Die Instandhaltungssoftware

Was ist Instandhaltungssoftware (CMMS)?

Zunächst zum Begriff. Instandhaltungssoftware und Wartungssoftware sind im deutschsprachigen Projektalltag gebräuchlich, in der Herstellerdokumentation aber nicht als Fachbegriffe belegt. Belegt ist das englische Kürzel und seine deutsche Auflösung: IBM definiert ein computergestütztes Wartungsmanagementsystem (CMMS) als eine Softwarelösung, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre zentralen Wartungsprozesse zu automatisieren und zu optimieren, ihre Aktivitäten zu dokumentieren und Arbeitsabläufe zu verbessern (IBM).

Ebenfalls im Umlauf, in der Herstellerdokumentation der großen Anbieter aber nicht belegt: IPS beziehungsweise Instandhaltungsplanungs- und -steuerungssystem. Wer präzise sein will, sagt CMMS – und benutzt Instandhaltungssoftware dort, wo es um die Sache und nicht um die Kategorie geht.

Inhaltlich geht es um vier Dinge: Anlagen und ihre Struktur, geplante und ungeplante Arbeit, Ersatzteile und Bestände und die Dokumentation dessen, was tatsächlich getan wurde. Das letzte Element ist das wichtigste und zugleich das am wenigsten geliebte.

Die vier Grundmaßnahmen nach DIN 31051

Anders als beim EAM gibt es für die Sache selbst eine deutsche Norm: DIN 31051:2019-06 „Grundlagen der Instandhaltung“, aktuell gültig und Nachfolgerin von DIN 31051:2012-09 (DIN Media). Sie gliedert die Instandhaltung in vier Grundmaßnahmen. Die folgenden Kurzbeschreibungen fassen diese vier Maßnahmen sinngemäß zusammen; der normative Wortlaut ist kostenpflichtig:

1. Wartung – Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats.
2. Inspektion – Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustands.
3. Instandsetzung – Rückführung eines fehlerhaften Objekts in den funktionsfähigen Zustand.
4. Verbesserung – technische und administrative Maßnahmen zur Steigerung von Zuverlässigkeit, Instandhaltbarkeit und Sicherheit.

Einschränkung: Der normative Wortlaut der Definitionen steht hinter der Bezahlschranke des Normenherausgebers. Die Vierteilung ist durch die Produktbeschreibung des offiziellen Verlags belegt; der exakte Wortlaut der Definitionen erfordert die Norm selbst. Auf europäischer Ebene regelt EN 13306:2017 die Terminologie der Instandhaltung – technische, administrative und Management-Begriffe, ausdrücklich nicht für reine Softwarepflege.

Praktische Bedeutung: Die vier Grundmaßnahmen bilden die Gliederung, nach der Auftragsarten, Kostenstellen und Auswertungen aufgebaut werden. Ein CMMS, in dem alle Vorgänge als „Auftrag“ geführt werden, kann den Anteil geplanter Instandhaltung nicht ausweisen.

CMMS, EAM und das ERP-Modul

Die Abgrenzung zum EAM beschreibt keinen Funktionsumfang, sondern den abgedeckten Lebenszyklusabschnitt; sie stammt vom selben Anbieter: Während sich CMMS-Software auf Instandhaltungsaktivitäten für betriebliche Assets konzentriert, helfen EAM-Systeme, Assets über ihren gesamten Lebenszyklus zu verwalten – von Beschaffung und Installation über Betrieb und Instandhaltung bis zur Außerbetriebnahme (IBM).

Dazu kommt die dritte Möglichkeit: das Instandhaltungsmodul des vorhandenen ERP. Microsoft nennt sein Modul in der deutschen Dokumentation Anlagenverwaltung (Microsoft Learn DE). Für viele Betriebe ist das der pragmatische Weg – mit einem bekannten Nachteil: Die mobile Erfassung im Feld ist dort meist schwächer als bei einer spezialisierten Lösung, und genau daran entscheidet sich die Datenqualität.

Kennzahlen: die verfügbare Datenlage

Zu dieser Kategorie kursieren Zahlen zu den Kosten einer ungeplanten Stillstandsstunde, zum Anteil ungeplanter Ausfälle und zum Verbreitungsgrad von CMMS-Lösungen. Keine davon ließ sich auf eine zugängliche institutionelle Quelle zurückführen.

Das gilt auch für die verbreitete Tabelle, die reaktive, präventive und vorausschauende Instandhaltung mit Kosten je Leistungseinheit vergleicht und dem US-Energieministerium zugeschrieben wird: In der Veröffentlichung des Ministeriums, auf die sie sich beruft, ist sie nicht enthalten, auch nicht im Kapitel über Instandhaltungsarten.

Belastbar sind die Kennzahlen aus dem eigenen System: Anteil geplanter an gesamter Instandhaltungsarbeit, Anteil der Aufträge mit erfasstem Zeitaufwand und Material, mittlere Dauer zwischen Störmeldung und Abschluss, Anteil der Anlagen mit lückenloser Historie. Vier Zahlen, die ein CMMS ab dem ersten Monat selbst liefert.

Wo Einführungen scheitern

Einführungen scheitern nicht an der Software, sondern an der Rückmeldung: Die Arbeit wird geleistet, aber nicht oder unvollständig erfasst. Drei wiederkehrende Ursachen:

• Die Erfassung kostet Zeit, die im Zeitbudget nicht vorgesehen ist. Sie steht am Ende eines Einsatztages.
• Der Zweck ist nicht erläutert. Ist nicht bekannt, dass am Feld „Zeitaufwand“ die Ersatzentscheidung für die Anlage hängt, bleibt es leer.
• Die Schulung lag Wochen vor der Freigabe. Am ersten echten Einsatztag ist die Hälfte vergessen – und Nachzügler wurden nie geschult.

Die Gegenmittel sind bekannt und haben wenig mit Schulung im klassischen Sinn zu tun: üben an einer Nachbildung vor der Freigabe, Hilfe in der Anwendung im Moment der Erfassung und Messung dessen, was im System tatsächlich geschieht. Das ist das Feld der digitalen Adoption.

Fazit

Instandhaltungssoftware ist der im Alltag gebräuchliche Ausdruck für das, was fachlich CMMS heißt: die Planung, Steuerung und Dokumentation der Instandhaltung technischer Anlagen, gegliedert nach den vier Grundmaßnahmen der DIN 31051.

Ihr Nutzen entsteht nicht bei der Einrichtung, sondern bei jeder einzelnen Rückmeldung aus dem Einsatz. Ohne verlässliche Erfassung ist ein CMMS ein teures Auftragsbuch.

Häufige Fragen