Tout ce qu’il faut savoir sur l’adoption digitale

Qu’est-ce que l’adoption digitale ?

L’adoption digitale est un processus qui fait référence à la capacité des individus à utiliser pleinement les outils digitaux. Cela comprend l’adoption des fonctionnalités, des logiciels, ainsi que des processus engendrés par l’utilisation d’outils numériques.

L’adoption est réussie  lorsque les entreprises optimisent l’utilisation de leurs ressources, y compris les logiciels et les applications, pour offrir de la valeur, améliorer l’expérience utilisateur et augmenter la productivité. L’adoption est gagnée lorsque les utilisateurs abandonnent leurs anciennes méthodes et outils. L’adoption est considérée comme totale lorsque les utilisateurs maîtrisent toutes les fonctionnalités, ainsi que les processus et les utilisent naturellement pour effectuer leurs tâches.

Faciliter l’adoption digitale avec la bonne plateforme

Une plateforme d’adoption digitale est un outil d’assistance utilisateur directement intégré dans les logiciels de votre entreprise.

En intégrant ce type d’aide à vos logiciels, vous pouvez communiquer avec les utilisateurs et les former sur les processus et les saisies de données directement dans l’interface, en utilisant des guides pas à pas et de l’aide contextuelle. Cela aide les utilisateurs à maîtriser leurs outils simplement et rapidement, sans avoir besoin de contacter le support informatique.

Avec ces plateformes, vous offrez un support adapté en temps réel, ajusté à chaque profil et donnez la possibilité de progresser de façon autonome 24h/24 7j/7.

Bon à savoir 

Une plateforme d’adoption digitale telle que K-NOW est aussi qualifiée de GPS applicatif. Comme un GPS dans une voiture, K-NOW localise l’utilisateur dans l’application pour lui prodiguer l’aide dont il a besoin au bon moment et lui pointer le processus à suivre, la dernière règle métier ou la vidéo à consulter.

 

Les enjeux d’une plateforme digitale

La résistance au changement est le premier défi de l’adoption digitale, car elle peut entraver les projets de transformation numérique. Investir dans la conduite du changement s’avère judicieux pour emporter l’adhésion des différents acteurs de l’entreprise. Pour mettre en place une conduite du changement efficace, il est essentiel de suivre une méthodologie adaptée aux parties prenantes et de communiquer avec elles, de former les utilisateurs finaux et de mesurer le ROI (retour sur investissement) pour ajuster l’accompagnement si nécessaire

Le deuxième défi est d’accélérer l’adoption des logiciels, car plus les logiciels sont adoptés tardivement, plus ils produiront un ROI négatif. Pour relever ce défi, il est important de former les utilisateurs finaux, de réduire les erreurs de saisies  et d’améliorer le support utilisateur. Pour faciliter l’adoption, il faut créer l’engouement tout en rassurant les employés sur le processus de transition et les avantages de la digitalisation. Offrir un soutien continu aidera les collaborateurs à surmonter leur appréhension et à adopter plus facilement les nouvelles technologies.

Enfin, l’adoption digitale est cruciale pour une transformation digitale pérenne, car elle affecte directement la productivité des utilisateurs et la performance des équipes. Il ne s’agit pas seulement d’adopter des outils digitaux, mais aussi des processus et la culture qui découlent de la digitalisation des entreprises. L’objectif est de rendre le numérique accessible et facile, en tant qu’outil pour aider les collaborateurs dans leur travail quotidien.

Impliquez vos collaborateurs

L’implication des parties prenantes est citée comme le facteur clé de succès le plus important par 57 % des directions Achats.

Source : « Evolution de la digitalisation de la fonction Achats« , PwC

Les grandes fonctions d’une Plateforme d’adoption digitale

L’adoption digitale repose sur trois piliers fondamentaux : la formation, le support et la communication.

La formation 

La formation est essentielle pour faciliter l’utilisation des outils digitaux. Pour encourager l’adoption digitale, les programmes de formation doivent être adaptés à l’ère digitale, avec des méthodes telles que le microlearning pour des sessions courtes et divertissantes, le Learning by Doing pour un apprentissage pratique, et une formation accessible depuis les outils digitaux pour une meilleure expérience utilisateur.

Les bénéfices de la formation pour l’adoption digitale sont alors multiples :

  • Un onboarding simplifié
  • Une meilleure prise en main des outils 
  • L’uniformisation des processus métiers
  • Une augmentation de l’engagement des utilisateurs

Grâce à la technologie novatrice de K-STUDIO, il est possible d’éditer des exercices pratiques écran par écran comprenant des saisies, des parcours multiples et des utilisations d’applications variées. Cette approche permet à l’apprenant de se familiariser avec un processus métier de manière efficace. De plus, la localisation de contenus de formation multi-langues est grandement simplifiée, offrant des résultats plus rapides qu’avec les outils traditionnels.

Le support

Le support est capital pour l’adoption digitale en entreprise, car il influence directement l’expérience utilisateur des outils digitaux. Il doit être disponible en temps réel, accessible depuis le logiciel utilisé, personnalisé en fonction du profil de l’utilisateur, et facilement mis à jour. Oubliez les demandes d’assistance informatique de niveau 1 et 2, les appels répétitifs ou les questions redondantes. Une assistance de qualité permet de réduire les coûts de support, d’améliorer la satisfaction des utilisateurs sur les outils et de favoriser leur autonomie.

La communication

La communication est également décisive pour stimuler l’engagement des utilisateurs sur les solutions digitales. Pour améliorer la communication, il est important de fournir la bonne information au bon moment lors de l’utilisation du logiciel. Les DAP offrent des fonctionnalités permettant aux entreprises d’interagir en temps réel avec les utilisateurs et de leur adresser des messages métiers ou managériaux en superposition de leurs applications. . La communication efficace offre une meilleure expérience utilisateur, un engagement accru des utilisateurs sur les logiciels et un taux de rétention utilisateur amélioré.

Concrètement, qu’est-ce qu’une DAP ?

Les DAP agissent comme une « surcouche » sur les logiciels et applications existants sans nécessiter de développement spécifique. Les entreprises peuvent les paramétrer pour créer des parcours d’utilisation sur mesure, contextualisés et adaptés aux besoins spécifiques, qu’il s’agisse des besoins de l’entreprise, d’un service, d’une équipe, d’un type de profil particulier ou de partenaires externes. La fonction d’aide du DAP s’intègre au logiciel d’entreprise. soit sous la forme d’une ligne de code insérée dans l’outil, soit en installant une extension au navigateur sur les postes utilisateurs. Les plateformes sont compatibles avec l’ensemble des logiciels accessibles depuis un navigateur Web.

Comment ça fonctionne ?

Des parcours de formation personnalisés sont proposés aux utilisateurs novices d’une application métier, alternant vidéos, visites guidées et prise en main pas à pas. Les avis des utilisateurs sont recueillis lors de la phase d’onboarding et au fil des utilisations pour optimiser les messages et les guidages. L’optimisation régulière des aides facilite les usages et accroît la satisfaction des utilisateurs.

Les différentes fonctionnalités des plateformes d’adoption digitale

Le guidage intelligent

Les guidages peuvent commencer depuis n’importe quel endroit  où se trouve l’utilisateur, comme en cours d’un processus. Ils peuvent également être initiés à partir d’un permalien partagé via un e-mail, un chatbot ou un forum. Le guidage peut prendre des directions différentes en fonction des valeurs saisies ou sélectionnées par l’utilisateur et se poursuivre dans une autre application. En outre, les guidages peuvent être personnalisés en fonction du profil de l’utilisateur.

Les alertes et les suggestions

Les alertes et les suggestions sont des messages poussés à chaque visiteur. Elles sont placées à côté de l’élément à mettre en évidence pour inciter à une action ou une prise de connaissance assez forte. Aucune action n’est nécessaire, elles se présentent automatiquement à l’endroit souhaité. Elles peuvent être également accompagnées d’une illustration pour accentuer le propos.

Accès contextuel à vos médias

Les supports de formation, tels que les consignes, les règles de gestion et les gestes métier, sont disponibles sous forme de PDF ou de vidéos intégrés dans la DAP. Le GPS applicatif ou didacticiel les met en valeur aux endroits les plus pertinents. Un simple permalien ou une recherche contextuelle permet aux utilisateurs d’y accéder facilement au moment opportun, ce qui maximise leur impact.

Multilingues

Les notifications, les messages, les alertes, les stickers et les guidages peuvent être traduits en toutes langues, indépendamment de la langue de l’application. L’utilisateur a la possibilité de choisir la langue d’aide K-NOW qu’il préfère.

Créer du contenu 

Grâce au mode éditeur de K-NOW, il est possible de créer des guidages spécifiques sur des parcours utilisateurs sur l’application de votre choix. De plus, la création de contenus multi-langues est grandement simplifiée, offrant une agilité dans la production et la mise à disposition de contenus dans un contexte international.

L’automatisation

L’automatisation consiste à identifier les processus qui sont complexes ou répétitifs grâce à la fonction d’analyse. Ces processus peuvent être automatisés pour réduire leur temps d’exécution. Par exemple, l’automatisation de la saisie d’un formulaire ou du déclenchement d’une étape en fonction de l’action effectuée par l’utilisateur.

Analyse et statistiques

Les administrateurs de votre DAP ont une autonomie totale pour créer et gérer les contenus d’aides , directement depuis l’application, sur tous les écrans. Les tableaux de bord et les statistiques leur permettent de piloter et de mesurer l’utilisation de la DAP, tels que les liens FAQ les plus consultés, les actualités marquées comme lues, les aides contextuelles et les assistances les plus demandées, les pas-à-pas les plus recherchés. De cette manière, ils peuvent facilement décider quel contenu doit être maintenu ou non, et quel sujet ayant suscité le plus d’interrogations nécessite d’être davantage documenté. . Le suivi de ces KPI, complétés de l’analyse des  scores des exercices évalués depuis votre LMS (Learning Management System), permet de suivre le rythme d’appropriation des apprenants

Les avantages des plateformes d’adoption digitale

La transformation digitale offre de nombreuses solutions pour accélérer l’adoption digitale au sein des organisations, mais toutes ne sont pas adaptées aux enjeux spécifiques. Pour choisir la bonne solution, il est important de se concentrer sur les trois piliers de l’adoption digitale : la formation, le support et la communication. Les plateformes d’adoption digitale sont les solutions les plus adaptées car elles répondent simultanément aux trois piliers et sont compatibles avec toutes les solutions digitales existantes. Les plateformes d’e-learning, quant à elles, sont spécialisées dans la formation à distance et ne couvrent pas nécessairement tous les aspects de l’adoption digitale. Les plateformes d’adoption digitale sont plus larges et s’inscrivent dans un dispositif de conduite du changement plus global dans la durée.

Bon à savoir 

Un contenu de formation créé avec notre logiciel Auteur e-Learning K-STUDIO permet de générer automatiquement : un contenu pédagogique “visite guidée” de ce même processus, le support de formation, la base d’un exercice évalué et d’initialiser un guidage dans K-NOW, notre GPS applicatif. 

Les plateformes d’adoption digitale permettent donc de : 

  • Former efficacement vos collaborateurs à distance tout en favorisant leur autonomie dans l’apprentissage. Ce qui permet notamment de réduire les coûts de formation.
  • Répondre aux interrogations des utilisateurs en temps réel et réduire les coûts de support.
  • Communiquer via les outils digitaux.
  • Améliorer la qualité des données saisies.

Les plateformes d’adoption digitale utiles pour tout le monde ?

Pour les entreprises, l’adoption digitale est devenue une nécessité pour améliorer leurs performances, garantir leur pérennité et favoriser l’innovation. La crise du Covid de 2020 et les changements organisationnels engendrés ont forcé les entreprises à s’adapter et à accélérer ce passage au digital. Si elles souhaitent rester compétitives tout en garantissant le bien-être de leurs collaborateurs, l’accompagnement de la transformation digitale est indispensable. Les plateformes d’adoption digitale ciblent donc ces organisations car elles ont de nombreux enjeux en matière d’adoption des logiciels (productivité des utilisateurs, digitalisation de la formation, uniformisation des processus métiers, réduction des coûts de support, etc). 

Que vous soyez un grand groupe, une ETI, une PME, une association ou une organisation publique, les DAP sont adaptées à vos besoins en matière de transformation digitale.

Les plateformes d’adoption digitale ciblent principalement les décideurs au sein de ces organisations, car ils ont le pouvoir de choisir ou non de mettre en place de nouveaux outils digitaux, ce qui peut avoir un impact sur la performance de leur département. Les Directeurs de la transformation numérique et Consultants en Conduite du Changement, Les Directeur des Ressources Humaines (DRH)  les Directeurs Achats, les Directeurs Métiers, les Responsables Applications, les Directeurs de Systèmes d’information (DSI),, les, ainsi que les Directeurs Marketing Produit ou Formation chez les éditeurs de logiciels sont les principaux acteurs du choix et de la mise en oeuvre des DAP.  En effet Les éditeurs de logiciels se tournent de plus en plus vers leur confrère éditeur de plateformes d’adoption digitale pour nouer des partenariats afin de faciliter la prise en main de leurs outils chez leurs clients .

L’adoption digitale : quel retour sur investissement ?

La plateforme d’adoption digitale présente plusieurs avantages en termes de ROI. Elle permet notamment de réduire de plus de 50% vos coûts de Support ! 

Bon à savoir

Notre solution, K-VALUE, restitue les indicateurs clés en temps réel pour calculer les ROI attendus dans le cadre de changement du management ou d’adoption digitale.

Vous économisez également sur la formation. Plus besoin d’être en présentiel, de prévoir des formateurs et allouer des salles. Les utilisateurs ont tout ce qui leur faut sur la plateforme digitale !

En plus de simplifier la création et la mise à jour de contenus, la DAP améliore l’expérience utilisateur et optimise les processus métiers. La solution Analytics K-VALUE complète le dispositif d’Adoption Digitale, en facilitant l’évaluation des résultats de la conduite du changement du point de vue des utilisateurs. 

Connaître ses utilisateurs permet d’améliorer la pertinence des outils mis en place afin d’optimiser en permanence les processus d’apprentissage. Une analyse permanente du comportement des utilisateurs peut permettre un gain allant jusqu’à 60% de productivité des utilisateurs sur vos outils numériques.

Les plateformes d’adoption digitale sont des outils clés pour les entreprises qui cherchent à intégrer des technologies numériques dans leur activité. Elles permettent aux entreprises de gagner du temps et de l’argent, d’optimiser les performances et d’améliorer l’expérience utilisateur. Le choix d’une plateforme dépend des besoins spécifiques de l’entreprise et de ses objectifs de transformation numérique. Une fois ce choix réalisé, il est important de s’appuyer sur la formation, l’accompagnement et la communication avec les utilisateurs. Il faut garder en tête que l’amélioration de l’adoption est continue, qu’il faut se baser sur les données pour prioriser les axes d’amélioration et prendre en compte les retours des utilisateurs. Il est crucial de rester connecté aux enjeux métier et utilisateurs en adaptant régulièrement l’accompagnement proposé.

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