Outils GPEC : quels enjeux et quels avantages ?

Un logiciel GPEC est un outil RH, autonome ou intégré au SIRH, qui centralise les référentiels d’emplois et de compétences, les entretiens et les plans de développement pour anticiper les besoins en compétences de l’entreprise. En France, le Code du travail parle désormais de GEPP, gestion des emplois et des parcours professionnels : les éditeurs utilisent indifféremment les deux sigles.

Nouveaux métiers, transformation numérique, mobilité choisie : les besoins en compétences et les attentes des salariés évoluent vite. Dans ce contexte, alors que les responsables ressources humaines doivent s’adapter constamment aux mouvements de l’entreprise et de son environnement, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC) est devenue un enjeu majeur pour les organisations. Anticiper les évolutions futures de l'entreprise, identifier les besoins en compétences, ou encore mettre en place les actions nécessaires pour y faire face… Aujourd'hui, les logiciels spécialisés dans la GPEC offrent des solutions innovantes pour répondre à ces défis. Décryptage.

1. Définition de la GPEC

L'enjeu principal de la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences réside dans sa capacité à accompagner votre entreprise dans un environnement en mutation. Les avancées technologiques, les changements économiques et sociaux, ainsi que l'évolution des attentes des salariés, nécessitent une adaptation constante des compétences au sein des organisations. La GPEC permet d'anticiper ces évolutions et de mettre en place des actions pour développer les compétences nécessaires à la pérennité de votre entreprise. Cependant, la gestion manuelle des données liées à la GPEC peut s'avérer complexe et chronophage. Qui voudrait remplir des tableaux pendant des heures ? C’est là que les logiciels SIRH entrent en jeu. Ces outils informatiques permettent de centraliser et d'analyser les données liées aux emplois, aux compétences et aux parcours professionnels des salariés. Ils offrent une vision globale et précise de la situation actuelle de l'entreprise, ainsi que des projections pour l’avenir. Si vous ne mesurez pas les performances de chaque collaborateur, comment pouvez-vous améliorer leurs résultats et garder vos meilleurs talents ?

GPEC ou GEPP : quelle différence ?

La GPEC (gestion prévisionnelle des emplois et des compétences) et la GEPP (gestion des emplois et des parcours professionnels) désignent la même démarche : anticiper l’évolution des métiers et adapter les compétences en conséquence. Comme le rappelle la DREETS Centre-Val de Loire, le terme GEPP remplace GPEC depuis les ordonnances du 22 septembre 2017. Le nouveau nom met l’accent sur les parcours professionnels : mobilité, formation, évolution de carrière.

La négociation sur la GEPP est obligatoire dans les entreprises et groupes d’au moins 300 salariés, ainsi que dans les entreprises et groupes de dimension communautaire comptant au moins un établissement de 150 salariés en France. Elle a lieu au moins tous les trois ans ; un accord peut fixer une autre périodicité, dans la limite de quatre ans. La Cour de cassation a précisé en septembre 2024 que cette obligation suppose la présence d’organisations syndicales représentatives au niveau de l’entreprise, et non d’un seul établissement (Éditions Tissot).

Côté outils, rien ne change : « logiciel GPEC » et « logiciel GEPP » recouvrent les mêmes fonctionnalités. Les petites entreprises, non soumises à l’obligation de négocier, y recourent aussi pour piloter leurs compétences.

2. Comment mettre en place une GPEC ?

La mise en place d’une GPEC passe par un audit de l’existant, pour pouvoir faire un diagnostic de vos besoins, tant en termes de poste à pourvoir que de gestion de carrières. L’entretien professionnel constitue la base de la GPEC. Cet échange entre le salarié et l’entreprise vise à discuter des compétences nécessaires pour le poste actuel et des projets de formation et d'évolution du salarié. Les souhaits du collaborateur recueillis lors de ces entretiens peuvent alors être centralisés dans un système d'information des ressources humaines (SIRH). Ces entretiens vont vous permettre de cartographier les compétences au sein de votre entreprise et d’en assurer un suivi, d’identifier celles qui vous manquent et d’orienter vos décisions stratégiques en fonction.

3. Quels sont les avantages de la GPEC ?

• Faciliter la planification stratégique des ressources humaines : Grâce à des fonctionnalités avancées, les logiciels SIRH permettent d'identifier les écarts entre les compétences disponibles et les compétences requises pour atteindre les objectifs de l'entreprise. Ils peuvent également vous aider à définir des plans d'actions concrets pour combler ces écarts, que ce soit par la formation, le recrutement ou la mobilité interne. Si un collaborateur occupant un poste clé décide de quitter votre entreprise dans peu de temps, possédez-vous les qualifications en interne afin de le remplacer ? Un N-1 peut-il prétendre à augmenter dans ses fonctions ou faudra-t-il recruter ? Si le suivi de leurs parcours a été fait de façon optimale, vous aurez toutes les clés pour prendre une décision éclairée basée sur des éléments concrets.

• Favoriser l'engagement de vos salariés : En offrant une visibilité sur les opportunités d'évolution de carrière au sein de votre entreprise, ces outils contribuent à la motivation et à la fidélisation de vos collaborateurs. Les salariés se sentent valorisés et encouragés à développer leurs compétences, sachant qu'ils ont des perspectives d'évolution à vos côtés. Favoriser une mobilité interne permet également une meilleure rétention des talents, mais aussi de ne pas engager des coûts et du temps dans des recrutements externes.

Le délai moyen de recrutement d’un cadre est passé de 9 à 11 semaines entre 2020 et 2021 ; dans les services à forte valeur ajoutée, la part des entreprises ayant mis plus de 12 semaines à recruter est passée de 12 % à 22 % (Apec, Pratiques de recrutement des cadres 2022).

• Des analyses prédictives : En exploitant les données disponibles, les logiciels SIRH comme Cegid Talentsoft, Cornerstone RH ou Sopra HR, sont capables d'anticiper les besoins futurs en compétences et de mettre en place des actions préventives. Cela permet à l'entreprise de se préparer aux évolutions à venir, de réduire les risques liés à la perte de compétences clés, et d'optimiser sa stratégie de recrutement et de formation. Les logiciels SIRH vous offrent alors une meilleure visibilité de l'entreprise. En tant que responsable des ressources humaines, vous disposez d'outils puissants pour piloter efficacement la gestion des compétences et des carrières. Et pour favoriser la montée en compétences, quoi de mieux que des formations adaptées ?

Quelles fonctionnalités attendre d’un logiciel GPEC ?

Qu’il s’agisse d’un module de SIRH ou d’un outil spécialisé, un logiciel GPEC couvre en général les fonctions suivantes :

• Référentiel des emplois et des compétences : fiches de poste, compétences attendues et niveaux de maîtrise.
• Cartographie des compétences : vision des compétences disponibles par équipe et analyse des écarts avec les besoins futurs.
• Campagnes d’entretiens : entretiens annuels et professionnels, avec historique et souhaits d’évolution.
• Plans de développement : lien direct entre écarts constatés, actions de formation et mobilité interne.
• Revues de talents et plans de succession pour les postes clés.
• Tableaux de bord : pyramide des âges, métiers sensibles, compétences rares.

Module SIRH ou outil dédié ? Un module intégré au SIRH évite les doubles saisies et s’appuie sur des données salariés à jour ; un outil spécialisé offre souvent des référentiels plus riches, mais suppose une interface solide avec le SIRH. Dans les deux cas, le critère décisif reste l’usage : un référentiel que les managers ne renseignent pas ne produit aucune donnée exploitable. Prévoyez donc dès le choix de l’outil un plan pour favoriser son utilisation.

4. Formez vos collaborateurs

Dans le contexte de la GPEC il est essentiel que les managers en ressources humaines soient, eux-mêmes, bien formés aux outils de gestion des talents dans le but d’assurer un accompagnement optimal de leurs salariés dans la gestion de leurs compétences. Pour les accompagner dans leur apprentissage, des simulateurs d’application pour formations interactives existent.

L'outil auteur K-STUDIO permet de créer une réplique fidèle d’une application métier. Les managers en ressources humaines disposent alors de modules complets : découverte pas à pas, exercices pratiques avec saisie…, leur permettant d'optimiser l’utilisation de leur module SIRH GPEC.