Die digitale Prozessautomatisierung (DPA) – Digital Process Automation – hält immer mehr Einzug in die Arbeitsabläufe von Unternehmen. Sie hilft dabei, Workflows zu optimieren, die Customer Experience zu verbessern und die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Als zentraler Bestandteil der digitalen Transformation unserer modernen Gesellschaft hilft die DPA Organisationen, ihre operativen Abläufe reibungsloser und rationeller zu gestalten und so effiziente Leistungen zu garantieren.
Die Automatisierung digitaler Prozesse ist ein innovativer Ansatz, der sich nicht nur auf die Automatisierung von Tätigkeiten beschränkt. Durch den Einbezug von künstlicher Intelligenz und Machine Learning erleichtert er das Treffen von Entscheidungen.
Das Konzept der Digital Process Automation wurde 2017 von Forrester entwickelt und leitete eine Veränderung des Business Process Managements (BPM) ein. Unter dem Druck, immer agiler zu werden und immer mehr Abläufe zu digitalisieren, begann man, mit DPA komplexe Prozesse zu automatisieren. Diese Entwicklung bietet Unternehmen eine ausgeprägte Flexibilität beim Prozessmanagement, sodass sie sich schneller und leichter an Marktveränderung anpassen können.
Das wichtigste Ziel, das Organisationen mit Digital Process Automation verfolgen, ist eine Verbesserung der operativen Effizienz. Dadurch können sie Workflows beschleunigen, Entscheidungsfindungen verbessern und ihren Kunden reibungslose Leistungen anbieten. Durch Plattformen für digitale Akzeptanz (Digital Adoption Platforms) lassen sich menschliche Fehler reduzieren, Kosten optimieren und der Einsatz anderer digitaler Anwendungen erleichtern.
Die Digital Process Automation basiert auf einigen grundlegenden Prinzipien, die eine reibungslose und optimale Überwachung der Abläufe sicherstellen. Die Merkmale reichen von der Vereinfachung der Workflows bis hin zur Einbindung intelligenter Tools und sind wesentlich für strukturierte, automatisierte und dadurch effiziente Geschäftsprozesse.
Mit automatisierten Arbeitsabläufen können Geschäftsprozesse zielführend und ohne Reibungsverluste organisiert und ausgeführt werden. Unnötige manuelle Eingriffe entfallen, was menschliche Fehler reduziert und die Vorgänge beschleunigt. Intelligente Tools unterstützen Unternehmen dabei, die Organisation der Aufgaben zu optimieren und die Zusammenarbeit der diversen Abteilungen besser zu koordinieren. Diese Automatisierung unterstützt schnellere Entscheidungen und verbessert die Reaktivität auf interne und externe Anfragen.
Eine Digital Adoption Platform hilft dabei, die verschiedenen Tools und Informationssysteme eines Unternehmens zu vernetzen. Der Einstieg in eine solche Plattform wird durch Pushnachrichten und interaktive Anleitungen, die direkt in die Software integriert sind, erleichtert. Auf diese Weise ist es möglich, die vorhandenen Ressourcen und Anwendungen optimal zu nutzen.
Die Automatisierung der digitalen Prozesse unterstützt eine zentralisierte Verwaltung der Daten, da verschiedene Informationsquellen auf einer Plattform gebündelt werden. Dadurch können verstreute digitale Ressourcen zusammengefasst, strukturiert und leichter zugänglich gemacht werden. Auch dies beschleunigt die Entscheidungsprozesse innerhalb der Organisation.
Der Einsatz von Digitaltechnologie für die Automatisierung der Prozesse kann finanzielle Vorteile bieten, die denen eines BPM in nichts nachstehen. Doch der Nutzen eines solchen Projektes geht weit über den finanziellen Aspekt hinaus.
Die Einführung von Software reduziert menschliche Eingriffe und damit Fehlerquellen. Das ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse reibungsloser zu gestalten. Automatisierte Prozesse verkürzen die Bearbeitungszeiten erheblich, sodass Vorgänge beschleunigt und zuverlässiger werden. Gleichzeitig wird dadurch der Einsatz der Ressourcen optimiert, da sich die Mitarbeiter auf Aufgaben mit einem höheren Mehrwert konzentrieren und produktiver arbeiten können.
Digital Process Automation automatisiert Interaktionen mit den Kunden und optimiert die Bearbeitung wiederkehrender Tätigkeiten, z. B. Anfragen. Durch eine bessere Koordination der Abteilungen und die Integration von Tools für die Automatisierung bestimmter Abläufe verkürzt sich die Bearbeitungszeit, der Kunde erhält schnellere Antworten. Das Ergebnis: unkomplizierte und personalisierte Erlebnisse für die Kunden.
Durch weniger menschliche Eingriffe und manuelle Tätigkeiten sinken die Verwaltungskosten des Unternehmens. Die Ressourcen können genau da eingesetzt werden, wo sie benötigt werden, was Fehler und Zeitverzögerungen vermindert und folglich die Ausgaben für die Behebung von Fehlern oder ineffizienten Tätigkeiten senkt.
Die digitale Prozessautomatisierung ermöglicht es Unternehmen, strengere Sicherheitskontrollen durchzuführen. Konformitätsprüfungen sind in die Workflows integriert und garantieren so die Einhaltung der geltenden Normen. Die Zentralisierung von Informationen sowie Zugriffsbeschränkungen im Rahmen der DPA schützen die Systeme bedeutend besser vor Cyberattacken und Datenschutzverletzungen.
Die Automatisierung der Geschäftsprozesse wurde durch das Aufkommen von Technologien wie Robotic Process Automation (RPA, robotergesteuerte Prozessautomatisierung) und Digital Process Automation (DPA, digitale Prozessautomatisierung) entscheidend beeinflusst. Die beiden Ansätze werden zwar oft in dieselbe Schublade gesteckt, allerdings erfüllen sie unterschiedliche Anforderungen und werden demzufolge in verschiedenen Kontexten eingesetzt.
Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung konzentriert sich auf die Automatisierung von monotonen Tätigkeiten, die in diesem Fall von Software-Robotern verrichtet werden. Sie ist vor allem bei einfachen und wiederkehrenden Abläufen (Texterfassung, Versenden oder Empfangen von E-Mails) effizient. Digital Process Automation (DPA) automatisiert dagegen komplexere Prozesse und hat daher eine ganz andere Tragweite als die erste.
Die Wahl zwischen RPA oder DPA hängt von den spezifischen Anforderungen der Organisation ab. Robotic Process Automation beschleunigt die Ausführung bestimmter Arbeiten und reduziert menschliche Fehler. Digital Process Automation ermöglicht dagegen die umfassende Transformation von Workflows, optimiert dadurch die operative Effizienz und die User Experience.
In einer Welt, in der sich die digitale Transformation immer mehr beschleunigt, müssen Unternehmen nicht nur ihre Prozesse automatisieren, sondern gleichzeitig sicherstellen, dass ihre Mitarbeiter die implementierten Tools auch beherrschen. An diesem Punkt kommen Digital Adoption Platforms (DAP) ins Spiel. Sie haben entscheidenden Einfluss darauf, ob neue Technologien akzeptiert werden und sich demzufolge die erhoffte Optimierung der Abläufe tatsächlich einstellt.
Die Plattformen erleichtern den Einstieg in neue Software, indem sie die User bei der Ausführung ihrer täglichen Arbeit anleiten. Dadurch verbessern sie die Produktivität und unterstützen die reibungslose Einführung von Lösungen für die digitale Prozessautomatisierung. Ihr Nutzen geht aber weit über die operative Effizienz hinaus. Sie tragen nicht unerheblich zum Erfolg der digitalen Transformation von Unternehmen bei.
Eine Digital Adoption Platform ist eine Software, die die Einführung von Anwendungen in Unternehmen erleichtert. Es gibt mehrere Plattformen dieser Art, die Ihnen dabei helfen, die digitale Zukunft Ihres Unternehmens und die Automatisierung der Abläufe zu sichern.
Dabei unterscheidet man zwei Arten: sogenannte „Wide-Tools“, die auf die Automatisierung einfacher Prozesse ausgerichtet sind. Und sogenannte „Deep-Tools“, die sich für komplexe Prozesse eignen und umfassende Programmierkenntnisse erfordern.
Knowmore ist ein konkretes Beispiel für eine Plattform für digitale Prozessautomatisierung, die die Integration der User vereinfacht. Sie soll Onboarding, Schulung und Akzeptanz digitaler Tools optimieren und basiert auf dem Prinzip Learning by Doing. Mit einem nicht codierten Editor erstellen Sie personalisierte Micro-Learning-Inhalte problemlos selbst. Bei Bedarf steht Ihnen ein Supportteam zur Seite. Die Anwendung enthält einsatzbereite Leitfäden für die Erstellung von Inhalten, zum Beispiel für Microsoft Office 365, G Suite oder SAP. Testen Sie die Demoversion der Software, bevor Sie sich definitiv entscheiden.
DAPs erleichtern die Akzeptanz digitaler Tools, reduzieren die Einarbeitungszeit und minimieren Fehler in der Anwendung. Durch interaktive Anleitungen und Real-Time-Hinweise kommen die Mitarbeiter schneller mit neuen Technologien zurecht. Diese Optimierung der Prozesse verbessert die Produktivität, beschleunigt die Implementierung digitaler Lösungen und ist damit Garant für eine effiziente digitale Transformation von Organisationen.