Formation logiciel en entreprise : les 6 méthodes et comment choisir

La formation logiciel en entreprise regroupe les méthodes qui permettent aux collaborateurs de maîtriser un nouvel outil : formation présentielle, e-learning, formation hybride, apprentissage immersif, apprentissage social et apprentissage par la pratique. Aucune n’est meilleure dans l’absolu : le bon choix dépend du logiciel, du public, du calendrier de déploiement et du budget, et combine souvent plusieurs méthodes.

Tout comme un randonneur chevronné adapte son équipement et prépare méthodiquement son itinéraire avant de s'aventurer en haute montagne, une entreprise avisée choisit avec soin les outils de formation pour préparer ses collaborateurs à maîtriser de nouveaux logiciels. Le sentier qui mène au sommet de la courbe d'apprentissage peut s'avérer ardu. Mais avec une approche réfléchie, il est possible de l'emprunter avec confiance et succès.

Pourquoi former ses collaborateurs ?

Former ses collaborateurs aux logiciels représente un investissement stratégique, générateur de nombreux bénéfices pour l'entreprise. Tout d'abord, la formation favorise l'adoption rapide de nouveaux outils par les équipes. Elle accélère ainsi la transformation digitale de l'organisation. Les collaborateurs montent en compétences et gagnent en autonomie dans l'utilisation des solutions métiers. De plus, en maîtrisant parfaitement les logiciels, les employés optimisent leur productivité individuelle. Ils accomplissent leurs tâches avec plus d'efficacité et moins d'erreurs. À l'échelle de l'entreprise, la performance globale s’améliore considérablement. Par ailleurs, la formation renforce la motivation des équipes. Elle démontre l'intérêt porté à leur développement professionnel et personnel. Les collaborateurs se sentent valorisés par l'entreprise qui investit dans leurs compétences. Enfin, la maîtrise des outils numériques accroît l'agilité des employés face au changement. Elle leur donne les moyens de s'adapter rapidement à l'évolution des métiers et des besoins en compétences. L'entreprise gagne ainsi en résilience.

Les principales méthodes de formation aux logiciels

Formation dirigée par un instructeur (ILT)

La formation dirigée par un instructeur, également nommée « formation présentielle », constitue une méthode traditionnelle toujours plébiscitée.

Dans cette approche, un formateur qualifié dispense son cours face à un groupe d'apprenants, généralement dans une salle dédiée à la formation. Le programme est structuré autour d'exposés théoriques, de démonstrations et de mises en pratique pour ancrer les connaissances. Le formateur s'adapte au niveau de l'auditoire et répond aux questions en temps réel pour lever les incompréhensions. Toutefois, cette méthode requiert de pouvoir réunir les participants en un même lieu, ce qui génère des contraintes d'agenda et de logistique. Le coût de la formation présentielle reste ainsi élevé en raison des frais liés aux intervenants et aux infrastructures.

Formation dématérialisée (e-learning)

Avec le e-learning, la formation est dispensée à distance via une plateforme LMS (Learning Management System). Les contenus multimédias (vidéos, exercices, quiz...) sont suivis par les apprenants sur leur poste de travail de façon flexible. Ce mode d'apprentissage autonome se caractérise par une grande liberté dans la gestion du temps et du rythme de formation. La mise à jour des contenus est également facilitée par rapport à un cursus en présentiel. En outre, le e-learning réduit significativement les coûts en limitant les déplacements et l'occupation de salles de formation. Cependant, le suivi à distance peut nuire à la motivation des apprenants, d'autant plus que les interactions demeurent limitées. Le risque d'abandon en cours de formation est ainsi plus marqué.

Formation hybride

La formation hybride, aussi appelée « blended learning », combine les avantages du présentiel et de l'e-learning. Dans ce format, les modules théoriques sont suivis à distance en e-learning. Puis, des séances en présentiel permettent de mettre en pratique les notions lors d'ateliers, de travaux dirigés ou de discussions de groupe. Cette approche mixte présente de multiples bénéfices. L’e-learning apporte de la flexibilité sur la partie théorique. Le présentiel est réservé à l'acquisition des compétences pratiques et au renforcement des interactions. Toutefois, la coordination entre les phases distancielles et en face à face s'avère complexe. Cette méthode exige aussi un budget conséquent pour couvrir les coûts des deux formats.

Apprentissage immersif

Avec l'apprentissage immersif, l'apprenant est plongé dans des situations simulées grâce à la réalité virtuelle ou la réalité augmentée. Les technologies immersives renforcent l'engagement actif dans des contextes très proches des situations professionnelles réelles. Par exemple, la maintenance d'une machine peut être simulée en 3D. De plus, l'interactivité totale dans ces environnements virtuels améliore la mémorisation des connaissances. Cependant, le coût du matériel de réalité virtuelle reste élevé. Par ailleurs, un potentiel décalage avec le terrain peut subsister. En outre, le risque de cybermalaise est, aussi, à prendre en compte.

Apprentissage social

Cette approche favorise les échanges de bonnes pratiques entre collaborateurs expérimentés et débutants. Les forums, groupes de discussion ou réseaux sociaux d'entreprise facilitent ces interactions. La dynamique de groupe ainsi créée stimule la motivation des apprenants. Mais, le niveau d'expertise émergeant du groupe peut s'avérer inégal. Par ailleurs, sans modération, les informations échangées sont de qualité… variable.

Apprentissage expérientiel

Avec l'apprentissage expérientiel, les apprenants sont placés en situation réelle ou simulée pour apprendre par la pratique. Par exemple, la prise en main d'un nouveau logiciel peut se faire sur le poste de travail pour résoudre des cas concrets. Cette mise en application facilite l'assimilation des connaissances.

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De plus, les exercices sont adaptables au niveau de chaque apprenant. La confrontation à des situations professionnelles réalistes renforce aussi la motivation. Néanmoins, cette approche est chronophage. De plus, elle expose à certains risques d'erreurs préjudiciables pour les outils/infrastructures internes.

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Voici un tableau récapitulatif des avantages et inconvénients des 6 principales méthodes de formation aux logiciels exposées plus haut :

Simulation et guidage dans l’application : deux méthodes pensées pour les logiciels

Les six méthodes ci-dessus viennent de la formation en général. Pour les logiciels d’entreprise, deux approches complémentaires se sont imposées, car elles répondent directement aux limites de l’apprentissage expérientiel (risque d’erreur sur l’outil réel) et de l’e-learning (faible transfert vers le poste de travail).

La simulation sur une réplique de l’application

L’apprenant réalise les manipulations sur une copie interactive du logiciel, avec des données fictives : il peut se tromper sans conséquence, recommencer et être évalué. C’est la méthode la plus adaptée avant une mise en production, lorsque l’outil réel n’est pas encore disponible ou que les données ne doivent pas être touchées.

Le guidage contextuel dans l’application

Une fois l’outil en production, des bulles d’aide et des parcours pas à pas accompagnent l’utilisateur au moment où il réalise la tâche. Cette aide est d’autant plus utile que les collaborateurs jonglent entre de nombreux outils : selon une enquête Gartner publiée en 2023, un salarié de bureau utilise en moyenne 11 applications, contre 6 en 2019, et 47 % des travailleurs du numérique peinent à trouver l’information nécessaire pour faire leur travail.

Ces deux méthodes ne remplacent pas la formation initiale : elles la prolongent. Nous détaillons ces nouveaux formats dans notre article sur la formation digitale des collaborateurs.

Quelle est la méthode de formation aux logiciels la plus adaptée à mon entreprise ?

La méthode de formation la plus appropriée dépend de multiples aspects propres au contexte de chaque entreprise :

• Le type d'emploi visé par la formation influence le format le plus efficace. Pour des postes tertiaires à dominante intellectuelle, une formation dématérialisée est privilégiée. Les métiers techniques ou manuels nécessitent davantage de mises en pratique et d'encadrement en présentiel.
• Le temps pouvant être consacré à la formation oriente vers des modalités plus ou moins chronophages. L’e-learning et l'immersif optimisent le temps d'apprentissage. À l'inverse, l'expérientiel et le présentiel sont plus consommateurs en heures.
• La capacité budgétaire de l'entreprise est déterminante. Le présentiel, l'immersif et l'hybride impliquent des coûts significatifs. Le digital et le social permettent de limiter les dépenses de formation.
• La nature de l'activité influence la méthode adéquate. La formation commerciale nécessite beaucoup d'interactions, d'où l'intérêt du présentiel/hybride. La technique requiert davantage d'applications pratiques et fonctionnelles.
• La taille de la structure impacte les ressources engagées. Les grands groupes peuvent équiper des salles dédiées et mobiliser des formateurs. Les TPE/PME se tournent vers des méthodes numériques économiques.
• Complexité des logiciels. Plus la technicité des outils est élevée, plus un accompagnement humain rapproché sera bénéfique. Pour des logiciels grand public, un format digital suffit souvent.
• Niveau des employés. Le degré d'autonomie des collaborateurs influe sur la méthode. L'e-learning convient aux profils aguerris au digital. L'encadrement présentiel motive davantage les moins à l'aise.
• Les objectifs à court ou long terme orientent la méthode. L'opérationnel privilégie l'efficacité et la rapidité du digital/immersif. La montée en compétences requiert plus de temps et d'échanges.

Quoi qu’il en soit, une analyse du contexte de l'entreprise préside au choix de la méthode de formation logicielle la plus adaptée.

En somme, la formation logicielle en entreprise est un investissement stratégique aux bénéfices multiples : adoption accélérée des outils, productivité renforcée, motivation des équipes et agilité accrue.

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Comment combiner les méthodes lors du déploiement d’un nouveau logiciel ?

Dans la plupart des projets, la meilleure méthode est une combinaison, organisée selon le calendrier du déploiement :

1. Avant la mise en production : sessions présentielles ou classes virtuelles pour les référents, puis exercices en simulation pour tous les utilisateurs, centrés sur leurs tâches réelles.
2. Au démarrage : guidage dans l’application et assistance de proximité par les ambassadeurs, pour transformer la formation en gestes réels.
3. Dans la durée : modules courts à chaque évolution du logiciel, rappels ciblés sur les fonctionnalités peu utilisées, partage de bonnes pratiques entre équipes.

Cette répartition tient compte de deux contraintes bien documentées. D’abord l’oubli : la réplication de la courbe d’Ebbinghaus publiée dans PLOS ONE confirme qu’une grande partie de ce qui est appris est perdue dans les jours qui suivent sans mise en pratique. Ensuite le temps disponible : l’analyste Josh Bersin estime à 24 minutes par semaine le temps qu’un salarié peut consacrer à la formation. D’où l’intérêt d’apprendre au moment de la tâche plutôt que lors de longues sessions. Pour cadrer l’ensemble, appuyez-vous sur les 8 étapes de la mise en place d’un nouveau logiciel.