Agence Nationale pour la Rénovation Urbaine

2 270 collaborateurs et partenaires
2 mises à jour/an de la core application
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Direction ANRU
La souplesse de la solution, son adaptabilité aux agendas des publics formés et sa disponibilité à tout instant en font un outil idéal pour former en continu, consolider et sécuriser la transformation.
N.M.
Directrice Générale Adjointe, en charge des projets de transformation de l’Agence ANRU

Enjeux et besoins du projet

L’Agence Nationale pour la Rénovation Urbaine (ANRU) est un établissement public industriel et commercial (EPIC) qui finance et accompagne les collectivités et les bailleurs sociaux pour mettre en œuvre de vastes projets de rénovation des quartiers les plus vulnérables dans toute la France.

Les enjeux du projet de l’ANRU étaient de réussir la transformation digitale de la version majeure de l’application métier IODA. Ce logiciel de Gestion des Contrats et des Subventions est développé en interne par l’ANRU.

La Direction de la Stratégie et de l’Accompagnement des Acteurs de l’ANRU avait pour objectifs d’accompagner les utilisateurs avant et après le déploiement du 3e module de l’application métier principale IODA et en même temps réussir la prise en main et l’usage de IODA par leurs partenaires.

 

Contexte

L’ANRU avait mis en service le 1er module de IODA en 2018 et le 2e module en 2019.

La montée en compétence des utilisateurs sur le module 2 avait été réalisée sous la forme de :

  • 1 à 2 jours de formation en présentiel sur PowerPoint et démonstration de l’outil à partir d’un environnement dédié
  • Complétés par une valise e-learning « statique »
  • 15 modules de formation vidéo.

Le Retour d’Expérience et l’étude de cadrage menés par DXC Technology et l’équipe projet de la Direction de la Stratégie et de l’Accompagnement des Acteurs de l’ANRU ont mis en lumière des éléments de faiblesses dans l’accompagnement des utilisateurs lors de ces déploiements.

Une analyse d’impacts, des entretiens terrain et une enquête de satisfaction ont permis de définir les modalités de formation pour les collaborateurs internes et les acteurs externes. Ces formations devaient toutes contenir une composante de pratique de l’outil pour permettre aux participants d’ancrer les connaissances théoriques.

La mise à disposition par la DSI d’un environnement de type « base école » auprès des utilisateurs n’étant pas possible, l’équipe projet ANRU accompagnée par DXC Technology a intégré cette contrainte dans sa réflexion sur la stratégie d’accompagnement la plus adéquate et a défini un démarrage « projet accompagnement » sur le 3e trimestre 2020.

 

La solution devait permettre à :

 

La Direction de l’ANRU

De s’assurer de la montée en compétences de toutes les parties prenantes à la fois sur l’outil IODA mais également sur les sujets d’évolutions réglementaires dans un contexte de transformation interne.

L’équipe projet

De pouvoir déployer un accompagnement de qualité dans des délais courts (population importante à accompagner avant le déploiement) et à supporter ensuite.

Les Utilisateurs

D’être formés en présentiel et à distance en manipulant l’application dans un environnement équivalent aux écrans et processus du logiciel cible – 3e module et releases ultérieures –
D’être accompagnés et guidés dans la durée et de retrouver aisément des supports pédagogiques (ou règles de gestion) une fois en situation réelle de travail.

La DSI 

De trouver une alternative à l’environnement, la maintenance, les réinitialisations récurrentes et aux incidences sur les applications tierces d’une éventuelle base école jugée chronophage, lourde et de facto onéreuse.

 

Deux populations cibles distinctes internes et externes :

130 collaborateurs internes, principalement des Chargés de Mission Financière et des Chargés de Mission Territoriale contrôlant et apportant leur support dans la rédaction des contrats, dans les demandes de subvention et les paiements associés.

1 500 utilisateurs occasionnels partenaires de l’ANRU : Délégations Territoriales, Collectivités locales, Bailleurs Sociaux, Organismes HLM… jouant chacun un rôle bien précis dans les projets de rénovation urbaine et donc dans l’outil IODA.

 

Contraintes spécifiques du projet / cahier des charges

Le projet imposait des échéances courtes pour préparer les contenus des formations qui devaient commencer en novembre 2020 pour une date de mise en production de l’outil prévue pour février 2021, tout en sachant que le module 3 de IODA était encore en cours de finalisation courant novembre.

 

Solutions retenues

Recommandé par DXC Technology, l’ANRU a très rapidement retenue K-STUDIO, le Simulateur d’applications pour former tous les utilisateurs.

L’ANRU a également décidé de réaliser un Proof Of Concept (POC) avec K-NOW, le GPS Applicatif afin de mesurer la faisabilité et les bénéfices de la solution pour les utilisateurs internes et externes une fois en situation réelle de travail. L’ANRU a validé le POC et confirmé la généralisation du déploiement de K-NOW.

 

Organisation Projet

Conception des contenus de formation

Accompagnée par DXC Technology, après une rapide formation par Knowmore, l’équipe projet ANRU a formalisé les scenarii de formations et d’accompagnement qu’ils ont ensuite produits.

La production des différents contenus a commencé par une phase de cadrage permettant de lister et prioriser les exercices pour pouvoir tenir des formations pertinentes dans les délais contraints. Ensuite, des ateliers de conception pour affiner les storyboards et objectifs pédagogiques se sont tenus avec l’équipe projet et des experts métier. Enfin, la production des contenus à proprement parler, a été réalisée par les équipes formées au logiciel auteur K-STUDIO.

 

Formation des utilisateurs et partenaires en distanciel

Une première série de 10 contenus de formation K-STUDIO à la norme SCORM, postés sur l’extranet a permis de commencer à former les futurs utilisateurs par la pratique avant la mise en production de la nouvelle version majeure de IODA.

Compte tenu des circonstances conjoncturelles, l’ANRU a décidé de former les utilisateurs en distanciel et a formé à ce jour 50 collaborateurs et 300 partenaires externes.

 

Résultats

  1. Formation par la pratique en :

  • Optimisant le temps de formation présentielle ou à distance
  • Réduisant la déperdition de connaissances à l’issue de la formation
  • En donnant un accès dynamique et contextualisé à la documentation de référence multimédia (règles métier, informations réglementaires)
  • Permettant l’entraînement sur le poste de travail en autonomie en situation réelle

L’Apprenant a le sentiment de s’exercer dans la vraie application. En formation ou auto-formation : les modules sont accessibles sur serveur, LMS, clé USB.

  • Il peut s’entraîner sans contraintes
  • Il a droit à l’erreur
  • Il peut s’auto-corriger

Le Formateur alterne les séquences sans se soucier de la gestion et de la qualité des jeux de données.

  • Il dispose des énoncés et exercices dans un support unique et complet
  • Il peut décider d’afficher au choix des énoncés
  • Il alterne des consultations de média et des exercices
  • Il reprend un exercice au beau milieu
  • Il constate le résultat en fin d’exercice sans crainte pour la base de données de production
  • Il peut suivre la progression des exercices joués

Jusqu’à présent, les formations répondent aux attentes des participants dans plus de 90% des cas et les exercices réalisés sur le simulateur en sont un véritable facteur de succès. En effet, lorsqu’on leur demande ce qui a bien fonctionné selon les collaborateurs et partenaires, ils répondent :

  • « La mise en place d’activités à distance (exercices) qui permettaient de mettre en pratique les connaissances et de conserver son attention tout le long de la formation. »
  • « La pratique grâce aux exercices en ligne. »
  • « L’utilisation du simulateur IODA (K-STUDIO) avec l’aide de l’assistant virtuel (K-NOW). »

 

  1. Adhésion et adoption digitale des collaborateurs en :

  • Guidant l’utilisateur dans l’accomplissement de ses activités dans le respect des processus métier
  • Réduisant les erreurs de procédures
  • Informant au travers de l’application des évolutions des procédures et règles métier en vigueur

Une fois formé, en situation réelle de travail dans IODA, l’utilisateur, retrouve certains des processus vus en formation.

K-NOW accompagne les utilisateurs internes et externes dans l’usage au quotidien de IODA au travers de guidages et messages pour instruire et suivre leurs dossiers de gestion des subventions.

 

Perspectives

Selon la même méthodologie, de nombreux autres contenus complémentaires sont prévus d’être ajoutés au cours de 2021 pour venir enrichir les formations au fur et à mesure et surtout permettre aux utilisateurs de s’entraîner en autonomie sur des cas complexes. Ils seront mis à jour très facilement au fil des nouvelles versions de IODA.

En complément, des guidages et des aides contextuelles temps réel vont être progressivement ajoutés sur IODA à l’aide de la solution K-NOW pour apporter une assistance en situation de travail.

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DXC Technology
La mise à disposition, pendant les formations, des exercices sur le simulateur permet aux participants de se rendre compte de la simplicité et de l’ergonomie de l’outil. Ces exercices, qui seront mis à disposition même en dehors des formations, sont un véritable atout pour des utilisateurs qui n’ont pas nécessairement une activité quotidienne sur IODA.
A. B.
Chef de projet Conduite du Changement

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