Moderniser la gestion RH avec un SIRH : au-delà de la technologie, un enjeu humain

Le SIRH, un levier stratégique pour les organisations

Le SIRH est devenu bien plus qu’un simple outil administratif. Il est aujourd’hui un catalyseur de performance RH, permettant une gestion unifiée et centralisée des données, des processus fluidifiés et un pilotage précis des activités RH. Il couvre un large éventail de fonctions : gestion administrative, paie, recrutement, formation, évaluation, gestion des temps, etc. Grâce aux solutions cloud et SaaS, il est désormais accessible à tous les collaborateurs, y compris les managers, dans une logique de libre-service et d’autonomisation.

Mais la valeur d’un SIRH ne réside pas uniquement dans ses fonctionnalités. Elle se mesure surtout à sa capacité à être adopté, compris et utilisé efficacement par ceux qui en ont besoin au quotidien. Et c’est là que réside souvent le plus grand défi.

Adopter un SIRH : une transformation avant tout culturelle

L’adoption du SIRH ne doit jamais être considérée comme automatique. Il ne suffit pas de déployer une solution pour qu’elle soit utilisée. Les résistances au changement, la crainte de la complexité, la méconnaissance des bénéfices ou encore le manque de temps peuvent constituer des freins importants à l’utilisation.

C’est pourquoi la réussite d’un projet SIRH passe par une véritable stratégie d’accompagnement au changement, pensée dès les premières phases du projet. Elle doit intégrer les collaborateurs en tant qu’acteurs du changement, pas seulement comme destinataires. Cela implique d’anticiper leurs besoins, de simplifier leur parcours utilisateur et de leur donner les moyens de comprendre et de maîtriser les nouveaux outils.

L’onboarding digital : clé de l’appropriation

L’onboarding dans un contexte SIRH ne concerne pas uniquement les nouveaux collaborateurs. Il désigne ici l’ensemble des actions menées pour guider tous les utilisateurs dans leur prise en main de la solution. C’est une étape fondatrice qui conditionne l’efficacité à long terme de l’outil.

Un bon onboarding doit combiner pédagogie, accessibilité, progressivité et accompagnement in situ. Il transforme l’utilisateur passif en acteur de son apprentissage, réduit les sollicitations au support, et favorise l’appropriation naturelle de l’outil.

La DAP : un levier incontournable pour l’adoption des SIRH

C’est précisément à ce moment qu’entre en jeu un dispositif de plus en plus stratégique : la Digital Adoption Platform (DAP). Une DAP est une solution logicielle qui s’intègre directement à l’interface du SIRH pour guider les utilisateurs pas à pas, en temps réel, dans leur environnement de travail. Elle propose des bulles d’aide, des pas-à-pas interactifs, des messages contextuels...

La DAP joue un rôle central dans trois dimensions clés :

1. Accélérer la prise en main

Les utilisateurs n’ont plus besoin de mémoriser l’ensemble des processus ou de consulter des manuels statiques. Grâce aux parcours guidés, ils réalisent directement leurs actions dans l’outil, au moment où ils en ont besoin, avec une assistance continue.

2. Renforcer la formation en continu

Une DAP ne remplace pas la formation, elle la complète et l’ancre dans le réel. Elle permet une approche de type « learning in the flow of work », particulièrement précieuse pour les managers ou agents de terrain qui n’ont ni le temps ni l’envie de suivre des parcours longs.

3. Favoriser une adoption pérenne

Les usages sont analysés et mesurés pour identifier les points de friction, améliorer les contenus et adapter les messages d’aide. L’expérience devient évolutive, personnalisée, et toujours pertinente.

L’usage d’une DAP dans le cadre d’un projet SIRH est donc un accélérateur de ROI, une garantie de fluidité pour les utilisateurs et un outil précieux pour les équipes RH en charge de la conduite du changement.

Étude de cas : la RATP et l’adoption réussie de Workday

La RATP, acteur clé du transport francilien, a récemment mené une transformation ambitieuse de son SIRH en adoptant la solution Workday, dans une logique d’unification, de transversalité et de modernisation. Ce projet ne se limitait pas à un changement d’outil : il impliquait une refonte des processus et une réorganisation des pratiques RH.

Consciente de l’enjeu d’appropriation, la RATP a mis l’accent sur l’accompagnement au changement et le déploiement de K-NOW notre plateforme d’adoption digitale (DAP), en collaboration avec Oresys. Ce dispositif s’appuyait sur :

• des mises en situation réalistes, simulant les processus métiers dans un environnement identique à la production ;
  
  
• une bibliothèque de scénarios métiers, disponibles en libre accès à tout moment ;
  
  
• des guidages contextuels intégrés à Workday, qui apparaissent lorsque l’utilisateur en a besoin dans son parcours ;
  
  
• une structuration pédagogique claire, avec des messages clés validés et contextualisés.
  
  

Les résultats ont été probants :

• 13 procédures de formation simulées, utilisées en autonomie par des centaines d’utilisateurs ;
  
  
• 41 procédures actives dans l’outil, qui accompagnent les collaborateurs dans leur quotidien ;
  
  
• une expérience utilisateur rassurante, fluide et engageante, même pour les managers peu technophiles.
  
  

La DAP a ainsi permis de transformer un outil potentiellement complexe en expérience fluide et maîtrisée, tout en réduisant la charge du support RH.

Un accompagnement dans la durée : facteur de performance et de satisfaction

Trop souvent, les projets SIRH s’essoufflent après leur déploiement initial, faute d’avoir prévu un accompagnement post-lancement. Pourtant, les besoins évoluent, les utilisateurs changent, de nouvelles fonctionnalités apparaissent. Il est donc essentiel d’envisager le SIRH comme un dispositif vivant, qui nécessite un entretien régulier.

Un accompagnement durable implique :

• une écoute continue des retours utilisateurs, pour ajuster les supports, les messages et les formations ;
  
  
• des mises à jour régulières des contenus pédagogiques, en lien avec les évolutions de la solution ;
  
  
• la mesure de la satisfaction et de l’engagement utilisateur, via des feedbacks et des analytics d’usage.

Grâce à une DAP bien utilisée, cette amélioration continue devient possible, mesurable, et agile.

Conclusion : penser adoption avant technologie

Réussir un projet SIRH ne se résume pas à choisir une solution performante ou à numériser des processus RH. Cela repose sur une stratégie d’adoption centrée sur l’humain, où chaque collaborateur est guidé, formé, soutenu dans la durée. L’onboarding, la formation, l’accompagnement et les outils comme les DAP sont autant de briques indispensables à l’appropriation pérenne de ces solutions.

Le cas de la RATP montre que lorsque l’expérience utilisateur est pensée dès le départ, les bénéfices sont immédiats : autonomie, confiance, satisfaction… et au final, un outil qui tient toutes ses promesses.