Démo
Cas d’usage · Déploiement LIMS

LIMS de laboratoire : chaque saisie est une donnée tracée, dès le premier jour.

Un LIMS (laboratory information management system) remplace les cahiers, les tableurs et les étiquettes faites main. Techniciens, analystes et responsables qualité doivent enregistrer, analyser et valider dans un logiciel où chaque saisie laisse une trace, et où une erreur se corrige avec une justification.

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K-Studio
Exercice 2 sur 6Score 100 %
Simulation
ÉchantillonAnalyseStatut
ECH-7720pH · lot 24-118Validé
ECH-7721Viscosité · lot 24-118À saisir
ECH-7722Teneur en eauEn cours
ECH-7723DensitéReçu
Résultat · ECH-7721Enregistrer
MéthodeMO-VIS-03 ✓Résultat412 mPa·sSpécification380 – 450 mPa·sÉtape suivanteSoumettre à la revue du responsable
iÀ vous de jouerSaisissez la viscosité de l’échantillon ECH-7721.!PresqueECH-7720 ouvert : ce résultat est déjà validé.✓Bien jouéC’est le bon échantillon. Vérifiez la méthode avant d’enregistrer.
2 000utilisateurs par module chez IFPEN, guidés au moment de la saisie dans leurs outils achats, temps et projets : un cas comparable
11.10(i)la règle FDA qui exige que les utilisateurs d’un système d’enregistrements électroniques soient formés
18 %de postes vacants dans les laboratoires médicaux américains en 2022 : les équipes changent sans cesse
La réponse courte

Comment réussir le déploiement d’un LIMS ?

En entraînant les équipes hors du système validé, puis en les guidant dans l’écran réel, à trois moments.

Avant la mise en service · K-STUDIO

S’entraîner hors du système validé

Réception, saisie, revue : chaque geste rejoué sans créer d’enregistrement réel.

Au moment de saisir · K-NOW

Guider dans l’écran du résultat

La règle de saisie ou de correction s’affiche quand l’analyste hésite.

Dans la durée · K-VALUE

Repérer les étapes qui bloquent

Corrections répétées, écrans abandonnés, laboratoires qui prennent du retard.

Le problème

Le projet valide le système. Les utilisateurs, eux, apprennent sur les vrais échantillons.

Un projet LIMS se prépare en paramétrage des méthodes, en interfaces avec les instruments et en validation du système. La formation des utilisateurs arrive souvent en fin de projet, sur un environnement de test qu’il faut maintenir à jour, ou directement sur les échantillons du jour.

×Mise en service subie
  • Une formation de fin de projet, sur un environnement de test à maintenir.
  • Des corrections de saisie qui s’accumulent dans la piste d’audit les premières semaines.
  • Des nouveaux arrivants formés par un collègue, sur de vrais échantillons.
  • Des utilisateurs clés qui répondent aux mêmes questions au lieu de faire avancer le laboratoire.
✓Mise en service préparée
  • Des exercices sur une réplique, qui ne créent aucun enregistrement dans le système validé.
  • Un guidage au moment de la saisie : dans les outils achats, temps et projets d’IFPEN, les champs sensibles sont expliqués dans l’écran.
  • Des contenus gérés en interne : les équipes IFPEN créent et publient elles-mêmes leurs aides.
  • Une méthode réutilisable : chaque nouvelle application rejoint le dispositif sans repartir de zéro.
Ce que disent les chiffres

Dans un laboratoire, la formation fait partie de la conformité.

11.10(i)La réglementation FDA impose de vérifier que les personnes qui utilisent un système d’enregistrements électroniques ont la formation et l’expérience requises.eCFR, 21 CFR Part 11, section 11.10
18 %de postes vacants dans les laboratoires médicaux américains (Core Laboratory) en 2022, en hausse dans tous les départements depuis 2020.ASCP 2022 Vacancy Survey, American Journal of Clinical Pathology
ALCOADes données attribuables, lisibles, contemporaines, originales et exactes : la FDA constate de plus en plus d’écarts d’intégrité des données en inspection.FDA, Data Integrity and Compliance With Drug CGMP
Recherche et laboratoires

IFPEN guide jusqu’à 2 000 utilisateurs par module au moment de la saisie.

Chez IFP Energies nouvelles, chercheurs, ingénieurs et fonctions support partagent des applications qu’ils utilisent de façon très inégale : Cegid pour les achats, un outil de saisie des temps, Planisware pour les projets. K-NOW affiche la marche à suivre dans l’écran et explique les champs sensibles au moment de la saisie. Ce n’est pas un LIMS, mais c’est le même besoin qu’un laboratoire qui passe au LIMS.

3 applications

Achats, temps et projets couverts ; la maintenance est le prochain module.

Équipes autonomes

Les contenus sont créés et publiés en interne par les équipes IFPEN.

RéceptionkÉTAPE 1 / 3Ouvrez l’échantillon à corriger.RésultatsRevueInstrumentsRapports
Résultat · ECH-7722Enregistrer
AnalyseTeneur en eauMéthodeMO-KF-01Valeur corrigéekÉTAPE 2 / 3Saisissez la valeur corrigée.kÉTAPE 3 / 3Justifiez la correction ici.Motif de correctionObligatoireAnalysteInitiales
IFPENCegid XRP · Planisware2 000utilisateurs par module

Cas comparable : des saisies plus sûres

Guidage K-NOW dans les achats, les temps et les projets, pour les chercheurs comme pour les fonctions support.

Lire la success story → MichelinOracle EBSAucunebase école à monter par pays

S’entraîner sans toucher au système réel

Des simulations K-STUDIO de l’ERP pour une formation homogène dans le monde.

Lire la success story → AllianzABS68exercices simulés

Une simulation à la place de l’environnement de formation

7 000 collaborateurs entraînés sans exposer de données de production.

Lire la success story →

Voir aussi :notre définition du GxPla recette utilisateur (UAT)

Le déroulé d’une mise en service LIMS

Avant, pendant, après la mise en service : une même exigence de traçabilité.

Avant la mise en service, chaque rôle doit répéter ses gestes hors du système validé. Pendant la bascule, les utilisateurs clés vérifient les données reprises. Le premier jour, les analystes saisissent sur de vrais échantillons, et chaque correction doit être justifiée.

La méthode

Quatre étapes pour préparer la mise en service d’un LIMS.

Cartographier les gestes par rôle

Réception, saisie, calcul, revue, approbation : qui fait quoi, dans quel écran.

S’entraîner hors du système validé

Des exercices K-STUDIO sur une réplique : voir la formation avant go-live.

Guider les premières saisies

K-NOW affiche la règle de saisie et de correction dans l’écran.

Mesurer l’autonomie

K-VALUE montre où l’on bloque, écran par écran et laboratoire par laboratoire.

Par logiciel

Les applications autour du laboratoire.

Le LIMS travaille rarement seul : qualité, lots, projets de recherche, tableaux de bord. Chacune de ces applications peut être simulée et guidée.

VeevaVeeva VaultQualité, documents et LIMS dans les industries réglementées.Adoption Veeva → SAPSAPGestion de la qualité et des lots, en lien avec le laboratoire.Adoption SAP → PlaniswarePlaniswarePilotage des projets de recherche, comme chez IFPEN.Adoption Planisware → MicrosoftPower BITableaux de bord des résultats et des délais d’analyse.Adoption Power BI →
Les solutions

De la réplique aux saisies du quotidien.

K
K-STUDIOSimulateur d’applications

S’entraîner hors du système validé.

Une réplique du LIMS pour réceptionner, saisir et revoir, sans créer d’enregistrement réel.

Découvrir K-STUDIO→
  • Écrans clonés, données fictives
  • Accessible dans le navigateur
  • Rejouable par chaque nouvel arrivant
  • Évaluation par exercice
K
K-NOWPlateforme d’adoption digitale

Guider au moment de la saisie.

Règles de saisie, de correction et de revue affichées dans l’écran, sans modifier le LIMS.

Découvrir K-NOW→
  • Aides au champ près
  • Ciblage par rôle et par laboratoire
  • Plusieurs langues
  • Aides modifiées sans toucher au système validé
K
K-VALUEDigital adoption analytics

Savoir où les saisies bloquent.

Des indicateurs par écran et par équipe pour piloter l’après-mise en service.

Découvrir K-VALUE→
  • Usage écran par écran
  • Étapes abandonnées
  • Durée des opérations
  • Comparaison entre laboratoires
Questions fréquentes

LIMS de laboratoire : vos questions.

Qu’est-ce qu’un LIMS ?
Un LIMS (laboratory information management system) est le logiciel qui gère la vie des échantillons au laboratoire : réception, analyses, résultats, revue, approbation et rapports. Il garantit la traçabilité de chaque donnée.
Pourquoi la formation est-elle critique lors d’un déploiement LIMS ?
Parce qu’en environnement réglementé, la formation des utilisateurs est une exigence. La section 11.10(i) du 21 CFR Part 11 de la FDA demande de vérifier que les utilisateurs d’un système d’enregistrements électroniques ont la formation requise. Voir notre définition du GxP.
Comment former sans créer d’enregistrements dans le système validé ?
Avec une simulation qui reproduit les écrans du LIMS. K-STUDIO permet de répéter la saisie et la revue sans écrire dans la base, ni maintenir un environnement de test à jour.
Comment réduire les corrections de saisie dans la piste d’audit ?
En expliquant la règle au moment où elle s’applique : méthode, unité, motif de correction. K-NOW l’affiche dans l’écran concerné, sans modifier le LIMS.
Le guidage modifie-t-il le système validé ?
Non. Les aides se superposent à l’application, sans intervention sur son code ni sur son paramétrage. Elles évoluent sans nouvelle livraison du LIMS.
Comment former les nouveaux arrivants au laboratoire ?
Avec les mêmes exercices que pour le déploiement, rejouables à tout moment. C’est utile dans des équipes qui changent souvent : l’ASCP mesurait 18 % de postes vacants dans les laboratoires médicaux américains en 2022.
Comment vérifier que le LIMS est bien adopté ?
En suivant les corrections répétées, les étapes laissées en suspens et les écrans où les analystes passent le plus de temps. K-VALUE compare ces indicateurs d’un laboratoire à l’autre.
Votre déploiement LIMS

Partez d’une analyse : nous en faisons un exercice.

Une réception d’échantillon, une saisie de résultat, une revue : à partir d’un écran de votre LIMS, nous vous montrons la simulation et le guidage correspondants.

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