04.02.2023

Réussir la mise en place d’un ERP

Mettre en place un ERP (Enterprise Ressource Planning) ou Progiciel de Gestion Intégré (PGI) est un challenge, sachant qu’une entreprise sur deux, seulement, y parvient. Au-delà, de la digitalisation de l’entité (maillage interne), souvent associée au déploiement de l’ERP, analysons les facteurs clés de succès pour adopter un PGI, notamment :

  • L’écoute terrain et la co-construction sur fond de métiers et de besoins.
  • L’adhésion et la conduite du changement, via la communication, la formation et le pilotage.

 

Qu’est qu’un ERP ?

Au-delà de l’acronyme, un ERP regroupe différents modules, aux fonctionnalités diverses, reliés à une base de données unique, qu’ils soient : financier, comptable, achat, paie, stock, logistique, CRM, e-commerce…

L’ERP est à la fois :

  • Le squelette des grands processus de l’entreprise.
  • Des briques sur-mesure assemblées autour de la data.
  • Un outil de consolidation des règles métier.

Sa finalité est de centraliser et de structurer l’information dans l’entreprise, d’où l’importance de la base de données unique.

 

Comment choisir un ERP ?

Il n’y a pas de bons ou de moins bons logiciels ERP, mais des solutions mieux adaptées à certains métiers, aux besoins de l’entreprise.

L’implication des utilisateurs dès le début du projet de la mise en place d’un ERP, est fondamentale. Ce sont eux qui vont contribuer à son adoption, et accélérer son déploiement… Ils sont la voix du terrain. Ils vont aider à déterminer les différents profils utilisateurs . En effet, le seul point de vue du management ne suffit pas. C’est ce profiling des utilisateurs, donc des différentes fonctions/populations, qui permet de déterminer l’arborescence de l’ERP (les briques), en réponse à des besoins réels.

« Un ERP ne s’impose pas ! Il se construit ensemble pour faire l’unanimité. »

 

Quelles communication et formation, en amont de l’adoption d’un ERP ?

Une fois l’ERP choisi, que ce soit un progiciel du marché ou un développement spécifique de modules sur-mesure, les deux priorités sont le plan de communication et la stratégie de formation.

L’élaboration d’un plan de communication, qu’il soit global (au niveau de l’entreprise) et/ou métier, découle de la définition des profils utilisateurs. Il tient compte, également, des impacts, des risques… L’idée étant de cadrer et de mobiliser pour embarquer. Et là, le management a un rôle à jouer !
Il s’agit de communiquer sur les raisons du changement ou le pourquoi de ce dernier. L’objectif est d’emmener, de faire adhérer et d’engager les collaborateurs. Pour cela, les enjeux et la finalité doivent être compris et acceptés.

Quant à la stratégie de formation, elle passe par l’élaboration d’un plan de montée en compétences, via des sessions en présentiel avec les « experts solutions » et des contenus de formation e-learning. L’objectif final est d’assurer l’autonomie des futurs utilisateurs . Elle se mesure par une bonne compréhension et application au quotidien des nouvelles règles métier.

 

 

quote
Formez avec K-STUDIO de Knowmore

K-STUDIO est un logiciel auteur e-learning pour créer des contenus de formation 100% interactifs, pour prendre en main vos outils digitaux. Plus souples et plus économiques qu’un environnement de formation, ces capsules pédagogiques interactives et 100% réalistes, permettent de former par la pratique, en présentiel, à distance ou en e-learning, garantissant un taux de rétention élevé des apprenants. K-STUDIO, c’est la formation digitale, en mode learning by doing.  »

Quand déployer un ERP ?

On ne peut pas mettre en place un ERP sans stratégie de déploiement. Pour la définir, rien ne vaut l’expérience terrain. Une fois encore, le bon échantillonnage d’une population pilote est essentiel pour tester la mise en place de l’ERP de manière optimale.

Une fois la stratégie cadrée et l’expérimentation par les utilisateurs tests menée à bien, la généralisation du déploiement de l’ERP est possible. Chaque nouvelle vague de déploiement va suivre les guidances du kit, tout en étant pilotées et enrichies des expériences « terrain » rencontrées.

 

Comment réussir l’adoption d’un ERP ?

L’adoption d’un PGI recouvre deux notions :

  • La bonne utilisation de l’outil.
  • La bonne application des règles et processus définis dans l’ERP.

Ces indicateurs de prise en main et de bonnes pratiques sont à suivre dans un tableau de bord de conduite de l’adoption. Cela doit permettre de mesurer d’un point de vue qualitatif la qualité des données saisies et d’un point de vue quantitatif la fréquence d’utilisation de la solution.

 

quote
Guidez avec K-NOW de Knowmore

K-NOW, plateforme d’adaptation digitale, guide vos équipes dans l’adoption des modules de votre ERP. Comme un GPS applicatif, guidages intelligents, alertes, notifications, feedback mais également onboarding, visites guidées en temps réel… tout y est pour une prise en main facile et fluide.

L’analyse de données – l’outil de mesure du ROI d’un ERP

Pour assurer une mise en place optimale d’un ERP, il est indispensable d’intégrer un monitoring adapté à travers un ensemble d’indicateurs clés de performance (KPI). Ces derniers vont permettre aux project leaders une meilleure réactivité dans la mise en place d’actions correctives dans une démarche d’amélioration continue de l’adoption de l’ERP par les utilisateurs. Ces mesures correctives peuvent prendre la forme de formations additionnelles, de révision de processus, optimisation de la personnalisation d’un écran ou d’une communication ciblée.

Le suivi de KPI, via un dashboard dédié, permet de mesurer :

  • Le degré de prise en main de l’ERP.
  • Le gain d’efficacité des utilisateurs dans la réalisation d’une tâche.

 

quote
Pilotez avec K-VALUE de Knowmore

Notre solution K-VALUE cartographie les usages et donne aux équipes métier les clés pour engager les actions correctrices appropriées afin d’améliorer l’expérience utilisateur de votre ERP. Elles intègrent la formation, l’enrichissement des guidages, l’amélioration des paramétrages de l’application, la révision des processus métier…

L’adoption réussie d’un PGI se mesure par :

  • la généralisation de l’utilisation de l’outil au sein de l’entreprise
  • l’application des nouvelles règles métier (simples, complexes ou occasionnelles)

En clair, lorsque le nouvel ERP devient l’outil référence, l’entreprise peut considérer que l’adoption est réussie !

 

Des questions ?

Vous devez accompagner des centaines ou des milliers d’utilisateurs sur une application, vous voulez les former à très court terme, vous cherchez à réduire les coûts du Support, vous êtes en veille, vous avez un projet ou ...
vous souhaitez en savoir plus
Contactez-nous arrow