Der HRIS-Consultant ist ein Experte, der den Umgang mit Informations- und Kommunikationstechnologien beherrscht, um die Produktivität des Personalwesens zu verbessern. Ihre Hauptkompetenz liegt in der Implementierung von HRIS-Lösungen. Er hat entscheidenden Anteil daran, dass die Strategie für die digitale Transformation im Unternehmen effizient umgesetzt wird. Der HRIS-Consultant hilft dabei, die IT so zu nutzen, dass sie zu einer Verbesserung der Geschäftsprozesse und damit auch der Wettbewerbsfähigkeit beiträgt. Lesen Sie nachfolgend alles Wissenswerte darüber, welche Rolle der HRIS-Berater für die digitale Transformation spielt.
Der HRIS-Consultant ist, wie der HRIS-Projektleiter, in den Bereichen Unternehmensmanagement, Personalmanagement, IT und IT-Management qualifiziert und beherrscht die gängigen IT-Ansätze dafür. Bevor er eine digitale Strategie für das Unternehmen entwickelt, analysiert er, wie die digitale Transformation derzeit umgesetzt wird und welche Stärken und Schwächen diese Vorgehensweise hat. Er befragt dafür alle Beteiligten des Unternehmens, also nicht nur die Mitarbeiter, sondern auch die Führungskräfte.
Der HRIS-Berater muss die Bedürfnisse des Betriebes sowie die vorhandenen IT-Lösungen erfassen und die bestehenden HR-Managementprozesse analysieren. Ausgehend von dieser Bestandsaufnahme und den Erwartungen des Unternehmens an die digitale Transformation entwickelt der HRIS-Consultant dann einen Rahmenplan für das Personalinformationssystem. Dieser Plan sollte den kurz-, mittel- und langfristigen operativen Anforderungen des Unternehmens nachkommen.
Er erstellt ein Pflichtenheft für die digitale Strategie, in dem Budget, operative Zwänge und notwendige Investitionsmittel für die Hardware enthalten sind. Der Aktivitätenplan führt Maßnahmen auf, um geeignete technologische Lösungen (z. B. ein ERP-System oder eine andere spezialisierte Software) für die verschiedenen Zielgruppen innerhalb des Unternehmens bereitzustellen. Der HRIS-Consultant kann beispielsweise den Einsatz eines ERP-Systems empfehlen, damit sichergestellt ist, dass alle Unternehmensdaten sicher und zentral gespeichert werden.
Die IT-Lösungen aller Geschäftsprozesse werden vereinheitlicht und automatisiert, um die Performance der Organisation zu steigern. Der HRIS-Fachmann gewährleistet zudem, dass das bestehende Personalinformationssystem einfach, schnell und effizient in die bestehenden Softwarelösungen des Unternehmens integriert werden kann.
Damit die Ziele der digitalen Unternehmensstrategie erreicht werden, ist es notwendig, dass alle Akteure tatsächlich einbezogen werden. Die digitale Transformation muss nach und nach ein fundamentaler Bestandteil der Unternehmenskultur werden. Sensibilisierung und Kommunikation sind dabei wichtige Aspekte der Arbeit eines HRIS-Consultants. Denn nur so kann er althergebrachte Vorstellungen und Vorbehalte abbauen, die dem Widerstand gegen die Veränderung Nahrung geben würden. Dafür fördert er bei jedem einzelnen Mitarbeiter das Bewusstsein, dass die Informatik beträchtliche Vorteile bietet, um die Produktivität zu verbessern, und letzten Endes auch ihm selbst mehr Erfüllung bei der Arbeit verschafft.
Der Verantwortliche für das Human-Resource-Managementsystem schult die Mitarbeiter, damit sie die digitalen Tools schnell beherrschen und effizient nutzen können. Darüber hinaus erfüllt ein HRIS-Consultant im Rahmen der digitalen Transformation unter anderem folgende Aufgaben:
Der HRIS-Spezialist leistet zudem permanent einen reaktiven technischen Support, um technische Probleme so schnell wie möglich zu beheben. Die Mitarbeiter müssen sich ihrerseits mit den Best Practices für den Umgang mit sensiblen Unternehmensdaten vertraut machen, damit diese vor Cyberattacken geschützt sind.
Der Verantwortliche für das HRIS-Projektmanagement überwacht und bewertet die Umsetzung der im Pflichtenheft definierten Maßnahmen. Er managt die Wartung der installierten Businesstools. Der HRIS-Consultant kontrolliert die regelmäßig durchgeführten Updates, mit denen Bugs korrigiert sowie die Sicherheit und Effizienz der vorhandenen Lösungen verbessert werden. Generell sollte jedes Unternehmen mit der Zeit analysieren, welchen Beitrag die Informations- und Kommunikationstechnologie tatsächlich zum Unternehmenserfolg leistet.
Idealerweise werden die Resultate eines HRIS-Projektes vierteljährlich bewertet, um zu erkennen, ob die vorhandenen Tools wirksam sind und dabei helfen, kurz- und mittelfristig die gesetzten Ziele zur Steigerung von Produktivität und Konkurrenzfähigkeit zu erreichen. Auf dieser Basis kann der HRIS-Berater dann im Laufe der Zeit die notwendigen technischen Anpassungen vornehmen, damit die festgelegte digitale Strategie erfolgreich umgesetzt wird. Verändern sich die Bedürfnisse des Unternehmens in Bezug auf das Personalmanagement, drängt sich eine Optimierung der Gehaltssoftware oder anderer HR-Softwarelösungen auf. Manchmal muss dann eine neue Software eingeführt werden, damit das Personalwesen effizienter arbeiten kann.
Ein Personalinformationssystem liefert chronologische Informationen über die Leistungsfähigkeit der verschiedenen Abteilungen und über Probleme, mit denen diese unter Umständen bei der täglichen Arbeit konfrontiert sind. Die Auswertung der Informationen hilft dabei, Prozesse wie Personalschulungen, die Einstellung von Talenten oder die Payroll kontinuierlich zu verbessern. Der HRIS-Consultant kann auch den HR-Manager dabei unterstützen, die interne Personalpolitik oder das Karrieremanagement weiterzuentwickeln. Ein HRIS-Consultant verfügt über das notwendige Know-how und die Erfahrung, die für die Entwicklung, Umsetzung, Überwachung und Evaluation der digitalen Unternehmensstrategie unabdingbar sind. All das bietet die Möglichkeit, Entscheidungsprozesse zu optimieren und die Arbeitserfahrung der Mitarbeiter zu verbessern.
Die Digitaltechnologie entwickelt sich heute unaufhaltsam weiter, sodass kein Zweifel daran besteht, dass der Beruf des HRIS-Consultants Zukunft hat. Daher bietet eine Ausbildung in HRIS-Management ausgezeichnete Möglichkeiten für die Weiterentwicklung der beruflichen Karriere.