Système d'Information Achat : le guide complet pour une gestion des achats réussie

Le marché mondial de la gestion des achats (appelé également “e-procurement”) a connu une nette accélération à la suite de la pandémie de COVID-19. Selon une étude publiée par The Insight Partners, durant la crise sanitaire, de nombreuses entreprises ont ressenti le besoin urgent de rationaliser leurs processus d’approvisionnement et ont engagé des actions pour mettre en place et déployer des Système d’Information Achat (ou SI Achat). Cette situation a contribué à la croissance du marché mondial, qui devrait atteindre une valeur de 4,74 milliards de dollars d’ici 2027, avec un taux de croissance annuel de 6,4%. 

 

La pandémie a mis en évidence l’importance de disposer d’une chaîne d’approvisionnement résiliente et digitalisée. Découvrez les étapes à suivre pour bénéficier de tous les avantages du déploiement d’un SI Achat au sein de votre entreprise.

Les objectifs d’un SI Achat performant

Un SI achat est un outil informatique qui collecte, en temps réel, l’ensemble des données liées aux achats au sein d’une entreprise. Il traite par exemple des informations concernant les fournisseurs, du statut des commandes, de leurs montants ou encore de l’état des stocks. 

Ces données sont analysées par le logiciel afin de mettre en évidence les faits et les événements significatifs, de permettre la mise en place d’améliorations et de faciliter la prise de décisions. Alors que la transformation digitale s’impose comme un nouveau standard dans l’ensemble des secteurs, la sélection d’une SI Achat s’impose comme une étape clé dans ce processus de rationalisation et d’optimisation.

Les 5 avantages de la gestion des achats dans l’entreprise

Le déploiement d’un système d’information Achats (SI Achats) offre de nombreux avantages à différents niveaux de l’entreprise :

  • Une organisation plus efficace. Grâce au SI Achats, il est possible de rationaliser le processus de traitement des commandes, d’éliminer les inefficacités liées à des procédures dispersées et de garantir une gestion cohérente et structurée.
  • Un suivi des commandes amélioré. Les responsables des achats peuvent suivre l’état d’avancement des commandes, identifier les éventuels retards et prendre les mesures nécessaires rapidement afin d’optimiser les délais et de renforcer la satisfaction en interne.
  • Une analyse plus fine des dépenses. Grâce au SI Achats, il devient plus facile de catégoriser les dépenses et de générer des rapports détaillés par exemple, par fournisseur ou par période afin d’identifier les opportunités d’économies ou de négociations.
  • Des processus automatisés. En utilisant des fonctionnalités avancées, telles que les workflows automatisés, les validations électroniques et les notifications, les tâches administratives sont réduites et du temps est libéré pour les activités à plus forte valeur ajoutée.
  • Une amélioration de la communication et de la collaboration entre les différents acteurs grâce à des fonctionnalités telles que les espaces de travail collaboratifs, les commentaires et les outils de partage.

Évaluer les besoins spécifiques en matière d’achats

Avant de sélectionner une solution, plusieurs actions doivent être mises en place, à commencer par une analyse des besoins fonctionnels. Identifiez et priorisez les points stratégiques de votre organisation : gestion des fournisseurs, des contrats, des stocks, des commandes… Pour cela, n’hésitez pas à impliquer les différentes parties prenantes depuis les responsables des achats jusqu’aux utilisateurs finaux, en passant par les équipes financières.

Pour compléter et confirmer les informations recueillies, il est recommandé d’analyser les données d’achats disponibles, tels que les rapports d’achats, les historiques de commandes et les analyses de dépenses, afin d’identifier les tendances, les schémas et les problèmes récurrents. 

 

Analyser les processus d’achat existants et identifier les freins

Il est également important de cartographier les processus d’achat actuels. Documentez chacune des étapes depuis la demande initiale jusqu’à la réception des biens ou des services. 

Évaluez les freins et les inefficacités éventuelles. Intéressez-vous, par exemple, aux retards, aux erreurs les plus fréquemment commises par les différentes équipes, aux difficultés rencontrées… Sans omettre les contraintes réglementaires et RSE ou encore les tensions sur l’approvisionnement propres à votre secteur.

Enfin, n’hésitez pas à explorer les causes profondes des freins identifiés en cherchant les facteurs tels que des procédures mal définies, des lacunes dans la communication ou des pratiques incohérentes. 

 

Les critères de choix pour sélectionner un SI Achat adapté à votre entreprise

Faire le choix d’une solution SI Achat, c’est finalement… faire le choix d’un fournisseur et donc réaliser un sourcing. À cela s’ajoutent différents critères sur lesquels il convient d’être vigilant.

Il existe un grand nombre de solutions sur le marché, certaines sont plus populaires que d’autres. Néanmoins celle qui correspondra à votre entreprise sera celle qui répondra à vos besoins spécifiques et démontrera un alignement avec vos objectifs stratégiques. Vous pouvez par exemple opter pour : 

  • une solution de gestion des achats qui permet de gérer les processus d’achat automatisés (e-procurement) et de centraliser l’ensemble des données. Elle intègre généralement des fonctionnalités d’analyse (spend-analysis) qui favorisent une prise de décision efficace.
  • une solution d’e-sourcing comme celles spécialisées dans la Gestion de la Relation Fournisseur (SRM) qui permet d’obtenir, en temps réel, une vision des échanges avec les fournisseurs garantissant ainsi, une grande réactivité et l’identification de signaux importants comme la dégradation de l’approvisionnement ou de la qualité.
  • une solution d’e-Achats qui permet de rationaliser les processus d’approvisionnement et intègre des fonctionnalités comme la facturation électronique, la gestion de la chaîne d’approvisionnement et de la performance.

Veillez à choisir une solution qui vous garantira un support et une maintenance en conformité avec le niveau d’exigence imposé par vos enjeux business. Évaluez, par exemple, leur disponibilité (en soirée ou pendant les week-ends et jours fériés si votre entreprise l’exige) et leur délai de réponse.

Assurez-vous que votre fournisseur pourra accompagner votre développement dans les mois et les années à venir. Par exemple, si votre entreprise prévoit un déploiement à l’international ou sur des marchés spécifiques et/ou réglementés.Enfin, évidemment, considérez les tarifs de la solution. Ils fonctionnent, généralement, sur la base d’un abonnement à prix fixe et des coûts variables qui viennent s’y ajouter. N’omettez pas d’inclure les ressources mobilisées en interne, par exemple la mise à disposition d’un ou plusieurs membres de l’équipe technique pour la période de mise en place et le déploiement.

La planification et les étapes d’implémentation : un POC efficace et réussi

Pour le déploiement, il est conseillé de débuter par un POC (“Proof of Concept”) qui permettra d’éprouver le logiciel dans votre contexte spécifique.

  • Délimitez le champ d’application du POC afin de permettre à vos équipes d’achat de tester le logiciel en utilisant des jeux données réelles mais définis. Limitez le POC à une portée « gérable » en termes de volume, de fonctionnalités et de participants.
  • Concevez des cas d’utilisation représentatifs de vos processus d’achat. Le POC nécessite de la préparation pour développer des cas spécifiques à votre organisation qui ne peuvent être remplacés par des cas standards.
  • Mettez en place des indicateurs de performance (“KPI”) et partagez-les avec votre fournisseur de solution SI Achat. Ils vous permettront d’être alignés sur des objectifs communs et quantifiables.
  • Impliquez des utilisateurs provenant de différentes directions dans la phase d’évaluation. Leurs commentaires et leurs attentes doivent être intégrés au POC pour faciliter l’adoption ultérieure de la solution par tous les utilisateurs.

 

La formation des utilisateurs pour maximiser l’efficacité du SI Achat

La mise en place d’un programme d’onboarding pour les utilisateurs est également essentielle. Ce programme devrait comprendre des sessions de formation ciblées, la préparation de guides d’utilisation détaillés, et l’établissement d’un support technique réactif pour résoudre les éventuelles difficultés rencontrées par les utilisateurs.En plus du programme initial, une formation continue peut être instaurée. Cette formation peut être menée lors de l’introduction de nouvelles fonctionnalités. Elle peut également aborder l’importance de la sécurité des données et le partage des meilleures pratiques dans l’utilisation de la solution SI Achats.

Suivre les performances et ajuster sa stratégie une gestion des achats réussie

Le suivi régulier des performances et des KPI définis en amont du projet vous permettront de vous assurer de la réussite de son intégration. Leur sélection de ces indicateurs est évidemment, propre à chaque entreprise, néanmoins certains sont essentiels :

  • L’indice de performance des achats est un indicateur qui mesure l’efficacité et la performance globale des processus d’achats au sein de l’entreprise. Il permet d’évaluer la capacité de l’entreprise à réaliser des économies, à respecter les délais d’approvisionnement, à optimiser les coûts et à maximiser la valeur ajoutée des achats. En surveillant régulièrement l’IPA, il est possible d’identifier les domaines d’amélioration et d’ajuster les stratégies en conséquence.
  • Le taux de churn, ou taux d’attrition des fournisseurs, est un indicateur clé pour évaluer la stabilité et la satisfaction des relations. En surveillant ce taux, les experts en gestion des achats peuvent identifier les causes de désengagement des fournisseurs, prendre des mesures correctives et mettre en place des stratégies de rétention efficaces.
  • Le suivi des performances des fournisseurs consiste à évaluer des critères prédéfinis tels que la qualité des produits/services, la conformité aux normes, les délais de livraison et la satisfaction des clients internes. En mesurant et en comparant les données de chaque fournisseur, il est possible d’identifier les partenaires importants et de résoudre les problèmes plus rapidement lorsqu’ils se présentent.

 

Les bonnes pratiques pour une collaboration efficace avec les fournisseurs

Pour établir une collaboration efficace avec les fournisseurs, il est essentiel de mettre en place des bonnes pratiques qui favorisent des relations solides et bénéfiques. Voici quelques conseils précis pour y parvenir :

  • Embrassez le nouveau paradigme du digital. Ne cherchez pas à reproduire à tout prix et à l’identique chacune des habitudes et chacun des processus précédents. Communiquez auprès des équipes et accompagnez-les dans une véritable prise en main du nouvel outil et de ses nouvelles fonctionnalités pour être certains d’exploiter totalement son potentiel.
  • Partagez vos indicateurs de performances avec vos fournisseurs et utilisez les données comme une base de discussion transparente et rigoureuse. N’hésitez pas à organiser des points d’étapes réguliers pour discuter des ajustements nécessaires, pour partager des informations clés et pour s’assurer de l’alignement de vos objectifs. L’utilisation d’un SI Achat vous permettra d’échanger à partir de données fiables et consolidées.

Encouragez les fournisseurs à proposer des idées innovantes et à partager leurs connaissances. Cela peut se faire par le biais de sessions de brainstorming ou de collaborations plus étroites. Favoriser l’innovation contribue à améliorer les processus d’achat et à trouver des solutions plus efficaces.

La mise en place d’un SI Achat constitue, aujourd’hui, l’un des piliers d’une transformation digitale réussie. C’est également une manière efficace d’optimiser les différents processus du service Achat, de renforcer la synergie et la communication avec les fournisseurs, et d’obtenir des résultats tangibles, quantifiables et significatifs.

En exploitant les potentialités d’un SI Achat, les entreprises ont la possibilité d’accéder à une visibilité améliorée sur leur chaîne d’approvisionnement, d’une gestion affinée des commandes et d’une analyse minutieuse et précise des dépenses.

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