Qu'est-ce qu'une Digital Workplace et comment le mettre en place ?

Transformation digitale et pandémie de Covid-19 ont profondément modifié le quotidien et l’organisation des entreprises, ces dernières années. En Île-de-France, c’est près de 45% des salariés qui auraient accès au télétravail aujourd’hui. Les collaborateurs de nombreuses organisations ont désormais la possibilité de travailler de manière flexible dans un environnement numérique en complément des environnements physiques traditionnels. La transition vers une véritable digital workplace est devenue incontournable. Mais qu’est-ce que la digital workplace et comment peut-il améliorer l’efficacité et la productivité de votre entreprise ? Découvrez les avantages du travail collaboratif numérique et les meilleures pratiques pour tirer parti de ces technologies.

C’est quoi exactement, une digital workplace ? 

La digital workplace (ou lieu de travail digital) se définit comme une plateforme qui permet de réunir et de partager des informations et des outils entre les différents collaborateurs d’une entreprise, quel que soit leur emplacement. Il comprend des outils et des technologies pour améliorer la communication et la collaboration entre les employés et leurs clients. Il offre également des outils pour améliorer la gestion de documents, l’efficacité et la productivité des employés. 

L’objectif principal du digital workplace est de simplifier et de centraliser l’accès à ces différentes connaissances. Ainsi, elle va au-delà de la simple informatisation des processus, et englobe l’ensemble des technologies utilisées par les collaborateurs.

Teams, côté Microsoft, ou Gmail et la Gsuite, côté Google, sont deux exemples de digital workplaces.

Les enjeux d’une digital workplace au sein de l’entreprise 

La mise en place d’une digital workplace présente de nombreux avantages pour les entreprises. 

Tout d’abord, elle améliore la communication interne en favorisant l’échange d’informations et la collaboration entre les différentes équipes et départements, promettant davantage de souplesse et d’efficacité dans les échanges internes et externes. Les outils de communication, tels que les messageries instantanées et les visioconférences, permettent aux employés de rester connectés et de travailler de manière synchronisée, même à distance. 

Ensuite, la digital workplace structure et rationalise la collaboration entre les équipes en offrant des outils de partage de documents, de gestion de projets et de travail collaboratif. Elle permet de travailler ensemble de manière transparente, de partager des idées et des informations, et de coordonner les actions plus efficacement. 

De plus, la digital workplace améliore la productivité en offrant aux employés un accès rapide et facile aux outils et aux informations nécessaires à leur travail. Une étude publiée par Deloitte en 2020 notait une progression de la productivité de l’ordre de +7% en moyenne. En permettant l’automatisation de certaines tâches et la réduction de certains délais, elle favorise l’efficacité opérationnelle. 

Enfin, la digital workplace contribue à la satisfaction des collaborateurs en leur offrant une expérience de travail moderne et flexible. Les équipes peuvent bénéficier d’une plus grande autonomie, d’une meilleure conciliation entre vie professionnelle et vie personnelle.

Les enjeux d’une digital workplace face aux risques externe 

Pannes informatiques, cyber-attaques, interruption de la chaîne d’approvisionnement, défaillances internes… De nombreuses circonstances peuvent venir perturber les opérations d’une entreprise. Dans ces contextes, la digital workplace joue un rôle crucial pour permettre la continuité des activités de l’entreprise. Son objectif ? Venir fédérer la diversité informationnelle et applicative d’une organisation au sein d’une plateforme de travail commune.

Les services cloud et les outils de collaboration en ligne permettent aux employés de rester connectés et de poursuivre leur travail, même en dehors du bureau. Les données et les applications sont accessibles à distance, ce qui garantit la continuité des opérations, même en cas de perturbations majeures. De plus, la digital workplace offre des mesures de sécurité avancées pour protéger les données sensibles de l’entreprise, en garantissant leur confidentialité et leur intégrité. 

La mise en place d’une digital workplace bien structurée et adaptée aux besoins spécifiques de l’entreprise est donc essentielle pour assurer une continuité d’activité efficace et sécurisée.

Les solutions indispensables à votre digital workplace

Pour optimiser les avantages de la digital workplace, il est crucial de choisir les bons outils et les bonnes solutions. 

Voici quelques-uns des outils indispensables :

  • Les outils de communication en temps réel :  messageries instantanées et visioconférences permettent aux employés de communiquer de manière fluide et favorise la prise de décision rapide.
  • Les plateformes de collaboration : les outils de partage de documents, de gestion de projets et de flux de production facilitent la collaboration en permettant le partage d’informations, la co-édition de documents et la coordination des tâches.
  • Les espaces de stockage cloud offrent un espace sécurisé où les employés peuvent archiver et partager leurs fichiers de manière centralisée et structurée.
  • Les outils de gestion des tâches et des projets offrent une vision globale des projets en cours, et permettent le respect des échéances ainsi que la coordination des actions au sein des équipes.

Quels sont les critères à prendre en compte pour faire le bon choix ? 

Il est essentiel de prendre en compte plusieurs critères lors du choix des outils pour votre digital workplace, tels que leur compatibilité avec les systèmes existants, la sécurité des données, l’évolutivité ou encore la qualité du support client.

Il est recommandé d’impliquer la direction technique mais également les utilisateurs finaux dans le processus de sélection, en tenant compte de leurs besoins et de leurs préférences.

La gestion des données : une question clé

Au-delà de l’élaboration d’une stratégie et de l’implémentation des outils dédiés au digital workplace, les organisations sont confrontées à des défis en termes de gouvernance, de risques et de sécurité. Cela implique des questions essentielles telles que la gestion des données, la définition des rôles et responsabilités des différentes parties impliquées, ainsi que la formation de vos collaborateurs. 

L’un des défis majeurs de la digitalisation du travail concerne les données et leur sécurité. D’après l’étude publiée par le World Economic Forum en 2022, une entreprise sur deux a subi au moins une attaque au cours de l’année. Par ailleurs, il est indispensable de se conformer aux dernières versions des réglementations en cours (RGPD notamment.)

Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre :

  • Mettre en place des politiques claires de gestion des données, en définissant les règles de collecte, de stockage, de partage et de conservation des informations. Une classification appropriée des données facilite leur recherche et leur utilisation ultérieure.
  • La sécurité des données doit être une priorité. Il est recommandé d’appliquer des mesures de sécurité robustes, telles que le chiffrement des données, l’authentification à deux facteurs, les contrôles d’accès et les politiques de confidentialité strictes.
  • Sensibiliser les collaborateurs : Il est important de former les employés aux bonnes pratiques en matière de sécurité des données, de les sensibiliser aux risques potentiels et de les informer sur les mesures de sécurité à respecter.
  • Prévoir des sauvegardes et des plans de reprise après sinistre : mettre en place des politiques de sauvegarde régulières des données est crucial, tout comme la mise en place de procédures de reprise après sinistre pour garantir la disponibilité des informations en cas d’incident majeur. Sur ce point, les entreprises ne disposant pas des ressources en interne doivent impérativement se faire accompagner par des experts.

Les étapes pour un déploiement réussi

Le déploiement d’une digital workplace est un projet complexe qui nécessite une planification et une gestion minutieuses. Il implique plusieurs étapes essentielles : 

  • L’évaluation des besoins ;
  • La sélection des outils appropriés ;
  • La formation des utilisateurs ;
  • La gestion de la sécurité des données.  

A chaque étape du processus, la communication est clé : elle permet d’expliquer les changements, de gérer les attentes et de recueillir les retours d’information. Par ailleurs, une bonne communication aide à maintenir la continuité des opérations pendant le processus de déploiement et assure une transition en douceur vers le nouvel environnement de travail numérique.

Communiquer pour gagner en agilité et en transparence 

Une communication interne efficace est le pivot de toute digital workplace. Elle permet de partager les informations, de faciliter la collaboration, de motiver les équipes et de renforcer la culture d’entreprise. En adoptant des outils de communication numériques, vous pouvez rendre la communication plus agile et transparente, en éliminant les barrières géographiques et temporelles. Une bonne communication interne renforce également le sentiment d’appartenance et favorise l’engagement des employés, des aspects clés pour la réussite de toute transformation numérique.

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