Was ist SaaS?
SaaS, kurz für Software as a Service, bezeichnet ein Modell zur Bereitstellung von Anwendungen über das Internet. Anders als klassische Software, die lokal auf Arbeitsplätzen oder eigenen Servern installiert wird, sind SaaS-Anwendungen aus der Ferne erreichbar — in der Regel im Monats- oder Jahresabonnement.
Das Modell folgt einer Cloud-first-Logik: Der Anbieter betreibt die Anwendung und verantwortet Wartung, Sicherheit und laufende Updates. Die Anwender greifen über einen Webbrowser zu, ohne sich mit technischer Infrastruktur zu befassen. SaaS ist heute ein Grundpfeiler der digitalen Transformation in Unternehmen.
Welchen Nutzen bringt SaaS für Unternehmen?
- Flexibilität: Lizenzen lassen sich kurzfristig am Bedarf ausrichten, wodurch der Test eines neuen Werkzeugs zu einer risikoarmen Entscheidung wird.
- Tempo: Eine Lösung in Tagen — teils Stunden — auszurollen, ist bei immer kürzeren Projektzyklen ein Wettbewerbsvorteil.
- Entlastung der IT: Die Teams arbeiten an Innovation und Fachwert statt an Servern und Patches.
- Planbare Kosten: Das Abomodell überführt IT-Investitionen (CAPEX) in Betriebskosten (OPEX), was der Finanzabteilung die Steuerung erleichtert.
Warum stellt SaaS besondere Anforderungen an die Adoption?
Eine SaaS-Anwendung bemisst sich nicht an ihrem Funktionsumfang, sondern an ihrer tatsächlichen Nutzung. Eine leistungsfähige Lösung bleibt ungenutzt, wenn die Anwender sie nicht sicher beherrschen: Das Budget ist ausgegeben, der Wert nicht realisiert.
Hinzu kommt eine modellbedingte Schwierigkeit: Updates erfolgen fortlaufend und werden vom Hersteller vorgegeben. Eine Oberfläche kann sich von einem Monat auf den anderen ändern, ohne dass das Unternehmen den Zeitplan bestimmt. Schulungsunterlagen aus der Einführungsphase veralten daher schnell, und Begleitung wird vom Projektschritt zur Daueraufgabe.
Genau hier setzt eine Digital Adoption Platform an: eine Schicht kontextbezogener Hilfe innerhalb der Oberfläche, die interne Teams im Takt der Herstellerreleases pflegen.
Welche SaaS-Anwendungen sind im Unternehmen verbreitet?
- Kundenbeziehung: Salesforce, vollständig SaaS, im Einsatz bei Tausenden Unternehmen für ihr CRM.
- Personalwesen: Workday, SAP SuccessFactors und Personio für Talentmanagement, Entgelt und Weiterbildung (siehe HR-Informationssystem).
- Marketing: HubSpot, Mailchimp oder Brevo für die integrierte Steuerung von Mehrkanalkampagnen.
- Finanzen und Betrieb: SAP S/4HANA Cloud und Microsoft Dynamics 365 im Konzernumfeld, Lexware Office oder DATEV im Mittelstand (siehe ERP).
Diese Lösungen haben eines gemeinsam: Ihr Funktionsumfang übersteigt deutlich das, was ein Anwender allein entdeckt. Die Begleitung entscheidet über den Return on Investment.
Anwendungsfall: Action Logement Services führt K-NOW für seine SaaS-Landschaft ein
Wie sich mehrere Systeme auf eine einheitliche Anwendungsbasis zusammenführen lassen, ohne dass das Schulungsbudget aus dem Ruder läuft.
Sozialer Wohnungsbau · Frankreich
Ausgangslage
Action Logement Services (ALS), ein zentraler Akteur des sozialen Wohnungsbaus in Frankreich, hat eine umfassende digitale Transformation angestoßen. Drei Vorgaben prägten das Vorhaben: mehrere Systeme auf eine einheitliche Anwendungsbasis zusammenzuführen, Arbeitsweisen und Fachprozesse auf neue SaaS-Werkzeuge auszurichten und die Schulungskosten zu begrenzen, ohne die Anwendererfahrung zu opfern.
Die Lösung: K-NOW
Ab September 2022 wurde ein Team von mehr als zehn Mitarbeitenden darin geschult, kontextbezogene Hilfeinhalte selbst zu erstellen. Ziel war es, ALS bei Erstellung und Pflege der eigenen Anleitungen unabhängig zu machen, statt bei jeder Änderung einen Dienstleister zu beauftragen.
Der Umfang
Eine Art Navigationssystem wurde in mehreren SaaS-Anwendungen eingerichtet: PeopleDoc, Talentsoft, Cegid XRP Ultimate und Horoquartz. Die Anleitungen begleiten die Anwender in der täglichen Arbeit, ohne ihren Arbeitsfluss zu unterbrechen.
Die Ergebnisse
- Positive Rückmeldungen der Anwender, erhoben direkt über die in K-NOW integrierte Feedback-Funktion.
- Ein internes Team, das Hilfeinhalte eigenständig erstellt und pflegt.
- Eine schrittweise Ausweitung auf rund zehn Anwendungen der Systemlandschaft.
Der Fall zeigt ein einfaches Prinzip: In einer SaaS-Umgebung bestimmt das Unternehmen den Releasetakt des Herstellers nicht — den Takt der eigenen Anwenderbegleitung sehr wohl.
Die Expertise von Knowmore
Knowmore und die Adoption
von SaaS-Anwendungen.
Knowmore unterstützt Unternehmen dabei, ihre SaaS-Anwendungen in die Nutzung zu bringen. K-NOW bettet kontextbezogene Hilfe direkt in die Oberfläche ein, K-STUDIO erstellt passgenaue Lernpfade, und K-VALUE misst, wie viel der ausgerollten Funktionalität tatsächlich genutzt wird.
Unsere Teams befähigen Ihre Mitarbeitenden, die Begleitinhalte selbst zu erstellen und zu pflegen — die einzige Möglichkeit, mit dem Releasetakt eines SaaS-Anbieters Schritt zu halten.
Fazit
Der Wechsel zu SaaS ist eine strategische ebenso wie eine technische Entscheidung: schnellere Transformation, geringere Infrastrukturkosten, beweglichere Teams.
Das Abonnement wird jedoch jeden Monat fällig, ob das Werkzeug genutzt wird oder nicht. Über den realisierten Wert entscheidet die Begleitung der Anwender.
Häufige Fragen