L’essentiel
- Workday est une suite cloud (SaaS) qui couvre la gestion du capital humain, la finance, la planification et l’analytique sur une base de données unique.
- Le SIRH Workday sert trois populations très différentes : les équipes RH, les managers et les salariés en libre-service.
- Workday livre deux versions majeures par an, en mars et en septembre : l’accompagnement des utilisateurs doit donc se poursuivre après le go-live.
- Formation en amont, communication relayée par des utilisateurs clés et mesure des usages réels sont les trois leviers de l’adoption de Workday.
Qu’est-ce que Workday ?
Workday est une suite logicielle cloud complète pour la gestion des opérations de l’entreprise, fondée en 2005. Lancée d’abord pour la gestion des ressources humaines, elle s’est rapidement imposée comme référence grâce à son agilité et son automatisation des processus.
Workday a par la suite intégré des modules de gestion financière, de planification et d’analyse pour devenir une solution globale.
Désormais parmi les leaders du marché, Workday mise sur l’IA et le machine learning pour optimiser davantage les processus métiers. Avec plus de 11 500 organisations clientes dans le monde, son objectif est d’offrir une expérience utilisateur unifiée pour piloter l’entreprise de façon performante.
Workday SIRH : à qui s’adresse la plateforme et pourquoi l’adoption est un enjeu continu ?
Workday Human Capital Management (HCM) est le SIRH nativement cloud de l’éditeur américain, fondé en mars 2005. Selon la présentation officielle de Workday, plus de 11 500 organisations utilisent ses solutions dans le monde, dont plus de 65 % des entreprises du Fortune 500 : la plateforme vise avant tout les ETI et les grands groupes internationaux.
Trois populations d’utilisateurs, trois niveaux de maîtrise
- Les équipes RH et paie : utilisateurs experts, présents chaque jour dans l’outil, qui paramètrent les processus et contrôlent les données.
- Les managers : validation des absences, entretiens annuels, recrutements, revues de talents. Ils utilisent Workday quelques fois par mois.
- Les salariés : libre-service RH (congés, données personnelles, objectifs, formation), souvent à quelques semaines d’intervalle.
Plus l’usage est occasionnel, plus le risque d’oubli et de contournement est élevé : c’est la principale cause d’un SIRH sous-utilisé après son déploiement.
Deux nouvelles versions par an
Workday publie deux versions majeures chaque année, R1 en mars et R2 en septembre, complétées par des mises à jour hebdomadaires. Les écrans et les parcours évoluent donc régulièrement : un plan d’adoption Workday ne s’arrête pas au go-live, il prévoit de communiquer sur chaque nouveauté et d’actualiser les supports de formation et les aides en ligne.
Quelles sont les principales fonctionnalités de Workday ?
Gestion du capital humain
Au cœur de l’offre Workday réside un ensemble complet de solutions dédiées à la gestion du capital humain. Cette suite modulaire couvre l’intégralité du cycle de vie des collaborateurs, du recrutement à la gestion des départs.
La fonctionnalité phare reste la gestion des talents, permettant d’optimiser les processus de recrutement, de formation et de développement des compétences. Celle-ci s’appuie notamment sur des outils d’évaluation des performances et de planification de carrière.
La paie constitue un autre pilier central pour fidéliser les collaborateurs. Basée sur le cloud, elle automatise le calcul et le versement des rémunérations tout en assurant la conformité réglementaire.
Enfin, Workday propose des modules dédiés à la gestion des absences, des congés et de la formation, ainsi qu’un outil de gestion des effectifs globalisé.
Gestion financière
Complétant son offre RH, Workday a développé une suite financière répondant aux exigences comptables, budgétaires et de pilotage.
Son module central de comptabilité générale et auxiliaire permet la saisie, le traitement et le rapprochement des transactions selon divers référentiels.
La gestion budgétaire quant à elle unifie la planification, le contrôle et l’analyse financière sur une plateforme unique. Par ailleurs, son module de gestion des dépenses automatise les processus et garantit la conformité.
Workday propose également une solution de gestion de la trésorerie et des paiements divers.
Analyse et rapports
Pour une prise de décision éclairée, Workday met l’accent sur l’analyse approfondie des données opérationnelles et financières. Ainsi, au travers de tableaux de bord interactifs, les utilisateurs visualisent en temps réel les indicateurs clés de performance.
Ils accèdent également à une bibliothèque de rapports pré-formatés couvrant les principales thématiques fonctionnelles. À cela s’ajoutent des outils d’édition de rapports ad hoc personnalisés.
En parallèle, Workday Prism Analytics joue le rôle de hub de données pour la finance et les RH : il permet de croiser des données externes avec les données transactionnelles de Workday afin d’enrichir les analyses et de mieux comprendre les facteurs qui influencent la performance.
Comment faciliter l’adoption aux solutions Workday ?
Formation des équipes
La formation représente un levier décisif pour garantir une adoption réussie et pérenne des solutions Workday au sein de l’entreprise. En effet, aussi performantes soient-elles, ces dernières n’atteindront leur plein potentiel que si les utilisateurs maîtrisent parfaitement leurs fonctionnalités.
Dès lors, il est primordial de mettre en place des programmes de formation complets et adaptés aux divers profils et besoins métiers. Idéalement, ces derniers doivent combiner diverses modalités pédagogiques : formations en présentiel, e-learning, tutoriels vidéo, guides d’utilisation, etc.
Dans l’idéal, ces formations doivent débuter en amont du déploiement, de sorte que les équipes soient opérationnelles dès le lancement de la solution. Des sessions de rappel et de perfectionnement devraient également être planifiées dans la durée.
Au-delà du simple transfert de connaissances, ces programmes font office de puissants leviers de changement. Ils sensibilisent les collaborateurs aux bénéfices de la nouvelle solution et les encouragent à adopter de nouveaux modes de travail plus efficients.
Pour maximiser leur impact, les formations doivent être dispensées par des experts métier ayant une solide expérience de Workday.
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Communication et sensibilisation
Parallèlement aux formations, une stratégie de communication et de sensibilisation robuste demeure essentielle pour fédérer les équipes autour d’un projet Workday. Son objectif : faire adhérer durablement les collaborateurs au changement induit par le déploiement de la nouvelle solution.
Dans cette optique, il convient d’impliquer dès l’initialisation du projet les futurs utilisateurs clés et relais d’opinion au sein des métiers. Leurs retours et témoignages constituent de puissants vecteurs pour valoriser les bénéfices de Workday.
Les campagnes de communication devraient, elles, adopter une approche multicanale pour toucher l’ensemble des publics : présentations en réunions d’équipe, publications sur l’intranet, affichages, newsletters dédiées… Le discours gagnera à être illustré d’exemples précis de simplification des processus métiers.
Enfin, la mise en place d’une communauté d’utilisateurs Workday favorise le partage continu de bonnes pratiques et l’entraide entre collaborateurs.
Suivi et évaluation
Déployer Workday ne constitue que la première étape du processus d’adoption. Encore faut-il s’assurer que son utilisation soit optimale et conforme aux objectifs de performance initialement définis.
À cette fin, il est recommandé de mettre en place des outils et indicateurs de suivi de l’adoption. Taux d’utilisation des fonctionnalités, volumétrie des transactions, délais de traitement… Ces métriques quantitatives objectives renseignent sur le degré d’appropriation effectif.
En complément, des enquêtes de satisfaction qualitatives permettent de recueillir le ressenti des utilisateurs et d’identifier d’éventuels irritants à corriger.
Sur cette base, des plans d’actions correctifs spécifiques pourront être déployés si nécessaire : formations de rappel, optimisation des processus, communication renforcée…
In fine, cette évaluation continue est la clé pour tirer le plein potentiel de Workday et en faire un réel levier de transformation des pratiques métiers.
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Conclusion
Lorsqu’elle est bien déployée, avec une bonne formation, communication et accompagnement, Workday transforme en profondeur les processus organisationnels. La suite logicielle renforce ainsi les capacités des équipes, ce qui constitue un avantage concurrentiel durable sur les marchés internationaux. La mise en place réussie de ces outils innovants est désormais la clé d’une gestion agile et visionnaire. Les organisations qui pilotent l’adoption dans la durée sont les mieux placées pour en tirer une valeur durable.
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Questions fréquentes
Workday est-il un SIRH ou un ERP ?
Workday est d’abord un SIRH : son module Human Capital Management gère les données des collaborateurs, les talents, les absences et la paie. L’éditeur propose aussi une suite financière (comptabilité, budgets, dépenses), si bien que Workday est parfois qualifié d’ERP cloud. Les deux suites reposent sur une même base de données, ce qui permet de croiser effectifs, coûts et prévisions dans les mêmes tableaux de bord.
Comment former les utilisateurs à Workday ?
La formation à Workday combine plusieurs formats selon les profils : sessions approfondies pour les équipes RH, modules courts pour les managers, aides intégrées pour les salariés en libre-service. L’entraînement sur des cas réels, par exemple sur un simulateur reproduisant les écrans de Workday, favorise la mémorisation. Cette logique du learning by doing appliqué aux applications métiers réduit l’écart entre formation et usage.
À quelle fréquence Workday est-il mis à jour ?
Workday publie deux versions majeures par an, R1 en mars et R2 en septembre, ainsi que des mises à jour de service hebdomadaires. Comme tous les clients utilisent la même version cloud, chaque version majeure peut modifier des écrans ou des processus. Les équipes projet doivent donc tester les nouveautés, informer les utilisateurs concernés et mettre à jour guides et formations à chaque cycle.
Comment éviter la surcharge d’information des utilisateurs de Workday ?
Plutôt que de multiplier les guides PDF et les e-mails, il est préférable d’apporter l’information au moment précis où l’utilisateur en a besoin, directement dans les écrans de Workday : bulles d’aide, pas-à-pas, rappels de règles. C’est le rôle d’une DAP intégrée au SIRH contre la surcharge d’informations, qui guide sans obliger à quitter l’application.
