Réussir le déploiement d’un nouveau logiciel repose sur huit étapes : évaluer les besoins, impliquer les parties prenantes, planifier le déploiement, chiffrer les coûts, constituer l’équipe projet, former les utilisateurs, limiter la baisse de productivité au démarrage et mesurer les usages. La technique ne suffit pas : c’est l’adoption par les utilisateurs qui conditionne le retour sur investissement.
L’essentiel
- Le déploiement d’un logiciel métier se prépare en amont : besoins, parties prenantes, plan de déploiement, budget et équipe projet.
- La formation des utilisateurs et l’accompagnement après la mise en service limitent la baisse de productivité qui suit souvent un changement d’outil.
- Pour une nouvelle version, un déploiement progressif par groupes d’utilisateurs, d’un pilote à la généralisation, réduit les risques.
- Mesurer l’usage réel des fonctionnalités permet d’ajuster la formation et le support, et de vérifier le retour sur investissement.
L’adoption de nouveaux usages et de nouveaux outils répond à un enjeu de développement pour l’entreprise. Les outils digitaux permettent, entre autres, d'augmenter la productivité des équipes, en leur dégageant du temps pour se concentrer sur des tâches à haute valeur ajoutée. Mais comment pouvez-vous être sûr que la mise en place de nouveaux logiciels sera un succès ? L'introduction d'un nouvel outil peut être difficile et les erreurs commises lors de cette phase peuvent avoir des conséquences pour votre entreprise. C'est pourquoi il est crucial d'avoir un plan d'action clair dès le début, pour garantir une implémentation réussie et avoir un ROI positif.
Voici les bonnes pratiques à mettre en place pour réussir l'implémentation d’un nouveau logiciel au sein de l’entreprise. Prêt à en savoir plus ?
1. Évaluez les besoins de l’entreprise
Avant de commencer, il est essentiel de comprendre les besoins de votre entreprise et de déterminer les fonctionnalités et les exigences du logiciel. Votre équipe projet doit travailler en parfaite harmonie et transparence avec le fournisseur du logiciel. Prenez le temps d’échanger sur ce qu’il est possible de faire ou non avec, si des améliorations via des mises à jour sont possibles, voire des aides, tutoriels ou autres pour faciliter la prise en main des utilisateurs.
2. Impliquez les parties prenantes
En impliquant les parties prenantes dès le début du processus d'implémentation, cela facilite une adoption plus rapide du logiciel. Le changement fait souvent peur aux collaborateurs, mais le numérique doit être un outil, pas un obstacle. Prenez du temps en amont pour leur présenter les avantages du logiciel et les bénéfices qu’ils pourront en tirer. Ainsi, lors de leurs premières utilisations, ils adopteront une attitude positive plutôt que de rejet.
3. Planifiez le déploiement
La planification du déploiement doit tenir compte des différents aspects du processus, notamment la formation des utilisateurs, les tests de validation et la gestion des risques. Les risques peuvent être humains - les utilisateurs vont-ils rejeter le logiciel ? En combien de temps vont-ils se l’approprier ? Leur productivité va-t-elle en pâtir ? -, mais également liés aux données de l’entreprise - S’il y a changement de logiciel, cela implique-t-il une migration de nos données ? En combien de temps peuvent-elles être transférées ? Comment les sécuriser ? Autant de questions à prendre en compte lors de sa planification.
Quels sont les différents types de déploiement d’un logiciel ?
Le choix du mode de déploiement conditionne le niveau de risque et l’effort d’accompagnement. Les quatre approches les plus courantes :
| Mode | Principe | Quand le choisir |
|---|---|---|
| Bascule unique (« big bang ») | Tous les utilisateurs passent au nouvel outil à la même date | Outil simple, données difficiles à maintenir dans deux systèmes |
| Pilote puis généralisation | Un site ou une équipe teste en conditions réelles avant l’extension | Logiciel métier structurant (ERP, SIRH, CRM) |
| Déploiement par vagues | Mise en service successive par entité, pays ou population | Grande organisation, ressources de formation limitées |
| Fonctionnement en parallèle | Ancien et nouvel outil coexistent pendant une période définie | Processus critiques où l’erreur coûte cher |
Pour les mises à jour, Microsoft recommande par exemple de raisonner en « anneaux de déploiement » : un groupe restreint valide la nouvelle version, puis un échantillon représentatif, avant la diffusion à toute l’organisation (Microsoft Learn). Quel que soit le mode choisi, fixez des critères de passage d’une étape à l’autre et préparez la date de go-live avec le support et les relais métier.
4. Évaluez les coûts
Évaluez les coûts de l'implémentation, y compris les coûts de développement, de formation et de maintenance. Est-ce votre service informatique qui s’occupera de résoudre les incidents techniques, de gérer les interactions entre plusieurs applications métier et conséquences induites, de répondre aux questions des utilisateurs ? Ou préférez-vous laisser la gestion et le support au fournisseur ?
5. Sélectionnez les bonnes personnes
Choisissez les bonnes personnes pour la mise en œuvre du logiciel, en fonction de leur expertise et de leur expérience ! Les managers d’équipes bénéficient d’une bonne connaissance métiers et profitent d’une proximité avec les utilisateurs finaux. Le chef de projet et la DSI, quant à eux, ont une vision d’ensemble du projet. Identifiez les interlocuteurs à privilégier pour la conduite de ce projet ; ils seront les mieux placés pour répondre aux craintes ou aux besoins divers. Aussi, il est important de déterminer dès le départ, avec le fournisseur logiciel, le niveau d’assistance garanti tout au long du déploiement.
6. Formez les utilisateurs
Fournissez une formation adéquate aux utilisateurs pour garantir une adoption rapide et efficace. Plusieurs solutions existent, comme la formation en présentiel, la formation à distance synchrone, ou encore des tutoriels qui paraissent souvent longs et ennuyeux. Et pourquoi pas un simulateur d’application pour des formations interactives ?
Avec notre logiciel Auteur e-Learning K-STUDIO, formez des centaines ou milliers de collaborateurs pour les préparer à une nouvelle version logiciel RH, Achat, outils collaboratifs, CRM ou ERP… Les apprenants s’exercent sur une réplique de l’application, sans risque pour les données réelles.
7. Anticipez pour éviter une baisse de productivité
Une implémentation de logiciel peut souvent entraîner une baisse de productivité et affecter le moral des employés. Certains collaborateurs peuvent se sentir découragés, voire dépassés. Il est donc essentiel de mettre en place un processus d’adoption digitale adapté à vos besoins à la fois, en termes de ressources et d’organisation.
Une DAP comme K-NOW peut aider en fournissant un apprentissage en contexte et une assistance en temps réel, évaluant les besoins de l'utilisateur tout en maintenant la productivité.
Déployer une nouvelle version d’un logiciel : ce qui change
Le déploiement de la nouvelle version d’un logiciel déjà en place suit la même logique que l’implantation d’un nouvel outil, avec un enjeu différent : les utilisateurs ont leurs habitudes. L’ampleur de l’accompagnement dépend du type de version. Dans la numérotation classique, rappelle Wikipédia, le premier chiffre signale une version majeure, le deuxième une version mineure et le dernier un correctif.
- Analysez les notes de version : quelles fonctionnalités changent, disparaissent ou apparaissent ?
- Identifiez les processus et les populations impactés pour ne former que ceux qui en ont besoin.
- Testez la non-régression sur vos cas d’usage réels, y compris les interfaces avec les autres applications.
- Formez sur les écarts plutôt que sur l’outil entier : de courts modules sur ce qui change suffisent souvent.
- Annoncez les nouveautés dans l’application, au moment où l’utilisateur les rencontre.
Avec les logiciels en SaaS, les nouvelles versions arrivent selon le calendrier de l’éditeur : ce travail devient récurrent et gagne à être industrialisé dans un dispositif d’adoption continue.
8. Évaluez les performances
Évaluez régulièrement les performances du logiciel pour vous assurer qu'il répond aux besoins de l'entreprise et aux attentes des utilisateurs. Vos utilisateurs sont-ils à l’aise dans l’usage de vos applications, portails web, etc. ? Quelles sont les fonctionnalités réellement utilisées ? Quel est le palmarès des processus les plus utilisés et les moins empruntés ?
Notre Plateforme Analytics K-VALUE permet de mesurer en temps réel l’usage des applications et de restituer les indicateurs clés pour instruire les ROI attendus dans le cadre de votre projet. Il faut d’abord se connaître pour pouvoir anticiper et s’améliorer !
Conclusion : connaître pour anticiper
L’implémentation d’un nouveau logiciel demande du temps et de la préparation. N’oubliez pas ; de votre planification dépendra la bonne préparation de vos équipes et l’intégration réussie de votre logiciel au sein de votre entreprise. Si vous voulez construire votre futur à partir de bases solides, accompagner vos collaborateurs au quotidien est LA clé ! Intégrez une formation continue à vos logiciels et développez une dextérité numérique qui facilitera l’intégration des prochains outils ou changements dans votre entreprise !
Questions fréquentes
Qu’est-ce que le déploiement d’un logiciel ?
Le déploiement d’un logiciel désigne l’ensemble des opérations qui rendent un logiciel opérationnel pour ses utilisateurs : installation ou paramétrage, reprise des données, tests, mise en service, formation et support. Dans un projet d’entreprise, il couvre à la fois la dimension technique et la dimension humaine, car un logiciel installé mais peu utilisé ne produit pas les gains attendus.
Quelle différence entre implantation, implémentation et déploiement d’un logiciel ?
Les trois termes sont souvent employés comme synonymes. L’implémentation désigne plutôt la mise en œuvre technique : paramétrage, développements, intégration au système d’information. Le déploiement correspond à la mise à disposition auprès des utilisateurs, par vagues ou en une fois. L’implantation, plus large, englobe l’ensemble du projet, jusqu’à l’appropriation de l’outil par les équipes.
Combien de temps faut-il pour implanter un nouveau logiciel ?
La durée d’implantation d’un nouveau logiciel dépend de sa complexité, du nombre d’utilisateurs, des interfaces avec les autres applications et de la reprise des données. Un outil SaaS standard se déploie bien plus vite qu’un ERP paramétré pour plusieurs entités. Prévoyez dans tous les cas une période d’accompagnement renforcé après la mise en service.
Comment faire adopter un nouveau logiciel par les équipes terrain ?
Pour faire adopter un nouveau logiciel par des équipes terrain, comme les chefs de chantier ou les techniciens, partez de leurs tâches réelles : formations courtes sur les gestes du quotidien, relais de proximité parmi leurs pairs, interface mobile simple et aide disponible dans l’outil au moment de la saisie. Mesurez l’usage pour repérer rapidement les blocages.
Qu’est-ce que l’hypercare après la mise en service d’un logiciel ?
L’hypercare est la période de support renforcé qui suit immédiatement la mise en service d’un logiciel. Les équipes projet et support restent mobilisées pour corriger rapidement les anomalies, répondre aux questions et suivre les premiers indicateurs d’usage. Elle s’achève lorsque l’activité est stabilisée et que le support courant peut prendre le relais. Voir la définition de l’hypercare.
