Optimiertes SaaS-Onboarding durch eine Plattform für digitale Akzeptanz

Wussten Sie, dass 80 % der User eine SaaS-Anwendung vernachlässigen, wenn Sie am Anfang keine richtige Einführung erhalten? (Quelle: TechCrunch)

Dieser hohe Wert ist besorgniserregend, resultiert aber nicht aus einem mangelnden Interesse der Anwender, sondern spiegelt vielmehr die Schwierigkeit wider, sich im neuen Tool ohne passende Anleitung zurechtzufinden.

Egal, ob CRM, ERP, HRIS oder Digital Workplace: Effizientes Onboarding ist ausschlaggebend dafür, dass User die Software akzeptieren und einsetzen. Und dies lässt sich relativ einfach erreichen: mit einer digitalen Adoptionsplattform (DAP), die in SaaS-Anwendungen integriert wird und den Umgang mit ihnen erleichtert. In diesem Artikel erfahren Sie mehr darüber, wie Sie mit einer DAP die Einstiegshürde in SaaS-Tools überwinden.

Was ist SaaS-Onboarding?

SaaS-Onboarding bezeichnet den Prozess, der Usern den Einstieg in eine neue SaaS-Software erleichtert. Der Anwender soll möglichst schnell die Funktionsweise des Tools verstehen und es effizient nutzen können.

SaaS-Onboarding kommt in verschiedenen Situationen zum Einsatz:

• bei der Einstellung eines neuen Mitarbeiters;
• bei der Einführung eines neuen digitalen Tools;
• bei der Integration neuer Features.

Dabei verfolgt SaaS-Onboarding mehrere Ziele:

• den Usern ein schnelleres Verständnis für die Software vermitteln;
• Nutzerbindung und Autonomie verbessern;
• von Anfang an eine maximale Wertschöpfung der SaaS-Lösung erreichen.

Verläuft das Onboarding nicht optimal, kann das hingegen zu einer schlechten Akzeptanz des Tools führen. Die Folge: eine unzureichende Produktivität und Widerstand gegen die Veränderung.

Warum ist SaaS-Onboarding entscheidend?

Schlechtes Onboarding ist eine der verbreitetsten Ursachen dafür, dass eine SaaS-Software vernachlässigt wird. Wenn der User ein neues Tool nicht sofort als Hilfsmittel erkennt, wird er es wahrscheinlich nicht lange nutzen. Das wirkt sich direkt auf die Rendite der eingeführten SaaS-Lösung aus.

Verzichtet man auf die Investition in ein sinnvolles Onboarding, hat das mehrere Folgen:

• Die Mitarbeiter akzeptieren das digitale Tool nicht.
• Die Software führt nicht zur erwarteten Prozessoptimierung.
• Die erhofften Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen stellen sich nicht ein.

Doch das alles ist keine Fatalität, denn es gibt moderne und dynamische Lösungen wie digitale Adoptionsplattformen, mit denen sich das ändern lässt.

Wie unterstützt eine digitale Adoptionsplattform das SaaS-Onboarding?

Digital Adoption Platforms (DAP) sind Tools, die die User durch interaktive Anleitungen und integrierte Tutorials direkt in einer SaaS-Software begleiten. Sie bieten fünf wesentliche Vorteile:

1. Onboarding für alle SaaS-Tools

Ob ein Unternehmen ein ERP-System, eine CRM-Software, ein HRIS-Tool, einen Digital Workplace oder ein anderes SaaS-Tool nutzt, eine DAP lässt sich immer transparent in die digitale Umgebung integrieren. Eine einzige Plattform reicht aus, um alle User zu begleiten, egal, mit welchem webbasierten Tool sie arbeiten.

2. Schnelle und einfache Einführung

Im Gegensatz zu klassischen Schulungen ist eine digitale Adoptionsplattform einfach zu integrieren:

• Reibungslose Integration über eine Browsererweiterung oder das Einfügen einer Codezeile.
• Optimale UX durch eine intuitive Benutzeroberfläche, die das Lernen erleichtert.
• Schnelle Erstellung von Inhalten wie interaktive Tutorials und Anleitungen mit nur wenigen Klicks.

3. Das Onboarding wird direkt in die Anwendungen integriert

Mit einer DAP ist es nicht notwendig, die Software zu verlassen, um sich zu schulen oder Informationen zu erhalten. Sie wird als Overlay über die Software gelegt, sodass die Nutzer jederzeit auf hilfreiche Lerninhalte zugreifen können, ohne ihren Workflow unterbrechen zu müssen.

4. Sofortige Unterstützung

Der User wird ab der ersten Anwendung in Echtzeit angeleitet. Ergebnis:

• SaaS-Tools werden schneller akzeptiert.
• Der Zugriff auf die Lerninhalte ist permanent möglich.
• Die Schulung erfolgt laufend, nicht nur während des Onboardings.

5. Personalisiertes Onboarding je nach Nutzerprofil

User haben unterschiedliche Vorkenntnisse und Anforderungen, dementsprechend unterscheidet sich auch ihr Schulungsbedarf. Mit einer DAP lässt sich das Onboarding anpassen.

• CRM: spezifische Anleitung für Vertriebs- und Marketingmitarbeiter.
• ERP: verschiedene Anleitungen für Buchhalter, Produktionsmitarbeiter oder Führungskräfte.
• HRIS: unterschiedliche Module für HR-Abteilung und Mitarbeiter.

Fazit

Auf SaaS-Onboarding sollte man keinesfalls verzichten. Werden User beim Einstieg in eine Software nicht begleitet, besteht die Gefahr, dass sie das neue Tool vernachlässigen. Das Ergebnis: fehlende Effizienz und Rentabilität. Digitale Adoptionsplattformen sind heute die ideale Lösung für effizientes und bedarfsgerechtes Onboarding in Echtzeit.Möchten Sie mehr darüber erfahren? Entdecken Sie, wie der Spezialist für digitale Akzeptanz, Knowmore, Ihnen dabei helfen kann, die User Experience zu verbessern und die Akzeptanz ihrer SaaS-Tools zu steigern!