Was ist ein ERP System? Wozu dient es?

Ziel jedes Unternehmens ist es, seine Leistungsfähigkeit und Rentabilität zu steigern. In einer Zeit, in der die Aufwendungen für Organisation und Personal immer mehr steigen, kann man sich nicht darauf beschränken, so billig wie möglich einzukaufen. Heute geht es darum, alle operativen Prozesse des Unternehmens zu optimieren. Insofern ist es wichtig, eine Art „Rückgrat“ für alle Prozesse zu schaffen. Lesen Sie bei Knowmore, welche Rolle ERP dabei spielt und wie eine solche Software dabei hilft, Fehler zu vermeiden und bessere Entscheidungen zu treffen.

Was ist ein ERP-System?

ERP ist die Abkürzung des englischen Begriffs Enterprise Resource Planning. Es wird für eine Software verwendet, die aus einer Reihe von Modulen – sogenannten Anwendungen – besteht, mit denen die Prozesse eines Unternehmens geplant und gesteuert werden. Ein ERP-System deckt alle Anforderungen des Unternehmensmanagements ab. Es ist ein leistungsfähiges Planungstool, in das alle operativen Prozesse einer Organisation integriert werden können. Insofern ist es nicht falsch, es als „Rückgrat“ des Informationsflusses zu bezeichnen.

Mit einem ERP-System steuert man unter anderem Unternehmensbereiche wie:

• Rechnungswesen,
• Verwaltung,
• Produktion,
• Beschaffung von Ressourcen,
• Logistik,
• Käufe und Verkäufe usw.

Es hilft dabei, die Prozesse besser zu koordinieren, die Produktivität zu steigern und die Abläufe von der Versorgung mit Materialien bis hin zu Produktion und Vertrieb zu optimieren.

Wie funktioniert ein ERP-System?

Das fundamentale Prinzip der ERP-Systeme ist die Zentralisierung der Daten aller angebundenen Bereiche: Einkauf, Produktion, Verkauf, Logistik usw. Beim Einsatz dieser Software ist ein für alle Mal Schluss damit, dass Daten mehrfach erfasst werden. Stattdessen bietet sie den Vorteil, dass alle Bereiche des Unternehmens auf eine einzige, globale Datenbank zugreifen.

Dabei beruhen ERP-Systeme gleichzeitig auf dem Prinzip der Synchronizität, das heißt, dass die Datenbank ständig aktualisiert wird, nämlich immer dann, wenn jemand eine Operation im System tätigt. Die Struktur eines ERP-Systems besteht aus drei Komponenten: dem Softwarepaket, den Modulen und den Features.

Standard-ERP oder Branchenlösung: Was ist der Unterschied?

Neben Standard-ERP-Systemen, die prinzipiell alle Branchen abdecken, gibt es sogenannte Branchenlösungen. Darunter versteht man ERP-Software, die auf eine bestimmte Branche zugeschnitten ist (Handel, Industrie, Marketing oder noch spezifischer). Letztere bieten in der Regel mehr Vorteile als Systeme, die sich an Unternehmen aus sehr unterschiedlichen Sektoren richten.

Im Gegensatz zu einer Standard-ERP-Lösung, die oft von den großen Herstellern der klassischen Office-Pakete angeboten wird, ist ein branchenspezifisches ERP-System auf die besonderen Anforderungen eines bestimmten Sektors spezialisiert. Voraussetzung dafür ist, dass die Software alle Problemstellungen der entsprechenden Branche beherrscht und für deren Lösung leistungsfähige Tools anbietet.

Wozu dient ein ERP-System?

Ein ERP-System ist in der Lage, alle Erfordernisse eines Unternehmens abzudecken, um die diversen operativen Prozesse effizient zu steuern. Die ERP-Technologie hat sich rapide entwickelt und konnte im Laufe der Zeit alle Unternehmensprozesse einbinden.

Ihr wichtigster Nutzen liegt in der zentralen Datenverwaltung. Ob es sich um die Daten von Lieferanten oder Kunden, um Zahlen aus dem Lagermanagement oder der Produktionsplanung handelt: Alle Informationen befinden sich in derselben Software, alle Daten werden einheitlich verarbeitet. Konfusionen, Ungenauigkeiten und Fehlerquellen, die aus doppelten Datensätzen resultieren, sind demnach deutlich reduziert.

Die Verantwortlichen können aus den stets aktuellen Informationen Auswertungen mit verlässlichen Ergebnissen erstellen und diese im Übrigen je nach den Zielen und Anforderungen gliedern. Ein ERP-System trägt darüber hinaus aktiv zur digitalen Transformation des Unternehmens bei. Anstelle unterschiedlicher Lösungen für die verschiedenen Abteilungen einer Organisation bietet ein ERP-System eine einheitliche, standardisierte digitale Lösung, die alle Abteilungen vernetzt.

Sobald alle Systeme, Prozesse und Daten vernetzt sind, profitiert das Unternehmen von einem schnellen, intelligenten und flexiblen System, das in der Lage ist, das operative Geschäft zu optimieren. Durch den Einsatz eines Enterprise-Resource-Planning-Systems können sowohl kleine und mittlere als auch große Unternehmen Zeit und Kosten sparen und produktiver agieren.

Vor- und Nachteile eines ERP-Systems

Wie in vielen Fällen hat der Einsatz eines ERP-Systems nicht nur zahlreiche Vorteile, sondern auch einige Nachteile. Ein Überblick.

Welche Vorteile bietet ein ERP-System?

Ein ERP-System bietet zahlreiche Vorteile. Ob es um bessere Kostenkontrolle, größere Flexibilität, den modularen Aufbau, bessere Planung oder aussagekräftige Berichte geht, nachfolgend ein Überblick über einige Vorzüge von ERP-Systemen.

Bessere Kostenkontrolle

Softwarepakete für die unternehmerische Ressourcenplanung stellen einerseits zwar eine nicht unerhebliche Investition dar, bieten andererseits jedoch die Möglichkeit, die IT-Kosten zu bündeln. Anstatt in verschiedene Systeme zu investieren, die alle eine eigene Infrastruktur, eigene Lizenzen, einen eigenen Support und entsprechendes Personal benötigen, konzentriert das Unternehmen seine finanziellen Mittel auf eine einzige Investition in ein einziges System.

Der Einsatz eines einzigen Systems reduziert auch die Ausbildungskosten für das Personal. Die Mitarbeiter müssen nur auf dieser Software geschult werden. Schluss mit den Interaktionen zwischen vielen Einzellösungen. Um die Kosten zu optimieren, ist es empfehlenswert, auf ein Modulsystem zu setzen. Auf diese Weise zahlt das Unternehmen ausschließlich für die Anwendungen, die es tatsächlich benötigt.

Bessere Planung und aussagekräftiges Berichtswesen

Die Einführung eines ERP-Softwarepakets, an das alle Bereiche angebunden sind, hat zudem den Vorteil, dass das Unternehmen über ein einheitliches Reportingsystem verfügt, das alle Prozesse abbildet. Das ERP-System generiert schnell Analysen und Berichte, da die Informationen aus einer einzigen Datenquelle stammen.

Mithilfe der Berichte lassen sich die verschiedenen Abteilungen analysieren und vergleichen, ohne auf unzählige Kalkulationstabellen oder gar E-Mail-Auskünfte angewiesen zu sein.

Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

Die meisten Hersteller solcher Systeme bieten Anwendungen an, die kombiniert werden können und sich so an die spezifischen Anforderungen eines Unternehmens anpassen. Jede Anwendung ist so konzipiert, dass sie autonom oder im Rahmen einer Paketlösung funktioniert. Auf diese Weise kann das Unternehmen die Bestandteile auswählen, die es benötigt, um seine Ziele zu erreichen. Nicht benötigte Komponenten werden einfach weggelassen.

Die Art, wie die Software installiert wird, hat ebenfalls Einfluss auf ihre Anpassungsfähigkeit und Flexibilität. Bei einem lokal installierten ERP-System (On-Premise-ERP) muss die Software gekauft werden. Sie wird dann auf allen Computern und Servern des Unternehmens installiert. Die Verwaltung dieser internen Lösung setzt dem modularen Aufbau jedoch Grenzen.

Handelt es sich dagegen um ein Cloud-ERP-System (SaaS-ERP), dann verwaltet der ERP-Anbieter die Software zentral und stellt diese über das Internet bereit. Das Einbinden zusätzlicher Module oder Updates ist in diesem Fall viel einfacher, was diesen modernen ERP-Systemen eine große Flexibilität verleiht.

Welche Nachteile bietet ein ERP-System?

Ein ERP-System hat aber nicht nur positive Seiten, sondern es bietet auch einige Nachteile. Einer davon ist der Zeitaufwand. Projekte für die Einführung einer solchen Software dauern manchmal sehr lange (einige Monate oder gar Jahre). Entscheidet man sich für das falsche ERP-System, kann dies erhebliche Mehrkosten für das Unternehmen nach sich ziehen (spezifische Entwicklungen, um nicht im Standard enthaltene Features abzudecken, Wartung der Applikation usw.).

Auch die Ablehnung gegenüber der Neuerung durch manche User während der Projektphase ist ein Faktor, den man berücksichtigen sollte. Für die Installation eines Enterprise-Resource-Planning-Systems sind zudem Ressourcen notwendig, beispielsweise um ein Projektteam zusammenzustellen. Die Teilnahme an Workshops, die Beantwortung von Fragebogen des ERP-Integrators u. v. m. bedeutet für die betroffenen Mitarbeiter Mehrarbeit.

Die Schulung der Teams ist ein weiterer Kostenfaktor und die notwendige Anpassungszeit, die die Mitarbeiter benötigen, ist ein Luxus, den sich nicht alle Unternehmen leisten können.

Welche Zukunft haben ERP-Systeme?

Software für die Ressourcenplanung in Unternehmen ist aufgrund der umfangreichen Features ein nicht zu unterschätzender Verbündeter für die Verantwortlichen. Waren solche Systeme am Anfang simple Verwaltungs- und Logistiktools, kommen sie heute in nahezu allen Unternehmensbereichen und für vielfältige Aufgaben zum Einsatz:

• Logistikmanagement,
• Bestandsverwaltung,
• Produktionsplanung,
• Rechnungswesen,
• Vertriebs- und Kundenbeziehungsmanagement (CRM),
• Projektmanagement,
• Personalmanagement.

Durch das Internet ist das zu verarbeitende Datenvolumen in Unternehmen deutlich gestiegen. Der Einsatz von Strichcodes und anderen Technologien aus dem Internet der Dinge vergrößert den Nutzen von ERP-Systemen noch weiter. ERP-Software der neuesten Generation bietet immer fortschrittlichere Reportingmöglichkeiten und immer effizientere Business-Intelligence-Tools.

Die Ausbreitung von SaaS- und Cloud-Lösungen verleiht ERP-Systemen neue Entwicklungsmöglichkeiten. Angesichts dieser technologischen Fortschritte liegt es auf der Hand, dass ERP-Systeme eine aussichtsreiche Zukunft vor sich haben.

Man kann also festhalten, dass ein ERP-System ein sehr nützliches Tool für Unternehmen unterschiedlichster Branchen ist. Es vereinfacht die Arbeit, optimiert das Zeitmanagement und stellt daher ein sehr sinnvolles Hilfsmittel dar, um die Produktivität der Mitarbeiter zu verbessern. Sie haben vor, eine derartige Lösung in Ihrem Unternehmen einzuführen? Dann wenden Sie sich an Knowmore, wir helfen Ihnen dabei.