollten insbesondere für folgende Bereiche festgelegt werden:

• IT-Management und -Bereitstellung,
• Analyse von System und Architektur,
• IT-Sicherheit und Netzwerkadministration.

Jede Stelle erfordert ganz bestimmte Qualifikationen, die Sie berücksichtigen müssen, wenn Sie den einzelnen Mitarbeitern bestimmte Rollen übertragen.

Denken Sie daran, dass es mehrere Normen gibt, die für den Bereich IT-Governance relevant sind (zum Beispiel die Norm ISO/IEC 38500) und dass die Umsetzung der IT-Governance durch Frameworks unterstützt wird. Beispiele in diesem Zusammenhang sind die Modelle COBIT und ITIL. Das COBIT-Framework hilft dabei, die Aufgaben der IT in Prozesse zu gliedern, die an den Anforderungen des Unternehmens ausgerichtet sind. Bei ITIL handelt es sich um Best Practices für das Management und die Umsetzung der IT-Dienstleistungen.

Strategische Ausrichtung und die mit ihr verbundenen Herausforderungen für Unternehmen

Die strategische Ausrichtung umfasst alle Prozesse, die die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen ermöglichen. Auch hier gilt, dass die übergeordneten strategischen Unternehmensziele immer berücksichtigt werden müssen. Die strategische Ausrichtung stellt somit eine optimale Koordination von IT-Leitung, IT-Services, Organisationsstruktur, den verschiedenen Bereichen (HR, Produktion usw.) und der Gesamtstrategie des Unternehmens sicher.

Allerdings sind damit mehrere Herausforderungen verbunden. Die größte Schwierigkeit besteht darin, eine Methode zu entwickeln, die alle langfristigen Ziele des Unternehmens berücksichtigt. Dies erfordert wiederum ein umfassendes Verständnis für die zukünftigen Unternehmensanforderungen, eine minutiöse Planung, eine fundierte Marktanalyse u. v. m.

Für eine optimale Umsetzung können Sie sich auf Modelle stützen, die für eine erfolgreiche strategische Ausrichtung stehen. Die meisten Modelle, die es in diesem Zusammenhang gibt, empfehlen, unternehmerische Merkmale einzubeziehen, etwa:

• die DNA des Unternehmens,
• die allgemeine Organisation,
• das interne und externe Umfeld.

Diese Vorgehensweise setzt voraus, dass man erkennt, welche Anforderungen gegebenenfalls eine Neuausrichtung des IT-Ansatzes notwendig machen. Zudem sind eine enge Zusammenarbeit zwischen dem Leiter der Informationstechnologie (CIO) und den anderen Fachbereichen sowie die Nutzung passender Hilfsmittel erforderlich. Weiterhin benötigt man eine Software, welche die operative Steuerung erleichtert.

Was ist Business-IT-Alignment? Ebenen und Modelle

Die Wirtschaftsinformatik der Universität Bamberg definiert IT-Business-Alignment als fortlaufende, gegenseitige Abstimmung von Geschäftsbereichen und IT. Diese Abstimmung findet auf drei Ebenen statt:

• Strategisch: Ziele, Strategien und Pläne von Unternehmen und IT
• Taktisch: Projektportfolio, Infrastruktur und Ressourcenplanung
• Operativ: Geschäftsprozesse, IT-Services und die tägliche Zusammenarbeit

Auf jeder Ebene unterscheidet man zwischen strukturellem Alignment (Organisation, Strukturen, Abläufe) und sozialem Alignment (Kommunikation, gegenseitiges Vertrauen, Wissen über den jeweils anderen Bereich). In der Praxis wird die soziale Seite häufig unterschätzt, obwohl gerade sie über die Zusammenarbeit im Alltag entscheidet.

Das bekannteste Modell ist das Strategic Alignment Model von John Henderson und N. Venkatraman (MIT). Es unterscheidet vier Bereiche: Geschäftsstrategie, IT-Strategie, organisatorische Infrastruktur und Prozesse sowie IT-Infrastruktur und Prozesse. Alignment entsteht, wenn externe Strategie und interne Umsetzung zueinander passen (strategic fit) und Geschäfts- und IT-Bereich miteinander verzahnt sind (functional integration). Für die Praxis heißt das: Eine IT-Strategie ist nur so gut wie ihre Verankerung in Organisation, Prozessen und Infrastruktur.

IT-Governance als Hebel für strategische Ausrichtung

IT-Governance kann ein wirksamer Hebel für die strategische Ausrichtung der IT sein, vorausgesetzt, Sie richten die IT an Ihren Businesszielen aus. Damit dies gelingt, müssen Sie Ihre Geschäftsziele in messbare IT-Leistungen umwandeln. Dies erleichtert die Einführung einer effizienten IT-Governance und hilft dabei, die vorhandenen Ressourcen auszuschöpfen.

Fördern Sie die regelmäßige Kommunikation zwischen dem IT-Leiter und den Leitern der anderen Fachbereiche des Unternehmens. Bevorzugen Sie Lösungen, die mit Ihrer Vision und Ihren Anforderungen übereinstimmen und die Implementierung von Systemen erleichtern, die für die Geschäftsprozesse notwendig sind. Aufgabe des CIO muss es sein, eine Infrastruktur aufzubauen, die dabei hilft, das operative Geschäft zu optimieren.

Stellen Sie sicher, dass die IT-Investitionen auf Ihre Unternehmensstrategie abgestimmt sind. Zu diesem Zweck können Sie die IT als Support- oder Entwicklungsdienstleister einstufen. Im ersten Fall steht die zuverlässige Erfüllung der Anforderungen der Fachbereiche im Vordergrund, gemessen an Leistung, Qualität, Kosten und Termintreue. Im zweiten Fall können Sie Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorsprung verschaffen.

Auf diese Weise kann die IT den Innovationsbedarf anderer Abteilungen erfüllen und neue Trends, Prozesse und Praktiken einführen. Dies setzt allerdings voraus, dass der CIO die digitale Transformation des Unternehmens vorantreibt und Impulse für die übergreifende IT-Strategie gibt. Für welche Variante Sie sich auch entscheiden, Sie sollten diese nach der Einführung mit geeigneten Tools bewerten.

Wie messen Sie, ob IT und Business aufeinander abgestimmt sind?

Alignment lässt sich nicht an einer einzigen Zahl ablesen. Aussagekräftig ist eine Kombination aus strategischen, finanziellen und nutzerbezogenen IT-Kennzahlen:

• Strategischer Anteil des IT-Budgets: Wie viel fließt in Vorhaben, die direkt auf Unternehmensziele einzahlen, und wie viel in den reinen Betrieb?
• Portfolio-Abdeckung: Lässt sich jedes größere IT-Projekt einem strategischen Ziel und einem verantwortlichen Fachbereich zuordnen?
• Nutzen nach dem Go-live: Werden die im Business Case versprochenen Effekte erreicht, und wie schnell (Time-to-Value)?
• Nutzung der Anwendungen: Arbeiten die Mitarbeitenden tatsächlich mit den neuen Systemen, oder entstehen Umgehungslösungen und Schatten-IT?
• Zufriedenheit der Fachbereiche: Wie bewerten die Geschäftsbereiche Leistung, Reaktionsfähigkeit und Beratung der IT?

Erheben Sie diese Werte regelmäßig, etwa einmal im Quartal, und besprechen Sie sie gemeinsam mit IT-Leitung und Fachbereichen. So wird aus dem abstrakten Ziel der strategischen Ausrichtung eine überprüfbare Steuerungsgröße. Weichen einzelne Werte deutlich ab, ist das ein Anlass, Prioritäten im Projektportfolio neu zu justieren.

Herausforderungen und Best Practices

Will man die strategische Ausrichtung durch die IT-Governance unterstützen, stößt man in der Regel auf Probleme im Zusammenhang mit dem Risikomanagement (Computer- und Netzwerksicherheit), mit Budgetbeschränkungen und mit Widerständen im Unternehmen. Die Koordination zwischen der IT und den Fachabteilungen kann ebenfalls Kommunikations- und Verständnisschwierigkeiten hervorrufen. Jeder dieser Punkte hat natürlich spezifische Auswirkungen.

Die IT-Sicherheitsrisiken machen zum Beispiel deutlich, dass die Bedrohungen, denen Computer und Netzwerk ausgesetzt sind, immer schwieriger zu erkennen sind und dass sie die Erreichung der strategischen Ziele gefährden können. Um diesen Herausforderungen die Stirn zu bieten, eine zielführende IT-Governance zu etablieren und die strategische Ausrichtung erfolgreich umzusetzen, ist es wichtig, sich an bestimmte Abläufe und Best Practices zu halten.

Eine der erfolgversprechendsten Best Practices besteht darin, sicherzustellen, dass alle Stakeholder die Vorgehensweise unterstützen. Zudem sollten Sie in die Kompetenzentwicklung der IT-Mitarbeiter investieren und geeignete Schutzmaßnahmen umsetzen. Beziehen Sie am besten alle Akteure bereits in die Planungsphase ein und nutzen Sie Projektmanagementtools. In diesem Fall sollten Sie ebenfalls Projekten und Lösungen den Vorzug geben, die mit Ihrer Vision in Einklang stehen. Holen Sie sich bei Bedarf externe Unterstützung, etwa durch eine spezialisierte IT-Beratung.

Zusammenfassung

Die strategische Ausrichtung bietet zwar mehrere Wettbewerbsvorteile, ist jedoch auch mit Herausforderungen verbunden. Die IT-Governance unterliegt bestimmten Normen und Grundprinzipien, die bei der Umsetzung in die Praxis helfen. Durch die immer größer werdenden Datenmengen und die steigende Bedeutung digitaler Technologien ist IT-Governance entscheidend für die strategische Ausrichtung. Sie ist auch deshalb von großer Bedeutung, weil sie dabei hilft, die technologischen Investitionen mit den verschiedenen langfristigen Zielen des Unternehmens in Einklang zu bringen.

IT-Governance basiert auf Frameworks und umfasst die Festlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten für alle Beteiligten sowie die Einhaltung der entscheidenden Phasen. Sie ist zudem einer der wirksamsten Hebel für die strategische Ausrichtung. Um die IT-Governance effizient in die strategische Ausrichtung zu integrieren, müssen Sie die damit verbundenen Herausforderungen berücksichtigen und Best Practices einhalten. Vergessen Sie nicht, kontinuierlich strategische Überlegungen anzustellen, sich über Trends in der Informationstechnologie zu informieren und Ihre IT permanent zu optimieren.