La digitalisation des achats consiste à remplacer les tableurs, e-mails et bons papier par des outils numériques qui couvrent tout le cycle d’achat : expression du besoin, sourcing, contrats, commandes, réception et factures. Elle uniformise les processus, automatise les tâches répétitives et centralise les données, pour mieux maîtriser les dépenses, sécuriser les approvisionnements et suivre les engagements RSE des fournisseurs.
L’essentiel
- La digitalisation des achats remplace les échanges papier et les tableurs par des outils numériques couvrant tout le cycle d’achat, du besoin à la facture.
- Elle repose sur trois leviers : uniformisation des processus, automatisation des tâches répétitives et centralisation des données.
- Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques : la digitalisation des achats est aussi devenue une question de conformité.
- Le retour sur investissement dépend de l’adoption : acheteurs, demandeurs, valideurs et fournisseurs doivent être formés et accompagnés dans l’outil.
Introduction
La digitalisation transforme profondément les entreprises, et la fonction achats ne fait pas exception. Face à des défis croissants, tels que la crise sanitaire, les perturbations des chaînes d’approvisionnement et la nécessité d’innover, digitaliser les achats est désormais une nécessité. Découvrez pourquoi ce processus est devenu indispensable pour rester compétitif, améliorer la performance et favoriser la pérennité de votre entreprise.
1. La digitalisation des achats améliore la performance
La transformation numérique optimise chaque étape du processus d’achat grâce à trois leviers majeurs :
- Uniformisation des processus : Standardisez les approches pour une meilleure collaboration entre acheteurs, opérationnels, comptabilité et fournisseurs.
- Automatisation des tâches : Gagnez du temps en éliminant les tâches répétitives et chronophages.
- Centralisation des données : Assurez une traçabilité optimale pour faciliter l’analyse et la prise de décision.
Avantages clés :
- Traçabilité renforcée : Un SI Achats vous permet de déléguer tout en conservant le contrôle sur la politique achats.
- Optimisation des dépenses : Évitez les achats superflus et réalisez des économies durables.
Bon à savoir : centraliser les données d’achats dans un même outil permet de suivre les dépenses par fournisseur, par catégorie et par entité, et de repérer plus vite les achats hors contrat.
Comment digitaliser les achats : les étapes clés
Un projet de digitalisation des achats se mène par étapes, pour éviter de numériser des processus mal maîtrisés :
- Diagnostiquer l’existant : recensez les flux d’achat (demandes, validations, commandes, réceptions, factures), les outils utilisés et les points de blocage. Une cartographie des processus rend visibles les ressaisies et les circuits de validation trop longs.
- Fixer des objectifs mesurables : délai de traitement d’une demande, part des dépenses passant par l’outil, taux de factures rapprochées automatiquement.
- Choisir le périmètre et l’outil : module achats de l’ERP, suite spécialisée procure-to-pay ou source-to-pay, catalogues fournisseurs.
- Tester sur un périmètre pilote : une catégorie d’achats, un site ou une direction, avant la généralisation.
- Accompagner les utilisateurs : demandeurs occasionnels, valideurs, acheteurs, comptables et fournisseurs n’ont ni les mêmes besoins ni la même fréquence d’usage. Prévoyez une aide adaptée à chacun, dans l’outil et dans la durée.
Ces étapes reprennent la logique de tout projet logiciel : pour aller plus loin, consultez nos 8 étapes pour réussir la mise en place d’un nouveau logiciel.
2. La digitalisation : un moteur de pérennité pour vos achats
La crise du Covid-19 a démontré l’importance de la digitalisation pour assurer la résilience des entreprises face aux disruptions économiques. Voici comment elle garantit la pérennité :
- Gestion agile des approvisionnements : Adaptez votre stratégie en fonction des variations de la demande.
- Flexibilité accrue : Travaillez efficacement à distance grâce aux outils e-achats.
- Optimisation des stocks : Réduisez les risques de surstockage ou de ruptures.
Bon à savoir : Un onboarding utilisateur efficace pour les outils digitaux est crucial pour éviter les licences inutilisées et maximiser leur utilisation.
Facturation électronique : une étape devenue obligatoire
En France, la digitalisation des achats n’est plus seulement un choix de performance. Selon impots.gouv.fr, la généralisation de la facturation électronique entre entreprises assujetties à la TVA suit ce calendrier :
- depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises, quelle que soit leur taille, doivent être en mesure de recevoir des factures électroniques ; les grandes entreprises et les ETI doivent aussi les émettre ;
- au 1er septembre 2027, l’obligation d’émission s’étend aux PME et aux micro-entreprises.
Pour la fonction achats, la réception des factures fournisseurs est donc déjà concernée. Une facture électronique contient des données structurées : elle peut être rapprochée automatiquement de la commande et de la réception, à condition que ces étapes soient elles-mêmes saisies dans un outil numérique. C’est souvent l’occasion de revoir le circuit de validation et de clarifier les rôles entre achats et comptabilité fournisseurs. Les impacts côté finance sont détaillés dans notre article sur la digitalisation de la fonction finance.
3. La digitalisation des achats favorise l’innovation
En automatisant les tâches à faible valeur ajoutée, la digitalisation libère du temps pour l’innovation. Elle permet notamment :
- Amélioration des relations fournisseurs : Une communication claire et des données fiables renforcent la fidélisation des partenaires stratégiques.
- Optimisation de la R&D : Exploitez les données collectées pour collaborer efficacement avec vos équipes de recherche et développement.
- Transition écologique : Intégrez des indicateurs de RSE, comme l’évaluation de l’empreinte carbone des fournisseurs.
Exemple concret : un outil achats peut intégrer des critères environnementaux dans l’évaluation des fournisseurs et suivre leur évolution dans le temps, ce qui aide à piloter les objectifs RSE de l’entreprise.
Adoptez la transformation digitale avec Knowmore
Pour accompagner vos équipes dans la transformation digitale des achats, Knowmore propose des outils innovants :
- Plateformes d’Adoption Digitale (DAP) : Facilitez l’apprentissage et l’utilisation des SI Achats.
- Outils de mesure : Évaluez les bénéfices et les économies générées par la digitalisation.
- Support personnalisé : Accompagnez vos collaborateurs dans leur montée en compétences pour maximiser l’efficacité des outils.
Recommandation : prévoyez dès le lancement du projet un dispositif d’accompagnement des utilisateurs (guidage dans l’outil, formation, mesure des usages) pour favoriser une adoption rapide et durable.
Conclusion
La digitalisation des achats n’est plus une option, mais une obligation pour les entreprises souhaitant rester compétitives. En optimisant les processus, en assurant la résilience face aux crises et en libérant du temps pour l’innovation, elle constitue un levier stratégique pour l’avenir. Pour en tirer le meilleur parti, accompagnez vos équipes dans l’usage de leurs outils numériques.
Questions fréquentes
Qu’est-ce que la digitalisation des achats ?
La digitalisation des achats désigne l’utilisation d’outils numériques pour gérer l’ensemble du processus d’achat : expression du besoin, sélection des fournisseurs, contrats, commandes, réceptions et factures. Elle s’inscrit dans la digitalisation plus large de l’entreprise et vise à réduire les tâches manuelles, à fiabiliser les données et à mieux piloter les dépenses.
Quels outils pour digitaliser les achats ?
Les principaux outils sont le module achats de l’ERP, les suites procure-to-pay (de la demande d’achat au paiement), les suites source-to-pay qui ajoutent le sourcing et la gestion des contrats, les catalogues électroniques fournisseurs et les plateformes de dématérialisation des factures. Les outils d’analyse des dépenses et l’IA complètent ces briques pour repérer les économies possibles.
Quelle différence entre digitalisation des achats et e-procurement ?
La digitalisation des achats est la démarche globale de transformation de la fonction achats par le numérique. L’e-procurement en est une composante : il désigne la gestion électronique des commandes et des approvisionnements, souvent via des catalogues fournisseurs négociés et des circuits de validation automatisés. On peut digitaliser ses achats sans tout passer en e-procurement.
Comment intégrer la RSE dans des achats digitalisés ?
Un outil achats permet de collecter et de suivre des critères sociaux et environnementaux pour chaque fournisseur : questionnaires, certifications, empreinte carbone, évaluations. La norme ISO 20400, publiée en 2017, fournit des lignes directrices pour intégrer la responsabilité sociétale dans les processus achats : elle aide à choisir les indicateurs à suivre dans l’outil.
Qui doit piloter la digitalisation des achats ?
Le projet est en général porté par la direction achats, en binôme avec la DSI et la direction financière, qui gère la comptabilité fournisseurs et la facturation électronique. Les prescripteurs métiers et quelques fournisseurs clés doivent être associés dès le cadrage, car ce sont eux qui feront vivre les nouveaux processus au quotidien.
