13.06.2024

Les outils du change management - Piloter le changement avec les bons outils

Les outils de la conduite du changement

Piloter le changement avec les bons outils

Quels outils pour piloter la conduite du changement, dans l’entreprise ?

La conduite du changement dans une organisation fait référence à un projet d’adoption de nouveaux outils métier et processus. Elle est à la fois une méthodologie, des étapes et une raison d’être sans fin. La continuité, via l’évolution et l’amélioration, accompagne le changement permanent. D’où l’importance de bien conduire le change et de le perpétuer, pour gagner en temps, argent et conformité.

Olivier Jullian, fondateur d’OJC Conseil nous éclaire sur le change management avec philosophie, stratégie et sur les bons outils.

 

Qu’est-ce que la conduite du changement ?

La conduite du changement dans une entreprise est l’adoption de nouveaux processus et/ou outils métier. Ces derniers peuvent être un ERP, un outil SIRH, un logiciel d’achat, un CRM…

Ce changement est généralement :

  • Stratégique pour l’entité.
  • Coûteux en temps humain et budget.
  • Rentable à moyen et long termes.
  • Durable et à pérenniser.

Aussi, initier un changement dans une organisation ne se fait pas à la légère. Il faut s’assurer qu’elle est bien intégrée par les différents collaborateurs et basée sur des gains à tous les niveaux, en :

  • Temps : efficacité et productivité des collaborateurs.
  • Argent : économies pour l’entreprise.
  • Conformité : maîtrise de la sécurité, du contrôle… qu’il s’agisse de règles d’importations, environnementales, sociales, etc.

Il doit être validé par un business case efficient, mesuré par un ROI important et durable, pour entrer dans une optimisation sans fin. Nous parlons d’une roadmap du changement dans le temps.

 

Comment préparer la conduite du changement ?

Cartographier les impacts du change management, avant de l’initier, est essentiel, comme l’explique Olivier Jullian. Cette étape préparatoire est clé, car elle analyse et définit les :

  • Processus transformés.
  • Systèmes sollicités.
  • Utilisateurs concernés.

Comme les grandes lignes d’une feuille de route, elle permet, ensuite, d’évaluer les besoins en :

  • Communication
  • Formation
  • Mesure du niveau d’adoption (KPI).

A ce premier stade, les enjeux doivent être compris par l’entreprise : c’est la connaissance du change. L’entité doit également s’assurer d’avoir les bons outils, en interne ou en externe, pour le gérer dans la durée.

 

Comment conduire le changement ?

Pour Olivier Jullian, « la boîte à outils de la conduite du changement, c’est 50 % de communication, 50 % de formation et des métriques d’adoption ».

La communication a pour but de mobiliser, présenter les gains et les impacts… pour que le change devienne une raison d’être de l’organisation. Il s’agit de la prise de conscience et de l’acceptation du change management auprès de toutes les parties prenantes, internes et externes.

La formation permet, elle, de faire évoluer les compétences et d’accompagner les collaborateurs dans le changement, via l’adoption des nouveaux processus et outils métier.

Quant aux métriques, elles sont le curseur de l’adoption, des efforts à fournir et des succès.

Dans cette dynamique, l’utilisation d’une Plateforme d’Adoption Digitale (ou DAP) associe la communication et la formation, en un même outil. Ce dernier assure un accompagnement immédiat des équipes et l’onboarding des nouveaux collaborateurs (turnover, recrutement), via le partage de l’information.

Comme le souligne Olivier Jullian, « il y a, généralement, des outils de communication et des outils de formation, rarement les deux ». K-NOW de Knowmore fédère les deux, en ajoutant de la communication à la formation dans une DAP.

 

quote
Guidez avec K-NOW de Knowmore

K-NOW, plateforme d’adaptation digitale, guide vos équipes dans l’adoption des modules de votre ERP. Comme un GPS applicatif, guidages intelligents, alertes, notifications, feedback mais également onboarding, visites guidées en temps réel… tout y est pour une prise en main facile et fluide.

Quels outils pour gérer la communication et la formation au changement ?

Si la communication et la formation sont essentielles dans la réussite du changement, elles requièrent une présence de tous les instants, donc un plan et des outils.

La communication explique, donne une vision du projet, crée des groupes d’utilisateurs, valorise / met en lumière les ambassadeurs, relaie les succès sur les réseaux sociaux internes, organise des séminaires ou events… Elle suit une stratégie d’information via tous les canaux pertinents.

Selon Olivier Jullian, « elle est peu coûteuse et efficace. Elle est la voix du changement et de la culture d’entreprise en évolution. » La communication est un savoir-faire d’OJC Conseil, qui associe regard extérieur, pragmatisme, bienveillance et efficacité.

La formation aide à l’adoption des nouveaux outils métier et processus. En présentiel, à distance ou hybride, en mode learning by doing pour plus d’efficacité. Elle accélère la prise en main des solutions digitales choisies et des méthodologies.

 

quote
Formez avec K-STUDIO de Knowmore

K-STUDIO est un logiciel auteur e-learning pour créer des contenus de formation aux modules de votre ERP. Plus souples et plus économiques qu’un environnement de formation, ces capsules pédagogiques interactives et 100% réalistes, permettent de former par la pratique en présentiel, à distance ou en e-learning, garantissant un taux de rétention élevé des apprenants.

 

Dans le change management, communication et formation ne s’arrêtent jamais, progressent…

 

Comment mesurer la conduite du changement ?

La gestion du change, dans la durée, passe par sa mesure via des KPI de change management, de quality management… A travers ces notions analytiques, il y a :

  • Le changement effectif : c’est l’adoption ou le quantitatif (user adoption).
  • La valeur ajoutée du change: c’est l’agilité ou le qualitatif (performance opérationnelle, ROI).

 

quote
Pilotez avec K-VALUE de Knowmore

Notre solution K-VALUE cartographie les usages et donne aux équipes métier les clés pour engager les actions correctrices appropriées afin d’améliorer l’expérience utilisateur de votre ERP. Elles intègrent la formation, l’enrichissement des guidages, l’amélioration des paramétrages de l’application, la révision des processus métier…

 

In fine, les nouveaux processus mis en place ne fonctionnent que s’ils remplacent les anciens. Le ratio user adoption est l’indicateur à suivre, comme la productivité, le retour sur investissement, etc.

Kurt Lewin* résume la conduite du changement en trois étapes :

  • Unfreeze, comme le dégel ou la préparation à la mise en place de nouveaux outils et processus.
  • Change. C’est le changement à proprement parler et la mise en place de nouveaux outils et/ou processus.
  • Refreeze ou regel, qui illustre la stabilisation du change et sa consolidation durable.

*Kurt Lewin, Field theory in social science, New York, Harper & Row, 1951.

Nous retrouvons bien dans cette vision, l’importance de la communication, de la formation et des métriques !
Quant aux gains du changement dans une organisation, ils peuvent se résumer par une vision partagée, une performance opérationnelle avérée, un ROI au rendez-vous… à inscrire dans la durée.

 

A propos d’OJC Conseil.

Créé par Olivier Jullian, en 2007, OJC Conseil est présent dans 8 pays et compte près de 100 collaborateurs. Spécialiste, notamment, des solutions de gestion des achats pour les grandes entreprises, OJC Conseil les accompagne dans l’intégration, la configuration et l’adoption de nouveaux outils métier. Le change management est un autre savoir-faire, via notamment le déploiement d’un plan de communication sur-mesure, pour conduire le changement durablement.

Des questions ?

Vous devez accompagner des centaines ou des milliers d’utilisateurs
sur une application, vous voulez les former à très court terme, vous cherchez à réduire les coûts du Support, vous êtes en veille, vous avez un projet ou vous souhaitez en savoir plus ?
Contactez-nous arrow