Un tutoriel SI Achats est un guide pas à pas qui montre à chaque utilisateur, demandeur, valideur, acheteur, comptable ou fournisseur, comment réaliser ses tâches dans le logiciel achats : créer une demande, valider une commande, consulter un fournisseur ou traiter une facture. Il se construit en trois étapes : partir des besoins réels, choisir un format interactif, puis mesurer son impact sur les usages et les erreurs.
L’essentiel
- Un tutoriel SI Achats guide pas à pas chaque profil d’utilisateur dans les tâches qu’il réalise réellement dans l’outil achats.
- Il se construit en trois étapes : identifier les points bloquants, concevoir des contenus interactifs, mesurer l’impact.
- Les contenus diffèrent selon les profils : demandeurs occasionnels, valideurs, acheteurs, comptables fournisseurs et fournisseurs externes.
- Depuis le 1er septembre 2026, la réception des factures électroniques est obligatoire pour toutes les entreprises : les tutoriels destinés aux comptables et valideurs doivent en tenir compte.
Introduction
Les outils achats évoluent vite : nouvelles fonctionnalités, assistants d’IA, catalogues en ligne et, depuis le 1er septembre 2026, réception obligatoire des factures électroniques. Dans ce contexte de transformation numérique, la maîtrise des outils SI Achats devient un impératif pour les équipes achat. Mais comment s'assurer que vos collaborateurs et fournisseurs maîtrisent ces logiciels complexes ? La réponse tient en trois étapes essentielles pour créer un tutoriel SI Achats efficace, à la fois adapté à leurs besoins et à vos objectifs stratégiques.
1. Définir les objectifs du tutoriel en fonction des besoins des utilisateurs
La création d'un tutoriel SI Achats commence par l'identification des défis rencontrés par vos utilisateurs. Posez-vous ces questions essentielles :
- Quels sont les points bloquants sur vos outils (SynerTrade, Ivalua, Coupa, SAP Ariba, Oracle…) ?
- Quelles fonctionnalités sont indispensables à leur maîtrise ?
- Quelles erreurs ou problèmes fréquents ont été identifiés ?
Exemple concret : Si vous utilisez Ivalua, votre tutoriel pourrait couvrir des sujets tels que :
- Créer un contrat ou une demande d’achat.
- Rechercher des commandes ou des fournisseurs.
- Centraliser les données pour éviter les erreurs humaines.
Ces guides pas à pas permettront non seulement de simplifier la prise en main, mais également d'améliorer l'engagement et la productivité des utilisateurs.
Quels contenus prévoir dans un tutoriel SI Achats selon les profils ?
Un SI Achats réunit des utilisateurs aux usages très différents. Plutôt qu’un manuel unique, prévoyez des parcours courts par profil :
| Profil | Fréquence d’usage | Tâches à couvrir en priorité |
|---|---|---|
| Demandeur | Occasionnelle | Rechercher un article dans le catalogue, créer une demande d’achat, suivre sa validation |
| Valideur (manager, contrôle de gestion) | Régulière, rapide | Approuver ou refuser une demande, déléguer en cas d’absence |
| Acheteur | Quotidienne | Lancer une consultation, comparer les offres, créer un contrat, référencer un fournisseur |
| Comptable fournisseurs | Quotidienne | Rapprocher commande, réception et facture, traiter les écarts |
| Fournisseur | Variable | Mettre à jour sa fiche, répondre à un questionnaire, déposer une offre |
Pour les comptables et les valideurs, intégrez la facturation électronique : selon impots.gouv.fr, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, et l’émission devient obligatoire pour les PME et micro-entreprises au 1er septembre 2027. Si vos acheteurs utilisent aussi des catalogues en ligne et le punch-out, un tutoriel dédié sur les fonctionnalités d’e-procurement évitera les commandes passées hors outil.
2. Réaliser un tutoriel interactif et engageant
Pour maximiser l'efficacité d'un tutoriel SI Achats, misez sur des contenus interactifs :
- Visuels impactants : Ajoutez des GIFs, des vidéos et des captures d'écran annotées pour guider vos utilisateurs pas à pas.
- Serious Games : Transformez l'apprentissage en expérience ludique pour motiver vos équipes.
- Guides dynamiques : Utilisez des outils comme K-STUDIO pour créer des formations interactives et réalistes, adaptées au présentiel ou au e-learning.
Astuce : Testez vos tutoriels avec un groupe pilote pour recueillir des retours et ajuster votre contenu avant le déploiement à l'ensemble des équipes.
3. Mesurer l’impact et le ROI du tutoriel
La dernière étape clé consiste à évaluer l’efficacité de votre tutoriel. Déployez des outils de suivi pour mesurer des indicateurs clés tels que :
- Engagement des utilisateurs : Taux d’utilisation du tutoriel.
- Réduction des erreurs : Impact sur les performances des utilisateurs.
- Amélioration de l’expérience numérique : Niveau de satisfaction des collaborateurs.
En fixant des KPI alignés avec vos objectifs, vous pourrez estimer le retour sur investissement de votre initiative et en démontrer la valeur ajoutée.
Exemple : Créer un tutoriel pour Synertrade
Sur SynerTrade, un tutoriel interactif peut par exemple guider l’utilisateur pour :
- Publier une grille pour un projet.
- Personnaliser un questionnaire pour les fournisseurs.
- Créer et gérer un nouveau contact fournisseur. Ces parcours pas à pas facilitent la prise en main de l’outil.
Guidez avec K-NOW et K-STUDIO
K-STUDIO : Créez des tutoriels interactifs pour former vos équipes efficacement, en ligne ou en présentiel. Simplifiez la maîtrise des outils grâce à une expérience d’apprentissage réaliste.
K-NOW : Avec son approche GPS applicatif, cette plateforme guide vos équipes dans l’adoption digitale des modules SI Achats. Idéal pour un onboarding et une formation personnalisés.
Tutoriel, formation ou guidage dans l’outil : que choisir ?
Le tutoriel n’est qu’un des formats possibles. Le bon choix dépend de la fréquence d’usage et de la complexité de la tâche :
- Tutoriel vidéo ou document illustré : rapide à produire, utile pour présenter un processus, mais vite périmé à chaque nouvelle version du logiciel et souvent consulté hors de l’outil.
- Formation sur simulateur : l’utilisateur s’entraîne sur une réplique de l’application, sans risque pour les données réelles. Adaptée aux acheteurs et comptables avant le démarrage.
- Guidage contextuel dans l’application : bulles d’aide et pas-à-pas affichés au moment où l’utilisateur réalise la tâche. Adapté aux demandeurs et valideurs occasionnels, qui oublient la procédure entre deux usages.
Dans la pratique, les organisations combinent souvent ces formats : simulation avant le lancement, guidage dans l’outil ensuite, et contenus mis à jour à chaque évolution. Les secteurs publics suivent la même logique : le système d’information achat de l’État réunit plusieurs applications (APPACH, PLACE, ORME) que les acheteurs doivent maîtriser. Pour comparer les approches, consultez nos méthodes de formation aux logiciels en entreprise.
Conclusion
Un tutoriel SI Achats bien conçu est essentiel pour renforcer la digitalisation des achats et améliorer la performance de vos équipes. En suivant ces 3 étapes clés, et grâce à des solutions innovantes comme K-NOW et K-STUDIO, vous optimisez l’utilisation de vos outils tout en offrant une meilleure expérience utilisateur.
Questions fréquentes
Comment faire un bon tutoriel logiciel ?
Un bon tutoriel logiciel part d’une tâche précise et fréquente, et non de la liste des fonctionnalités. Il décrit chaque étape avec une capture ou une animation, tient en quelques minutes, utilise les vrais termes de l’écran et indique les erreurs courantes. Testez-le auprès d’un petit groupe d’utilisateurs avant de le diffuser, puis mettez-le à jour à chaque nouvelle version.
Faut-il former les fournisseurs à un SI Achats ?
Oui, dès qu’ils doivent agir dans l’outil : mettre à jour leur fiche, répondre à un questionnaire RSE, déposer une offre ou suivre leurs factures. Des tutoriels courts et accessibles sans formation préalable réduisent les relances et les demandes au support achats. Pour les fournisseurs occasionnels, une aide affichée directement dans le portail est souvent plus efficace qu’un document.
Quels outils pour créer un tutoriel interactif ?
On distingue trois familles : les logiciels de capture d’écran et de vidéo, pour des tutoriels simples ; les logiciels auteurs et simulateurs, qui reproduisent l’application pour des exercices interactifs ; et les plateformes d’adoption digitale, qui affichent des guides pas à pas directement dans l’application. Le choix dépend du nombre d’utilisateurs et de la fréquence des mises à jour.
Comment maintenir les tutoriels à jour après une nouvelle version ?
Inventoriez les tutoriels par processus et par écran, puis vérifiez ceux qui sont concernés à chaque note de version de l’éditeur. Privilégiez des contenus courts, faciles à remplacer, et mesurez leur consultation pour supprimer ceux qui ne servent plus. Un tutoriel obsolète crée des erreurs et explique souvent pourquoi les logiciels restent sous-utilisés malgré la formation.
